Zmiana stanu zatrudnienia w trakcie roku kalendarzowego a druga rata odpisu na ZFŚS

ODPOWIEDŹ: We wrześniu można dokonać przeliczenia planowanego średniorocznego stanu zatrudnienia i odpisu na ZFŚS oraz zwiększyć kwotę jego drugiej raty. Jednak naliczenie wyższego odpisu oraz przekazanie go na rachunek bankowy ZFŚS nie zwalnia pracodawcy z obowiązku grudniowej weryfikacji i dokonania ewentualnej korekty obliczenia liczby zatrudnionych osób w 2019 r.

UZASADNIENIE: Podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

Ustawodawca nie zakazał korygowania odpisu w ciągu roku, przy czym ostateczna wysokość odpisu i tak będzie wynikać z przeciętnej liczby osób zatrudnionych w dniu 31 grudnia danego roku.

PRZYKŁAD

Zakład budżetowy dokonuje odpisów na ZFŚS w standardowej wysokości. Przeciętna planowana w 2019 r. liczba osób zatrudnionych wyniosła 67 pracowników. Odpis podstawowy ustalony na 2019 r. wyniósł więc:

• 67 pracowników × 1229,30 zł (kwota odpisu podstawowego obowiązującego w 2019 r.)* = 82 363,10 zł.

Z końcem maja zakład pracy przekazał więc na rachunek ZFŚS kwotę 61 772,33 zł (82 363,10 zł × 75%).

Przyjęcie do pracy od września 2019 r. dodatkowych osób spowodowało, że stan zatrudnienia zwiększył się do 75 osób. Pracodawca obliczył, że średnioroczny stan zatrudnienia w 2019 r. powinien wynieść:

• (67 pracowników × 8 miesięcy) + (75 pracowników × 4 miesiące) ÷ 12 miesięcy = 69,67 osób.

Nie ma obowiązku, aby drugą ratę odpisu odprowadzać w wysokości ustalonej od planowanego stanu zatrudnienia z początku roku (67 osób) i można dokonać ponownego obliczenia odpisu. Przy przewidywanej we wrześniu liczbie zatrudnionych osób odpis na ZFŚS w 2019 r. powinien wynieść 85 645,33 zł (69,67 × 1229,30 zł). Różnica między przekazaną w maju pierwszą ratą odpisu a kwotą obliczoną we wrześniu wynosi:

• 85 645,33 zł - 61 772,33 zł = 23 873 zł.

Należy jednak zwrócić uwagę, że wrześniowe przeliczenie planowanej przeciętnej liczby osób zatrudnionych i naliczenie wyższego odpisu wraz z obliczeniem różnicy w stosunku do raty majowej oraz przekazanie jej na rachunek bankowy ZFŚS nie zwalnia pracodawcy z obowiązku grudniowej weryfikacji przeciętnej liczny zatrudnionych pracowników i dokonania ewentualnej korekty liczby zatrudnionych osób i w konsekwencji odpisu na ZFŚS.

Polecamy: INFORLEX Administracja

Aktualnie trwają prace legislacyjne nad zmianą kwoty odpisu. W dniu 30 sierpnia 2019 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019 oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przedłożony przez Ministra Finansów. Projekt zakłada, że od 1 sierpnia 2019 r. podstawa naliczania ZFŚS zwiększy się o 3,4%. W rezultacie przewiduje się, że do 31 lipca obowiązywałaby ustalona w ustawie budżetowej na rok 2019 r. kwota odpisu w wysokości 1229,30 zł, zaś od 1 sierpnia - 1271,20 zł. Nowe rozwiązania mają obowiązywać po 14 dniach od daty ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. W związku z przewidywanymi zmianami redakcja "Rachunkowości Budżetowej" wystąpiła do Ministerstwa Finansów z zapytaniem o sposób obliczenia ostatecznej kwoty odpisu na ZFŚS w 2019 r. Odpowiedź resortu zostanie opublikowana na łamach e-wydania "Rachunkowości Budżetowej".

PODSTAWY PRAWNE

• art. 6 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1352)

• § 1, § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2009 r. Nr 43, poz. 349)

©℗

ANNA KOPYŚĆ

ekspert prawa pracy i wynagrodzeń, szkoleniowiec, autor licznych opracowań i publikacji z dziedziny kadrowo­płacowej, redaktor merytoryczny dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa"