Rozliczenie krajowych podróży służbowych w 2015 roku

• Czym jest podróż służbowa?
• Dieta w czasie podróży krajowej
• Zwrot kosztów noclegu

Pracodawca wysyłając pracownika w podróż służbową ma obowiązek pokryć z tego tytułu m.in. diety oraz koszty podróży, noclegu i innych wydatków.

Czym jest podróż służbowa?

 Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
• na polecenie pracodawcy,
• w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Najbardziej aktualna na rynku książka dotycząca klasyfikacji budżetowej

Wszystkie te cechy muszą zostać spełnione łącznie. Nie ulega wątpliwości, że obowiązek odbycia podróży służbowej wynika z polecenia pracodawcy i nie jest on uzależniony od zgody pracownika. Pracownik na podstawie art. 100 kodeksu pracy jest zobowiązany przyporządkować się temu poleceniu oraz innym poleceniom, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Ponadto pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej oraz jego rodzaj i klasę. Pracownikowi, który w czasie delegacji krajowej poniósł koszty podróży, a także inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą np. opłaty za bagaż, przejazd autostradą, miejsca parkingowe zwraca się w udokumentowanej wysokości. Jeżeli nie jest możliwe przedstawienie dokumentów np. rachunków, faktur, biletów pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i przyczynach jego udokumentowania.

Wysokość oraz warunki zwrotu kosztów delegacji krajowej pracownika państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju np. poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umów o pracę, jednakże nie mogą być one ustalone w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej dla pracowników sfery budżetowej.

Zobacz również: Zarządzenie w sprawie krajowych podróży służbowych

Dieta w czasie podróży krajowej

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej do powrotu po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Podkreślić należy, że dieta nie przysługuje pracownikowi : za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie, przebywa w podróży służbowej co najmniej 10 dni i w dniu wolnym od pracy wraca do swojego stałego lub czasowego miejsca pobytu.

Zobacz wideoszkolenie: Rozliczanie świadczeń pozapłacowych

Zwrot kosztów noclegu

Podróż służbowa często może trwać dłużej niż jeden dzień. Wówczas jeżeli pracownik nie ma zapewnionych bezpłatnych noclegów, ma prawo do zwrotu kosztów za hotel lub nocleg w innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie. Aby zwrot mógł nastąpić, niezbędne jest jego udokumentowanie, a więc okazanie rachunków, faktur. W sytuacji, gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu lub gdy nie przedstawił rachunku, wówczas przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % diety, z wyjątkiem jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Ważne jest aby pracownik dokonał rozliczenia kosztów podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia delegacji.

Warto podkreślić, że niewypłacenie należności przysługujących pracownikowi z tytułu po­dróży służbowej może - stosownie do okoliczności - uzasadniać rozwiązanie przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 11 k.p. Potwierdził to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 lipca 2009 r., sygn. I BP 5/09.

Podstawa prawna:

Kodeks pracy – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.;
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Polecamy serwis: Kadry i płace