Urlop doktorancki - zasady, porozumienie

Urlop dla doktoranta: komu i kiedy?

O tym, że dobrze wykształcony pracownik jest skarbem dla każdej organizacji napisano już wiele pozycji oraz powiedziano już właściwie wszystko. Pracodawca, którego pracownik informuje o rozpoczęciu studiów doktoranckich powinien zdawać sobie jednak sprawę z tego, iż w pewnym momencie zmuszony będzie radzić sobie bez niego.

Podstawą do rozstrzygnięcia ww. problemu są przepisy ustawy z dnia 14 marca 2003 r. ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki. Zgodnie z treścią art. 23 ww. ustawy pracownikowi niebędącemu nauczycielem akademickim lub pracownikiem naukowym, przygotowującemu rozprawę doktorską, przysługuje, na jego wniosek, w uzgodnionym z pracodawcą terminie, urlop w wymiarze dwudziestu ośmiu dni, które w rozumieniu odrębnych przepisów są dla tego pracownika dniami pracy, na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej oraz zwolnienie od pracy na przeprowadzenie obrony rozprawy doktorskiej.

O ile zatem udzielenie  odpowiedzi na pytanie komu oraz w jakim wymiarze należy udzielić urlopu na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej nie powinno być zadaniem trudnym, o tyle ustalenie co należy rozumieć przez porozumienie z pracodawcą, kiedy ma dojść do tego porozumienia i kiedy wreszcie można wykorzystać taki urlop jest już zadaniem trudniejszym, szczególnie jeśli pod uwagę weźmiemy niejednokrotnie rozbieżne interesy pracodawcy i pracownika.

Zobacz również: Urlopy dla rodziców - zmiany w 2016 r.

Analiza postanowień ustawy, w tym w szczególności jej art. 23, wskazuje dosyć jednoznacznie, iż urlop ma zostać przeznaczony na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej, a co za tym idzie można bronić tezy, iż urlop taki może zostać wykorzystany dopiero, gdy obrona pracy doktorskiej jest już pewna.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia  Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie szczegółowego trybu i warunków przeprowadzania czynności w przewodzie doktorskim, w postępowaniu habilitacyjnym oraz w postępowaniu o nadanie tytułu profesora z dnia 3 października 2014 r. (Dz.U. z 2014 r. poz. 1383) i jego paragrafem 7 ust. 1 Rada jednostki organizacyjnej po zapoznaniu się z rozprawą doktorską, opinią promotora, o którym mowa w § 2 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 2, oraz recenzjami podejmuje uchwałę w sprawie przyjęcia rozprawy doktorskiej i dopuszczenia jej do publicznej obrony, zwanej dalej „obroną”. Powyższe wskazuje zatem, iż o obronie rozprawy doktorskiej i jej przygotowywaniu mowa jest dopiero do złożeniu rozprawy doktorskiej przez studenta promotorowi i co więcej po podjęciu radę jednostki stosownej uchwały. Skoro tak, to przygotowanie jej obrony co do zasady może odbywać się dopiero, gdy wiadomo że obrona taka będzie miała miejsce, tj. po spełnieniu obu ww. warunków.

Z drugiej jednak strony zauważyć należy, iż literalna wykładnia przepisu art. 23 ustawy wskazuje, iż urlop przysługuje pracownikowi niebędącemu nauczycielem akademickim lub pracownikiem naukowym, przygotowującemu rozprawę doktorską, na jego wniosek, w uzgodnionym z pracodawcą terminie na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej. Redakcja powyższego przepisu nie wyklucza jak się wydaje sytuacji, w której pracownik prosi o udzielenie mu urlopu jeszcze w okresie przygotowywania rozprawy doktorskiej (urlop przysługuje pracownikowi przygotowującemu rozprawę doktorską), niemniej jednak wyraźnie wskazuje na cel jego przeznaczenia (czego możliwości kontroli są dla pracodawcy iluzoryczne).

Polecamy serwis: Urlopy

Dyskusja w przedstawionym powyżej zakresie wbrew pozorom nie charakteru czysto akademickiego, a sprawdza się często do konieczności podjęcia przez pracodawcę decyzji czy udzielić urlopu w newralgicznym dla pracodawcy okresie, pracownikowi, który akurat w tym czasie postanowił zakończyć okupione nakładem wielu sił studia doktoranckie.

O istnieniu problemu świadczy fakt, iż podobne dylematy podnoszone są w opinii w przedmiocie urlopu doktoranta z dnia 13 kwietnia 2014 r. zamieszczonej na stronie Krajowej Reprezentacji Doktorantów (http://www.krd.ogi.com.pl/). Zgodnie z jej treścią:

„Ustawodawca, w u.s.n.t.n. wyraźnie zaznacza, iż urlop w wymiarze dwudziestu ośmiu dni na rzecz pracownika niebędącego nauczycielem akademickim lub pracownikiem naukowym ma swoje konkretne przeznaczenie, którym jest przygotowanie obrony pracy doktorskiej. Jednakże, zgodnie z brzmieniem ustawy, urlop przysługuje pracownikom, którzy „przygotowują rozprawę doktorską”, co może sugerować, że chodzi o osoby, które jeszcze nie ukończyły przygotowywania rozprawy doktorskiej. Obrona rozprawy doktorskiej jest jednym z ostatnich etapów przewodu doktorskiego i odbywa się w chwili, w której rozprawa jest już gotowa, a ponadto została poddana uprzednio ocenie osób wyznaczonych jako recenzenci.

Skoro celem udzielenia urlopu na być przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej, wydaje się, że chodzi tu właśnie o poczynienie przygotowań do tego konkretnego, końcowego etapu przewodu doktorskiego. Można więc przyjąć, iż urlop nie może być przeznaczany na przygotowanie się do otwarcia przewodu doktorskiego, lecz stricte na przygotowanie samej już rozprawy doktorskiej, co następuje w toku przewodu. Tym bardziej, urlop nie może być przeznaczony na cele wypoczynkowe, przygotowanie do egzaminów czy inne jeszcze cele nie wskazane w ustawie. Ustawa nie nakłada obowiązku, aby wskazane w niej 28 dni (robocze) urlopu były okresem bezpośrednio poprzedzającym cym dzień obrony rozprawy doktorskiej.

Wydaje się jednak, że skoro celem urlopu jest przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej, to urlop winien zostać wykorzystany nie wcześniej, aniżeli od dnia, w którym rozprawa została dopuszczona do publicznej obrony, wtedy bowiem możliwe jest dopiero wykazanie, że urlop ma na celu właśnie przygotowanie do obrony rozprawy doktorskiej. Ustawa nie zawiera również obowiązku wykorzystania całego urlopu jednorazowo, choć wydaje się, że ciągłość urlopu byłaby tu wskazana. Należy jeszcze zwrócić uwagę na fakt, iż u.s.n.t.n. wskazuje na cel udzielenia urlopu, jednakże w praktyce możliwość kontroli przez pracodawcę realizacji tego celu wydaje się iluzoryczna, tym bardziej, że celem jest przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej, które samo w sobie jest pojęciem niejednoznacznym i może następować na szereg rozmaitych sposobów”.

Zauważyć należy, iż zupełnie inaczej wygląda praktyka w przypadku nauczycieli akademickich. Dostępne na stronach poszczególnych uczelni wnioski o udzielenie płatnego urlopu naukowego związanego z przygotowywaniem rozprawy doktorskiej wyraźnie wskazują, iż urlop ten może zostać udzielony także w okresie gdy praca nie została jeszcze ukończona (wnioski te wyraźnie wskazują, iż dziekan udziela urlopu na przygotowanie rozprawy doktorskiej, nie zaś jak sugerują tytułu wniosków na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej). Podkreślić jednak należy, iż ustawa stanowiąca w tym przypadku podstawę udzielenia urlopu, tj. art. 134 ust. 3 ustawy o szkolnictwie wyższym, w przeciwieństwie do art. 23 ustawy o stopniach naukowych, wyraźnie wskazuje, iż: „Nauczyciel akademicki przygotowujący rozprawę doktorską może otrzymać płatny urlop naukowy w wymiarze nieprzekraczającym trzech miesięcy.”. W tym przypadku zatem urlop wyraźnie przyznawany jest na przygotowanie rozprawy doktorskiej, nie zaś na przygotowanie obrony rozprawy doktorskiej.

Mając na uwadze powyższe, w świetle przedstawionych przepisów, w tym w świetle wyraźnych różnic w regulacjach dotyczących nauczycieli akademickich oraz osób nie będących nimi, w naszej ocenie można bronić tezy, zgodnie z którą urlop, o którym mowa w art. 23 ustawy o stopniach naukowych, może być przyznany wyłącznie na etapie, na którym praca doktorska jest już przyjęta, a zatem można rozpocząć przygotowania do jej obrony.

Oczywiście, jak z każdą inną normą prawa pracy, tak i w tym przypadku przepisy powszechnie obowiązujące mogą zostać zastąpione normą korzystniejszą dla pracownika. Możemy zatem udzielić pracownikowi urlopu z pełną świadomością, iż wykorzysta on go wyłącznie na czas przygotowanie rozprawy, jednocześnie możemy wprowadzić postanowienie wskazujące, iż wyczerpuje to uprawnienia pracownika wynikające z art. 23 ustawy o stopniach naukowych. Można wówczas wyraźnie podkreślić, iż jest to ustępstwo pracodawcy w jego stronę, do którego nie jest on zobligowany. Należy się jednak liczyć w tym przypadku z ryzykiem wystąpienia przez pracownika z roszczeniem o udzielenie dodatkowego urlopu także na sam okres przygotowania obrony rozprawy doktorskiej, które odpierać należy jednoznacznym twierdzeniem, iż pracownik wykorzystał już przysługujące mu uprawnienia.

Pamiętać również by konsensus pracodawcy z pracownikiem dotyczący okresu wykorzystania powinien znaleźć odzwierciedlenie w niebudzącej wątpliwości interpretacyjnych korespondencji e-mail lub w pisemnym porozumieniu zawartym między stronami.

Polecamy serwis: Kadry i płace