REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego

Subskrybuj nas na Youtube
Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego./ Fot. Fotolia
Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego./ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Czy zaświadczenie o niekaralności można przechowywać w aktach osobowych pracownika samorządowego?

ODPOWIEDŹ: Tak. Poświadczona kopia (odpis) zaświadczenia o niekaralności lub jego odwzorowanie cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną) mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika samorządowego.

REKLAMA

REKLAMA

UZASADNIENIE: Jednym z warunków zatrudnienia pracownika samorządowego na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym) jest brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Tak stanowi art. 6 ust. 3 pkt 2 i ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Jednocześnie przepisy tego aktu prawnego nie określają formy, w jakiej kandydat na takie stanowisko powinien udokumentować spełnienie tego wymogu. Nie dają również pracodawcy prawa, aby domagać się przedłożenia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, który dysponuje danymi o osobach prawomocnie skazanych za przestępstwa i przestępstwa skarbowe (art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym; dalej: ustawa o KRK). Za takim żądaniem musi stać konkretny przepis prawa lub interes osoby wnioskującej o wydanie zaświadczenia (art. 217 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej: k.p.a.). Skoro jest ich brak w regulacjach o pracownikach samorządowych, do udokumentowania niekaralności wystarczy, aby kandydat przedłożył oświadczenie.

Czytelnik pyta o zaświadczenie o niekaralności, z czego można wnosić, że albo pracownik z własnej inicjatywy je przedłożył, albo pracodawca sam o nie wystąpił. Podstawą wystąpienia pracodawcy jest art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o KRK. Przepis ten pozwala uzyskać informacje o figurujących w rejestrze osobach w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Polecamy: INFORLEX Administracja

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Pracodawca może zwrócić się do KRK w sprawie potwierdzenia niekaralności także zatrudnionego pracownika, który będzie przechodził na stanowisko urzędnicze lub kierownicze. Nie musi natomiast pytać KRK o niekaralność już zatrudnionego pracownika, jeśli wcześniej potwierdził brak skazujących wyroków na jego koncie.

Zaświadczenie w części B

Bez względu na tryb pozyskania zaświadczenia o niekaralności, jego odpis lub kopia poświadczona przez pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną powinny być przechowywane w części B prowadzonych w formie papierowej akt osobowych pracownika samorządowego (jeśli już jest zatrudniony i przechodzi na stanowisko urzędnicze lub kierownicze), gdzie gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Wynika to z § 3 pkt 2 w zw. z § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie). Gdy pracodawca będzie chciał dołączyć ten dokument do akt osobowych prowadzonych w postaci elektronicznej, musi przygotować jego odwzorowanie cyfrowe (np. skan) i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 11 ust. 1 rozporządzenia). Oryginał zaświadczenia w postaci papierowej oddaje pracownikowi, a jeśli ten go nie odbierze - niszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Jeśli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, sporządza odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia o niekaralności, opatruje cyfrowym podpisem i umieszcza je w części B e-akt osobowych.

Zaświadczenie w części A

W części A akt osobowych powinny być umieszczone kopia (odpis) albo odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia o niekaralności kandydata do pracy na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym), jeśli pracodawca uzyskał je na etapie rekrutacji zewnętrznej (wśród osób niezatrudnionych u niego). Tu bowiem mają być archiwizowane oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (§ 3 pkt 1 rozporządzenia). Powstaje jednak wątpliwość, czy do części A ma także trafić kopia (odpis) albo odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia, jeśli wybranym do pracy kandydatem jest osoba, z którą wcześniej łączył pracodawcę stosunek pracy. Według bowiem art. 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, gdy dochodzi do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się poprzednie zatrudnienie, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Przepis ten obowiązuje od 1 stycznia 2019 r., co oznacza, że na pewno obejmuje stosunki pracy nawiązane i zakończone po tej dacie, czyli zaświadczenie powinno jednak zostać "wpięte" do części B akt osobowych, zgodnie z § 4 rozporządzenia (konieczność zachowania chronologii dokumentów).

Jeśli do ustania zatrudnienia doszło do 31 grudnia 2018 r., a nawiązanie nowego stosunku pracy nastąpi po tym dniu, wówczas powstaje konieczność utworzenia nowej teczki osobowej i umieszczenia zaświadczenia o niekaralności w jej części A (por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 czerwca 2019 r. "Rachunkowość Budżetowa" 15-16 z 5 sierpnia 2019 r.).

PODSTAWY PRAWNE

  • art. 217 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1133)

  • art. 21 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1987; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1255)

  • art. 94 pkt 9b, art. 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)

  • art. 6 ust. 3 pkt 2 i ust. 4, art. 43 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)

  • art. 1 ust. 2 pkt 1, art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1158)

  • § 3 pkt 1-2, § 4, § 5, § 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369)

©℗

Jadwiga Sztabińska

prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku archiwizacji zgłoszeń do ubezpieczeń [Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy]

15 lipca 2025 roku, Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, znany jako UDER42. Nowe przepisy znoszą obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS, co ma odciążyć ponad 2,3 mln płatników składek.

IOD w wykazie stanowisk urzędniczych służby cywilnej?

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych po raz kolejny zaapelował o wyodrębnienie stanowiska Inspektora Ochrony Danych w wykazie stanowisk urzędniczych w służbie cywilnej. PUODO podkreśla, iż jest to kluczowe dla należytego wykonywania tej funkcji.

Ważne terminy w sprawozdawczości JST [III kwartał 2025]

Już w lipcu jednostki samorządowe czeka sporo obowiązków. Jakie sprawozdania trzeba złożyć? Jakie są najważniejsze terminy? Oto wykaz!

Czy zmiana normy dobowej pracownika wpływa na wymiar urlopu? [Przykład]

W trakcie roku kalendarzowego może zmienić się dobowa norma czasu pracy. Często dotyczy to pracowników, przedkładających orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.

REKLAMA

Kto w 2025 r. ma prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego? [LISTA]

Standardowo pracownicy mogą skorzystać z puli 20 albo 26 dni urlopu w ciągu roku. Niektórym przysługuje urlop w dłuższym wymiarze. Co to za grupy? Na jakich zasadach przysługuje dodatkowy urlop w 2025 r.? Czy będą kolejne przywileje?

Klasyfikacja budżetowa. Sporo zmian w 2025 i 2026 r. [PROJEKT]

Do uzgodnień i opiniowania został przekazany projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Nowe przepisy mają na celu dostosowanie istniejących podziałek do ostatnich zmian prawnych.

Czy świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom administracji i obsługi szkoły?

Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom zatrudnionym w szkole jako nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni zatrudnieni w szkole publicznej. Co z pracownikami, niebędącymi pracownikami szkoły?

Nowe limity temperatur w pracy od 2027 roku. Co zmieni projekt rozporządzenia MRPiPS?

Od 1 stycznia 2027 r. pracodawców czekają nowe obowiązki w związku z temperaturą w miejscu pracy. Projekt rozporządzenia MRPiPS przewiduje wprowadzenie maksymalnych limitów temperatur zarówno w pomieszczeniach, jak i przy pracach na otwartej przestrzeni.

REKLAMA

Likwidacja szkół a prawo nauczycieli do odprawy

Nadchodzi niż demograficzny, a wraz z nim problemy w systemie edukacji. Wiele placówek nie będzie mogło w przyszłym roku szkolnym kontynuować działalności, a inne będą musiały ograniczyć jej rozmiary. To oczywiście bezpośrednio wpłynie na sytuację nauczycieli.

Pilotaż skróconego czasu pracy 2025. Można uzyskać do 1 mln zł wsparcia na wdrożenie w organizacji [Nabór wniosków od 14 sierpnia 2025]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło zasady udziału w pilotażu skróconego czasu pracy. Nabór wniosków rozpocznie się 14 sierpnia 2025 roku. Pracodawcy mogą uzyskać do 1 mln zł wsparcia.

REKLAMA