Monitoring w miejscu pracy - ochrona danych osobowych

Monitoring w miejscu pracy – na jakich zasadach?

Tak popularny wśród pracodawców monitoring nie doczekał się jeszcze szczegółowej regulacji w polskich przepisach. Nie ma jednak wątpliwości, że uwieczniony na nagraniu wizerunek osoby objętej monitoringiem należy do kategorii danych osobowych. W końcu o to w całej tej zabawie chodzi – monitorowane osoby mają być na nagraniu rozpoznawalne! Za tym idą jednak pewne konsekwencje…

Monitoring – czy legalny?

Skoro monitoring wiąże się z przetwarzaniem danych, powstaje pytanie, czy tego rodzaju przetwarzanie jest legalne, a jeżeli tak – to w jakich warunkach.

Chcąc stosować monitoring, pracodawca musi więc w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie, która z przesłanek przetwarzania danych, o których mowa w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych znajdzie zastosowanie w konkretnym przypadku. Istotne w tym kontekście staje się, że zgodnie z utrwalonym stanowiskiem zarówno GIODO, jak i sądów administracyjnych, pracodawca nie może posłużyć się zgodą pracownika jako podstawą przetwarzania jego danych osobowych! Cóż w tej sytuacji począć?

Zobacz również: Monitoring w miejscu pracy - legalność i zastosowanie

Art. 23. 1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:

5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Odpowiedzią jest tzw. przesłanka usprawiedliwionego celu administratora. Cel ten, czy będzie to zabezpieczenie mienia przedsiębiorstwa, czy kontrola jakości pracy, musi być z góry określony. Będzie on bowiem determinował granice dopuszczalnego przez prawo wykorzystania monitoringu.

Zobacz wideoszkolenie: Zmiany w zasiłkach i e-zwolnienia

To konieczne!

Właśnie… Mając określony cel przetwarzania, należy zastanowić się, czy jego osiągnięcie, bezwzględnie wymaga zastosowania monitoringu. Jeżeli bowiem możliwe jest zastosowanie dla osiągnięcia celu innych środków technicznych, mniej ingerujących w prywatność osób nagrywanych, montaż monitoringu może stanowić naruszenie zasady adekwatności przetwarzania danych osobowych.

Pojęcie adekwatności, niestety nieostre i trudne do zdefiniowania, było jednak analizowane przez judykaturę. I tak, próbę jego wyjaśnienia podjął Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 12 maja 2005 r., sygn akt II SA/Wa 2499/05 uznał, że:

,,Adekwatność powinna być rozumiana jako równowaga między prawem osoby do dysponowania jej danymi, a interesem administratora danych, który może żądać danych tylko w zakresie niezbędnym do wypełnienia celu, w jakim są one przetwarzane.”

Monitoring tak, ale czy wszędzie?

Zasada adekwatności dotyczy nie tylko kwestii samego stosowania monitoringu, ale też sposobu jego wykorzystywania.

Objęcie okiem kamery wejścia do budynku czy też hali produkcyjnej nie budzi większych kontrowersji. Co jednak z monitorowaniem zaplecza socjalnego, w tym wspólnej kuchni, w której pracownicy spędzają przerwy, a więc czas wolny od pracy? Jeszcze trudniej uzasadnić będzie monitorowanie szatni – tutaj bowiem prawo pracownika do prywatności w większości przypadków zdecydowanie przeważać będzie nad interesem pracodawcy.

To nie jedyne spotykane, choć budzące wątpliwości sposoby wykorzystywania monitoringu. Kolejne wątpliwości budzi możliwość stosowania monitoringu rozszerzonego o rejestrację dźwięku, a także takie ustawienie kamery, by śledziła ona każdy, nawet najmniejszy ruch pracownika (np. monitorowanie stanowiska biurowego poprzez zamontowanie kamery bezpośrednio nad biurkiem osoby monitorowanej).

Trudno tutaj zakreślić wyraźną granicę legalności monitoringu. Każdy przypadek jego stosowania będzie bowiem wymagał odpowiedniej analizy i oceny pod tym właśnie względem.

Zgoda? Niekoniecznie! 

Stara prawna maksyma mówi, że zawsze należy wysłuchać także drugiej strony. Do rozważenia pozostaje zatem jeszcze kwestia pracowników i ich uprawnień związanych z monitoringiem. Czy mają coś do powiedzenia w tej sprawie? Czy w ogóle muszą wiedzieć o monitoringu?

Jak wspomniano wyżej, podstawą przetwarzania danych osobowych, do którego dochodzi w przypadku stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, nie może być zgoda pracownika! Niezależnie od kwestii dopuszczalności uzyskania od pracownika zgody na przetwarzanie danych osobowych i skuteczności takiego oświadczenia, trudno byłoby wyobrazić sobie uzależnienie stosowania kamer przemysłowych od uzyskania zgody od każdej z osób, które potencjalnie mogą znaleźć się w ich zasięgu… Na całe szczęście, podstawą jest wspomniana już przesłanka usprawiedliwionego celu administratora danych.

Z drugiej jednak strony, czy wyraźny brak zgody pracownika i żądanie zaprzestania stosowania monitoringu wiąże pracodawcę? Nie zawsze…

Nie dla każdego… a może dla nikogo?

Z uwagi na fakt, iż w przypadku wykorzystania kamer przemysłowych, przetwarzanie odbywa się na podstawie przesłanki usprawiedliwionego celu, stosownie do art. 32 ust. 1 pkt 7 ustawy o ochronie danych osobowych, osobie której dane przetwarzane są właśnie na tej podstawie, przysługuje prawo do żądania zaprzestania tych operacji. Co jednak istotne, takie żądanie musi mieć formę pisemną i być umotywowane oraz wskazywać na szczególną sytuację, która je uzasadnia.

Trudno jednak w przypadku monitoringu wizyjnego wyobrazić sobie szczególną sytuację pracownika, która uniemożliwiałaby pracodawcy korzystanie z kamer przemysłowych bez szkody dla osób nagrywanych. Powoduje to, że choć formalnie uprawnienie do żądania zaprzestania pracownikowi przysługuje, będzie ono „puste”, co oczywiście dzieje się z korzyścią dla pracodawcy-administratora.

Co jednak, gdy żądanie takie do administratora wpłynie? Otóż zgodnie z art. 32 ust. 3a ustawy, administrator winien w takiej sytuacji bądź to zaprzestać przetwarzania danych, a więc zgodzić się z żądaniem, bądź to niezwłocznie przekazać sprawę Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych, który władny jest wówczas wydać stosowną decyzję. Formuła wydaje się więc rozsądna…

Nikt nic nie wie…

Powiedzenie stosowane wobec dzieł czeskiej kinematografii nie sprawdzi się w przypadku monitoringu wizyjnego. Pracownik, choć nie musi wyrazić zgody na nagrywanie, powinien bezwzględnie zostać o tej operacji poinformowany!

Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych jednak nie tylko wymagają od administratora, by informował o przetwarzaniu danych, wymagają również, by administrator informował w szczególności o:

a) celach przetwarzania danych,

b) swojej nazwie, siedzibie i adresie,

c) prawie dostępu do danych (nagrań).

Dlaczego? Ano dlatego, by osoby, których dane przetwarzane są na nagraniach, wiedziały co z ich danymi się dzieje i mogły reagować na wszystkie przypadki naruszenia, a przede wszystkim mogły skutecznie (choć jak wspomniano, żądanie zaprzestania przetwarzania to w tym przypadku raczej fikcja…) egzekwować swe prawa.

Informacja, o której mowa powyżej może zostać pracownikom przekazana w dowolny sposób. Może to być e-mail, wzmianka w regulaminie pracy, który przecież każdy pracownik akceptuje i powinien znać, czy wreszcie tablica wisząca przy wejściu do strefy monitorowanej. To ostatnie rozwiązanie niesie przy tym za sobą dodatkową korzyść, umożliwia dostęp do wymaganych prawem informacji również osobom nie będącymi pracownikami, którzy też przecież mogą znaleźć się w oku kamery.

Znaj swego… przyjaciela

Monitoring wizyjny, choć popularny, często jest stosowany bez świadomości, jakie zasady rządzą tą sferą życia. Montując kamerę, warto jednak wiedzieć, jak nie zostać posądzonym o bycie kolejnym „wielkim bratem”.

Bartosz Pudo

Prawnik związany z Kancelarią Adwokatów i Radców Prawnych Ślązak, Zapiór i Wspólnicy. Koordynuje wszystkie procesy wdrażania oraz dostosowywania do obowiązujących przepisów procedur z zakresu ochrony danych osobowych u klientów. Doradzał także w procesie wdrażania systemów informatycznych oraz aplikacji mobilnych, m.in. wykorzystywanej przez jedną z międzynarodowych grup kapitałowych internetowej platformy rekrutacyjnej. Analizował aspekty prawne procesu tworzenia i wprowadzenia na rynek europejski urządzeń elektronicznych produkowanych w Azji.

Polecamy serwis: Kadry i płace
W zakres jego specjalizacji wchodzą również sprawy z zakresu prawa własności intelektualnej oraz prawa konkurencji. Opiniuje umowy oraz doradza w sporach dotyczących praw autorskich, zwłaszcza w przemysłach kreatywnych i branży IT.

 

 Autor bloga personalia.com.pl poświęconego tematyce ochrony danych osobowych.