Centralizacja rozliczeń VAT krok po kroku

Tylko trzy miesiące na przygotowanie zmian

Gminy i ich jednostki oraz zakłady budżetowe czeka najgorętszy okres w roku. Muszą nie tylko do 15 listopada opracować budżety na 2017 r., ale również przeprowadzić proces centralizacji rozliczeń VAT

Specustawa w sprawie centralizacji VAT jest już opublikowana! Ma wejść w życie 1 października tego roku. Gminy i miasta nie powinny być zaskoczone takim obrotem spraw, ponieważ prawie od roku wiadomo, że centralizacja rozliczeń VAT gmin i ich jednostek musi nastąpić. Jest ona efektem wyroku Trybunału Sprawiedliwości UE z 29 września 2015 r. w sprawie gminy Wrocław (sygn. akt C–276–14), w którym trybunał uznał, że jednostka budżetowa nie jest odrębnym od gminy podatnikiem VAT, ponieważ nie jest samodzielna.

Specustawa tak naprawdę kończy okres niepewności w samorządach. Dotychczas resort finansów wydawał tylko komunikaty, w których informował o planowanych zmianach i chęci uregulowania kwestii centralizacji VAT.

Polecamy książkę: VAT 2017. Komentarz

W praktyce gminy muszą podjąć kilka decyzji, z czego dwie mają charakter fundamentalny. Przede wszystkim muszą zdecydować, czy chcą korygować swoje wcześniejsze rozliczenia i dokonać de facto centralizacji wstecznej, czy też centralizują swoje przyszłe rozliczenia. Z decyzją tą wiąże się kolejna – czy w związku ze zmianą kwalifikowalności VAT gmina lub jej jednostki organizacyjne zwracają podatek sfinansowany przez Unię Europejską, czy też nie dokonują takiego transferu.

WAŻNE

Gminy muszą podjąć fundamentalną decyzję: czy chcą korygować swoje wcześniejsze rozliczenia i dokonać de facto centralizacji wstecznej, czy też centralizują swoje przyszłe rozliczenia oraz czy w związku ze zmianą kwalifikowalności VAT gmina lub jej jednostki organizacyjne zwracają podatek sfinansowany przez Unię Europejską, czy też nie dokonują takiego transferu.

Projekt specustawy traktuje te dwie sprawy łącznie – albo gmina koryguje VAT za okresy wsteczne i zwraca podatek, który był wydatkiem kwalifikowalnym, do UE albo nie składa korekt wstecznych deklaracji i nie musi oddawać VAT do UE. Wydaje się, że ze względu na ogrom pracy i niewielki czas na dokonanie korekty wstecznej większość gmin i miast nie będzie zainteresowana rozgrzebywaniem przeszłych rozliczeń.

Drugą fundamentalną decyzją, jaka stoi przed samorządami, jest konieczność uporządkowania procedur i odpowiedzialności kierowników jednostek i zakładów budżetowych za cząstkowe deklaracje oraz kierownika jednostki samorządu terytorialnego za złożenie zbiorczej deklaracji VAT – w imieniu gminy jako podatnika VAT. Dobre zorganizowanie tych procesów ułatwi w przyszłości rozliczenia gmin i ich jednostek organizacyjnych oraz pozwoli uniknąć ryzyka i odpowiedzialności za błędne rozliczenia VAT.

Ważne jest również, jak do centralizacji VAT podejdzie  Ministerstwo Finansów. Z punktu widzenia gmin pożądane byłoby wsparcie ze strony resortu i urzędów skarbowych i niewszczynanie w pierwszym okresie po centralizacji kontroli czy postępowań podatkowych wobec gmin i ich jednostek.

RAMKA 1

8 kroków gminy do centralizacji rozliczeń

KROK 1. Przygotowanie harmonogramu prac związanych z wdrożeniem centralizacji, w tym wyznaczenie zespółu osób odpowiedzialnych za proces, określenie ich kompetencji itp.

KROK 2. Podjęcie strategicznych decyzji co do procesu centralizacji. Samorząd musi się zastanowić i zadecydować o kluczowych aspektach centralizacji, czyli m.in.:

● czy w ramach centralizacji będzie powoływane centrum usług wspólnych czy nie;

● czy w procesie centralizacji będą stosowane narzędzia informatyczne;

● jak będzie wyglądać kwestia podziału odpowiedzialności za poszczególne dane w ramach rozliczeń VAT;

● czy nad całym procesem konsolidowania danych do zbiorczej deklaracji będzie czuwać zespół merytoryczny na poziomie urzędu gminy/miasta - jeżeli tak, to jakie będą zadania i kompetencje takiego zespołu;

● w jaki sposób będzie centralizowana samorządowa oświata.

KROK 3. Zaprojektowanie dokumentów dotyczących centralizacji – dopiero po ustaleniu kwestii strategicznych.

KROK 4. Spotkanie organizacyjne ze wszystkimi lub wybranymi jednostkami – to od współpracy z nimi zależeć będzie efektywność całego procesu centralizacji.

KROK 5. Pozyskanie szczegółowych danych z jednostek zarówno dotyczących różnych aspektów centralizacji, jak i danych do kalkulacji prewspółczynników i współczynników VAT.

KROK 6. Uzyskanie indywidualnych interpretacji podatkowych – dlatego najlepiej przygotować je i złożyć jak najszybciej.

KROK 7. Szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za proces rozliczania VAT.

KROK 8. Przygotowanie i wdrożenie procedury przygotowania scentralizowanego rozliczenia VAT oraz instrukcji rozliczania VAT. To są dwa kluczowe elementy procesu, jednak ich zakres, szczegółowość i przyjęte formuły działania zależą od wcześniej przeprowadzonych prac.

Opracował Michał Borowski

doradca podatkowy i partner w Crido Taxand

ⒸⓅ

---

Korygować VAT wstecz czy nie

Obowiązkowa centralizacja VAT ma nastąpić nie później niż 1 stycznia 2017 r. Wcześniej jednak – bo tylko do końca września – gminy mają czas na decyzję, czy dokonać korekty za okresy wsteczne

30 WRZESIEŃ PIĄTEK

Jeżeli jednostki samorządowe jeszcze nie przeanalizowały, która opcja jest dla nich korzystniejsza – złożenie korekt starych deklaracji VAT czy też ich nie składanie mają bardzo mało czasu na wykonanie takiego zadania i podjęcie decyzji.

Przyczyną centralizacji VAT jest bowiem wyrok TSUE w sprawie gminy Wrocław. Trybunał uznał w nim, że jednostki budżetowe gminy nie są odrębnymi podatnikami VAT. Do czasu podjęcia tego orzeczenia Ministerstwo Finansów stało na stanowisku, że każda jednostka może rozliczać VAT odrębnie od gminy.

Wyrok TSUE postawił polskie samorządy przed nie lada wyzwaniem. Musiałyby one skorygować wszystkie swoje nieprzedawnione rozliczenia VAT tak, jakby rozliczały się wspólnie ze swoimi jednostkami budżetowymi i zakładami. Z pomocą przyszło jednak Ministerstwo Finansów, które zaproponowało specustawę, która pozwala gminom nie korygować wstecznych rozliczeń. Nie muszą więc one wykonywać całej żmudnej pracy związanej z korektą rozliczeń.

Co więcej, zgodnie ze specustawą gminy, które się na to zdecydują, nie będą musiały oddawać VAT do Unii Europejskiej. Problem polega na tym, że nie każdej gminie musi się to opłacać. Chodzi bowiem o podatek VAT, który został sfinansowany w dużej części z pieniędzy unijnych. Był to tzw. wydatek kwalifikowalny. Gmina dostała więc część pieniędzy (nawet 80 proc.) na zapłatę VAT w Polsce, ale jednocześnie nie mogła sobie odliczyć tego podatku. Gdyby jednak takie prawo jej przysługiwało, mogłaby odzyskać do 100 proc. podatku, a więc więcej niż dostała z UE.

Do tego VAT mógł być wydatkiem kwalifikowalnym, sfinansowanym przez UE, jedynie w przypadku gdy gmina nie miała prawa do jego odliczenia (było to możliwe, gdy gmina i jej jednostka rozliczały się odrębnie). Po wyroku TSUE okazało się jednak, że nastąpiła zmiana kwalifikowalności podatku. Innymi słowy – gminy mogłyby odzyskać VAT. Jeśli podjęłyby taką decyzję, to musiałyby skorygować rozliczenia swoje i swoich jednostek (musiałyby uznać, że gmina i jej wszystkie jednostki powinny rozliczać się wspólnie) i odzyskać VAT z polskiego budżetu. Jednocześnie musiałyby oddać do UE pieniądze, które otrzymały na zapłatę VAT.

Wyrok TSUE postawił więc gminy przed dylematem: czy bardziej opłaca się korygować wsteczne rozliczenia VAT, co wiązałoby się z ogromnym nakładem pracy i obowiązkiem zwrotu pieniędzy do UE, ale dawałoby możliwość uzyskania korzyści finansowych, czy też nie korygować ich i nie zwracać VAT do UE.

Jak mówi Andrzej Kapczuk, doradca podatkowy i wspólnik w Thedy & Partners, ustawodawca przewidział możliwość przygotowania korekt przez podmioty dotknięte zmianą kwalifikowalności VAT tylko do końca września. Termin ten był już kilkukrotnie przesuwany, ale tym razem jest on ostateczny. – Mimo że przepis wskazuje jedynie na konieczność zwrotu środków z dofinansowania z UE do końca września (dla tych podmiotów, które decydują się na korekty), oznacza to, że tak naprawdę korekty wsteczne VAT również powinny być przygotowane do tego momentu – mówi Andrzej Kapczuk.

Najlepiej jakby do końca września korekty zostały złożone. Jak tłumaczy ekspert, chodzi o to, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której gmina zwróci już środki unijne, a jednocześnie nie będzie mogła odzyskać VAT z urzędu skarbowego.

Polecamy serwis: VAT

---

Andrzej Kapczuk wyjaśnia też, że korekta powinna być złożona w ten sposób, aby konsolidacja rozliczeń VAT pokrywała konsekwentnie wszystkie okresy rozliczeniowe od dowolnie wybranego przez samorząd okresu aż do dnia dzisiejszego. Specustawa nie nakazuje bowiem objęcia korektą wsteczną wszystkich nieprzedawnionych pięciu lat, choć początkowo Ministerstwo Finansów zapowiadało wprowadzenie takiej regulacji. Ostatecznie resort zrezygnował z tego pomysłu.

Andrzej Kapczuk wskazuje też, że od momentu centralizacji za okresy wsteczne centralizacja rozliczeń VAT powinna być kontynuowana. Zwraca również uwagę, że centralizacja nie może dotyczyć wybiórczych jednostek organizacyjnych, ale musi objąć konsekwentnie wszystkie jednostki i zakłady budżetowe.

Zwróćmy też uwagę, że specustawa nakłada na gminy, które zdecydują się na korekty wsteczne związane z wyrokiem TSUE, dodatkowe obowiązki. Przede wszystkim gmina musi złożyć informację o tym, że korekta jest składana w związku z wyrokiem TSUE, na formularzu według wzoru określonego w załączniku nr 2 do specustawy. Trzeba też do niej dołączyć wykaz wszystkich jednostek i zakładów budżetowych objętych korektą (należy podać ich nazwę, adres siedziby i NIP). Konieczne jest oczywiście złożenie samych korekt deklaracji i uwzględnienie w nich rozliczeń VAT wszystkich jednostek organizacyjnych.

Mimo że przepis wskazuje jedynie na konieczność zwrotu środków z UE do końca września (dla tych podmiotów, które decydują się na korekty), to tak naprawdę korekty wsteczne VAT również powinny być przygotowane do tego momentu.

Andrzej Kapczuk

doradca podatkowy i wspólnik w Thedy & Partners

Poszczególne jednostki i zakłady budżetowe mogą również składać korekty deklaracji VAT, które nie mają związku z centralizacją VAT, a więc np. wynikają z błędnych obliczeń podatku. W takiej sytuacji trzeba złożyć dodatkową informację, że korekta nie ma związku z wyrokiem TSUE.

Uwaga na odpowiednie procedury

Centralizacja rozliczeń VAT gminy oraz jednostek i zakładów budżetowych oznacza w praktyce obowiązek składania do 25. dnia każdego miesiąca jednej zbiorczej deklaracji VAT-7

Gminy muszą obecnie podjąć decyzję, jak scentralizować rozliczenia ze swoimi jednostkami i zakładami budżetowymi. Jak wskazuje Marcin Serkowski, doradca podatkowy w kancelarii Cabaj & Kotala, gminy powinny wdrożyć odpowiednie procedury, których skutkiem będzie złożenie jednej deklaracji VAT dla gminy wraz z jej jednostkami i zakładami budżetowymi. – Ponieważ samorządy muszą rozpocząć wspólne rozliczanie podatku VAT wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi najpóźniej 1 stycznia 2017 r., procedury takie powinny zostać opracowane do końca bieżącego roku – mówi ekspert.

Obecnie kierownik każdej jednostki jest odpowiedzialny za złożenie deklaracji VAT (chyba że jednostka jest zwolniona z VAT – wtedy nie ma takiego obowiązku). Dotyczy to również gminy czy miasta, które składają swoje, odrębne deklaracje VAT. Po centralizacji w dalszym ciągu kierownik jednostki będzie odpowiedzialny za złożenie deklaracji VAT, ale będzie nim wyłącznie wójt, burmistrz lub prezydent miasta, ponieważ tylko gmina lub miasto będą czynnymi podatnikami VAT. Jednostki i zakłady budżetowe stracą ten status. Specustawa przewiduje w tym zakresie odrębną procedurę. RAMKA 2

RAMKA 2

3 kroki przy centralizacji i wykreśleniu jednostek

KROK 1. Gmina ma obowiązek złożyć przed centralizacją do naczelnika urzędu skarbowego informację o dniu podjęcia rozliczania VAT ze wszystkimi swoimi jednostkami organizacyjnymi (wzór takiej informacji określa załącznik nr 1 do specustawy). Centralizacja może nastąpić 1 stycznia 2017 r. lub wcześniej, ale musi to być zawsze pierwszy dzień miesiąca.

KROK 2. Do informacji gmina musi dołączyć wykaz wszystkich swoich jednostek organizacyjnych, w tym:

– nazwę jednostki,

– adres jej siedziby,

– numer identyfikacji podatkowej.

KROK 3. Naczelnik urzędu skarbowego właściwy ze względu na adres siedziby danej jednostki organizacyjnej gminy wykreśla ją z urzędu jako podatnika VAT z dniem podjęcia wspólnego rozliczenia VAT z gminą. Informację o wykreśleniu musi przekazać gminie. ⒸⓅ

---

Konieczne procedury

W związku z centralizacją wójt, burmistrz lub prezydent miasta muszą przeorganizować obowiązki, jakie ciążą na jednostkach i zakładach budżetowych. Najlepiej opracować dobre procedury wewnętrzne.

– Procedura określona przez gminę powinna przewidywać przede wszystkim kwestie formalnego obiegu dokumentów w ramach gminy, sporządzania cząstkowych rejestrów oraz deklaracji, które następnie będą konsolidowane w deklaracji VAT dla całej gminy – tłumaczy Marcin Serkowski.

Patrząc na praktykę np. Warszawy, która już scentralizowała swoje rozliczenia (1 stycznia 2016 r.), gmina może nałożyć na kierowników jednostek budżetowych obowiązek przesyłania do niej deklaracji cząstkowych, a także cząstkowych rejestrów (ewidencji) VAT. W tych ostatnich powinny być ujmowane czynności wykonywane przez jednostki i zakłady budżetowe, a także wartość towarów i usług nabywanych przez te jednostki i zakłady. Dodajmy, że będą one realizowały te działania w imieniu gminy. W deklaracjach cząstkowych należy natomiast wykazać wszystkie dane, które dotychczas jednostka czy zakład wykazywały w deklaracjach VAT. Różnica będzie polegała na tym, że deklaracje cząstkowe zamiast do urzędu skarbowego trzeba będzie przekazywać gminie, która skonsoliduje je w jedną deklarację VAT. Co istotne, nie należy w nich zaokrąglać groszy do pełnych złotych – zrobi to dopiero gmina, która będzie miała obowiązek złożyć deklarację zbiorczą.

W praktyce będzie to deklaracja VAT-7, w której będą wykazane operacje dokonywane przez wszystkie jednostki i zakłady budżetowe oraz gminę.

– Niezwykle istotne jest przy tym przygotowanie cząstkowych rozliczeń przez jednostki i zakłady budżetowe odpowiednio wcześniej, aby osoby odpowiedzialne za przygotowanie deklaracji zbiorczej mogły zweryfikować takie rozliczenia i wyjaśnić ewentualne wątpliwości przed terminem do złożenia deklaracji VAT – wskazuje Marcin Serkowski.

!W deklaracjach cząstkowych nie należy zaokrąglać groszy do pełnych złotych – zrobi to dopiero gmina, która będzie miała obowiązek złożyć deklarację zbiorczą.

Warto więc, aby wójt, burmistrz lub prezydent miasta określił ostateczny termin składania deklaracji cząstkowych przez jednostki i zakłady. Może to być np. 15. lub 20. dzień każdego miesiąca – tak aby gmina była w stanie scalić dane i złożyć – do 25. dnia każdego miesiąca – deklarację VAT zbiorczą.

Pomocne oprogramowanie

W przypadku małych gmin, które mają np. kilkanaście jednostek budżetowych, można sobie wyobrazić, że proces gromadzenia danych do celów złożenia zbiorczej deklaracji przez gminę jako podatnika VAT może przebiegać bez wdrożenia specjalnie dostosowanego do tego celu oprogramowania komputerowego. W przypadku większych gmin i miast, mających po kilkadziesiąt lub kilkaset jednostek i zakładów budżetowych, zautomatyzowanie tego procesu wydaje się wręcz koniecznością. Warto o tym pomyśleć już dziś, ponieważ stworzenie specjalistycznego oprogramowania może trwać nawet kilka miesięcy.

Uregulować odpowiedzialność

Gmina musi również wdrożyć odpowiednie procedury dotyczące odpowiedzialności za deklaracje cząstkowe, które będą podstawą opracowania zbiorczej deklaracji VAT składanej przez gminę. Chodzi o to, aby odpowiedzialność karna skarbowa za ewentualne błędy w deklaracjach VAT nie spadła na jedną osobę – wójta, burmistrza, prezydenta miasta czy też skarbnika. – Tylko odpowiednio przygotowane dokumenty określające zakres odpowiedzialności poszczególnych osób pozwolą na przeniesienie odpowiedzialności karnej skarbowej na osoby, które faktycznie przyczynią się do ewentualnych błędów w rozliczeniach VAT – mówi Marcin Serkowski.

WAŻNE

Warto, aby wójt, burmistrz lub prezydent miasta określił ostateczny termin składania deklaracji cząstkowych przez jednostki i zakłady. Może to być np. 15. lub 20. dzień każdego miesiąca – tak aby gmina była w stanie scalić dane i złożyć – do 25. dnia każdego miesiąca – deklarację VAT zbiorczą.

Ekspert wyjaśnia, że odpowiedzialność poszczególnych osób – w gminie, jednostkach i zakładach budżetowych – powinna zostać określona w regulaminie, w którym poszczególnym osobom zostaną przyporządkowane obowiązki związane z rozliczeniem VAT. Odpowiedzialność za przygotowanie odpowiednich rejestrów i przesłanie ich we właściwym terminie do jednostek przygotowujących zbiorczą deklarację VAT gminy powinna wynikać również z dokumentów wewnętrznych danych jednostek, określających obowiązki poszczególnych pracowników.

– Przygotowanie odpowiednich procedur i regulaminów pozwoli przenieść odpowiedzialność za poszczególne części procesu przygotowania zbiorczej deklaracji VAT na osoby odpowiedzialne za ich realizację lub za nadzór na nimi – wskazuje ekspert kancelarii Cabaj & Kotala. ⒸⓅ

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Polecamy serwis: Podatki