Jak korzystać z samochodów służbowych, aby odliczyć pełny VAT?

• Klasyfikacja pojazdów
• Wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
• Wyłączenia od zasady

O interpretację indywidualną wystąpił Związek gmin, który został zawiązany w celu prowadzenia polityki gospodarowania odpadami. Swoją działalnością obejmuje on 21 miast i gmin, obsługuje 320 000 mieszkańców. Zatrudnia 121 pracowników. Związek złożył do Naczelnika Urzędu Skarbowego informację VAT-26 o 3 autach służbowych. Od 1 kwietnia obowiązuje zarządzenie Przewodniczącego Zarządu Związku regulujące użytkowanie samochodów służbowych stanowiących własność Związku w następującym brzmieniu:

Rozdział I

Zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników Związku:

1. Samochody służbowe używane są przez pracowników Związku wyłącznie w celach służbowych.
2. Do wydawania dyspozycji wyjazdu samochodem służbowym należącym do Związku upoważnieni są: Przewodniczący Zarządu Związku, dyrektor oraz zastępca dyrektora Zakładu, kierownik działu Zaplecza Technicznego i Transportu.
3. Dyspozycja wyjazdu samochodem służbowym winna być wydana przez dysponenta pisemnie lub ustnie i powinna zostać potwierdzona podpisem złożonym w ewidencji przebiegu pojazdu.
4. Kierować samochodem służbowym mogą tylko pracownicy posiadający upoważnienie do prowadzenia samochodu służbowego oraz ważne zaświadczenie lekarskie wydane przez lekarza medycyny pracy, uprawnionego do badań osób kierujących pojazdami, stwierdzające brak przeciwwskazań do kierowania samochodem. Wykaz osób upoważnionych do kierowania samochodem służbowym należącym do Związku stanowi załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji.
5. Pracownicy korzystający z samochodów zobligowani są do kierowania się zasadą racjonalności i oszczędności.
6. W przypadku dyspozycji skorzystania z samochodu służbowego upoważniony do kierowania pracownik rezerwuje go za pośrednictwem osoby na stanowisku ds. obsługi sekretariatu Związku.
7. Tankowanie samochodów służbowych odbywa się na stacji paliw zlokalizowanej w siedzibie Związku – Zakładzie Unieszkodliwiania Odpadów Komunalnych przez uprawnionego pracownika.
8. W przypadku odległych podróży przed wyjazdem służbowym należy uzupełnić poziom paliwa, aby uniknąć konieczności tankowania na zewnątrz.
9. W szczególnych przypadkach, gdy odległość do miejsca będącego celem wyjazdu służbowego determinuje konieczność uzupełnienia paliwa w trakcie podróży, lub z innych przyczyn nie ma możliwości zatankowania w stacji paliw w ZUOK, dopuszcza się tankowanie na innych stacjach.
10. Po zatankowaniu samochodu służbowego na stacji paliw należącej do Związku należy przedłożyć ewidencję przebiegu pojazdu pracownikowi dokonującemu tankowania, w celu potwierdzenia przez niego ilości zatankowanego paliwa. W przypadku tankowania na zewnątrz potwierdzeniem takim jest faktura VAT na zatankowaną ilość paliwa potwierdzona przez pracownika stacji paliw.
11. Miejscem stałego garażowania/parkowania samochodów służbowych jest ZUOK, a w przypadku samochodu Renault, jest parking przy M w K.
12. W trakcie wyjazdów służbowych samochód winien być garażowany/parkowany w miarę możliwości na parkingach strzeżonych lub dozorowanych, a w przypadku braku takiej możliwości na innych dostępnych miejscach parkingowych.

Polecamy: Samochód w firmie 2015 - multipakiet

---

Rozdział II

Zakres obowiązków i odpowiedzialności pracowników uprawnionych do kierowania samochodami służbowymi będących w posiadaniu Związku:

1. Pracownik korzystający z samochodu służbowego zobowiązany jest do:

• korzystania z samochodu służbowego zgodnie z jego przeznaczeniem,
• wypełniania zaleceń producenta zawartych w instrukcji obsługi w zakresie utrzymania sprawności technicznej, bezpieczeństwa oraz obowiązkowego wyposażenia,
• dbałości o estetykę i czystość powierzonego samochodu,
• zgłaszania kierownikowi lub zastępcy kierownika działu Zaplecza Technicznego i Transportu stwierdzonych usterek, nieprawidłowości w pracy samochodu oraz potrzeb dokonania remontu lub naprawy,
• niezwłocznego informowania dysponenta o uczestniczeniu samochodu w kolizji drogowej lub uszkodzeniu go z innych przyczyn,
• odnotowania w ewidencji przebiegu pojazdu każdorazowego korzystania z samochodu służbowego z uwzględnieniem w szczególności: daty wyjazdu, celu wyjazdu, podpisu dysponenta, opisu trasy, stanu początkowego licznika, stanu końcowego licznika i ilości przejechanych kilometrów – wzór ewidencji przebiegu pojazdu stanowi załącznik nr 2,
• postępowania zgodnie z przepisami ruchu drogowego,
• postępowania zgodnie z zaleceniami ubezpieczyciela samochodu w przypadku kolizji, wypadku lub innego zdarzenia powodującego uszkodzenie samochodu.

2. Pracownicy, którzy zostali upoważnieni przez Przewodniczącego Zarządu Związku do kierowania samochodami służbowymi, przejmują pełną odpowiedzialność materialną za powierzony pojazd wraz z wyposażeniem, na czas jego używania. Pracownik korzystający z samochodu służbowego jest zobowiązany każdorazowo sprawdzić kompletność wyposażenia W przypadku stwierdzenia braków, należy zgłosić ten fakt kierownikowi lub zastępcy działu Zaplecza Technicznego i Transportu.

3. Wyznaczony pracownik działu Zaplecza Technicznego i Transportu prowadzi rejestr ewidencji przebiegu pojazdu i dba o terminowość przeprowadzania obowiązkowych okresowych przeglądów technicznych.

Załącznik nr 1 do instrukcji to „Wykaz osób upoważnionych do kierowania samochodem służbowym należącym do Związku”.

Załącznik nr 2 do instrukcji to „Ewidencja przebiegu pojazdu”,

Następnie Przewodniczący Zarządu Związku wydał zarządzenie, w którym zezwolił na garażowanie aut na terenie Zakładu pod pewnymi warunkami.

Pismem z dnia 3 marca 2015 r., stanowiącym uzupełnienie do wniosku, Zainteresowany wyjaśnił m.in. iż Związek odlicza (i zamierza odliczać) podatek VAT od paliwa, materiałów eksploatacyjnych, usług remontowych, części zamiennych, przeglądów technicznych.

Zobacz również: Czy można odliczyć VAT z faktury, gdy wystawca nie jest podatnikiem VAT

---

W związku z powyższymi danymi Związek zadał kilka pytań Naczelnikowi Urzędu Skarbowego:

 Czy wyjazd służbowy to trasa wyjazdu pracownika z Zakładu Utylizacji Odpadów Komunalnych (dalej ZUOK) lub parkingu do miejsca docelowego i powrót do jednego z tych miejsc, Związek ma prawo do pełnego odliczenia podatku VAT od wydatków związanych z zakupem paliwa, materiałów eksploatacyjnych, usług remontowych, części zamiennych, przeglądów technicznych?

Czy w zdarzeniu przyszłym:

• wyjazd służbowy pracownika to trasa wyjazdu z ZUOK do miejsca parkowania (np. parking przy M. w K. lub SPO), następnego dnia wyjazd w delegację na terenie lub poza teren Związku i powrót do miejsca parkowania (np. parking przy M. w K. lub SPO) i następnego dnia roboczego przejazd z miejsca parkowania do ZUOK;
• wyjazd poprzedniego dnia roboczego z ZUOK do K. lub S. i pozostawienie samochodu na parkingu przy M. w K. lub na terenie SPO. Następnego dnia realizowanie zadań na terenie K., S. lub na terenie Związku, a następnie tego samego dnia powrót do ZUOK;
• wyjazd z ZUOK do K., S. lub na terenie Związku w celu realizacji zadań służbowych, a następnie pozostawienie samochodu na parkingu przy M. w K. lub na terenie SPO. Powrót do ZUOK następnego dnia roboczego;
• dla Renault wyjazd służbowy pracownika bez zmian tj. wyjazd z parkingu przy M. w K. do miejsca docelowego i powrót na parking przy M. w K.;

związek będzie miał prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z zakupem: paliwa, materiałów eksploatacyjnych, usług remontowych, części zamiennych, przeglądów technicznych?

Zdaniem Wnioskodawcy Związek będzie miał prawo do odliczenia pełnego VAT, ponieważ sposób korzystania z samochodów i jego kontrola wykluczają możliwość używania aut innego niż działalność gospodarcza Związku.

Klasyfikacja pojazdów

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług przyjęto zasadę, iż każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony służy do użytku mieszanego. Wyjątkami są samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub auta konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.

Wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu

Aby uzyskać prawo do pełnego odliczenia VAT pojazd samochodowy musi zostać uznany za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. W tym celu sposób użytkowania pojazdu potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu musi wykluczać ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, chyba że konstrukcja pojazdu uniemożliwia wykorzystanie go w celach innych niż działalność gospodarcza albo takie użytkowanie jest nieistotne.

Z prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wyłączone są pojazdy samochodowe przeznaczone wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży (w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika), oddania w odpłatne użytkowanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze – jeżeli odsprzedaż, sprzedaż czy oddanie w odpłatne użytkowanie stanowi przedmiot działalności podatnika. Ponadto z prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wyłącza się pojazdy, w odniesieniu do których kwotę podatku naliczanego od wydatków z nimi związanych podatnik odlicza zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług lub podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nim związanych.Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie 7 dni od dnia, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami.

Polecamy serwis: Podatki

---

Wyłączenia od zasady

Zgodnie z nowelizacją z dnia 7 lutego 2014 r. obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika do dnia 30 czerwca 2015 r. paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych, innych niż samochody osobowe pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:

1 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
2 - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
3 lub więcej - jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Nie dotyczy to pojazdów samochodowych, które są wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej. Dopuszczalna ładowność pojazdu oraz liczba miejsc (siedzeń) są określane na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym. Pojazdy, które w dokumentach nie mają określonej dopuszczalnej ładowności lub liczby miejsc uznaje się również za samochody osobowe.

Przepisów nowelizacji nie stosuje się, jeżeli pojazdy samochodowe są wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do działalności gospodarczej.

Organ uznał, iż Związek będzie miał prawo do pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z eksploatacją ww. samochodów służbowych, takich jak: zakup paliwa, materiałów eksploatacyjnych, usług remontowych, części zamiennych, przeglądów technicznych. Opisany przez Wnioskodawcę sposób wykorzystania ww. samochodów i przyjęte w tym zakresie rozwiązania, w tym instrukcje/wytyczne dla użytkowników pojazdów i kontrola ich przestrzegania wskazują bowiem, że w analizowanym przypadku Wnioskodawca wykluczył możliwość korzystania z ww. samochodów w sposób niezwiązany z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą. W przedmiotowej sprawie samochody służbowe są/będą wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej Wnioskodawcy, zatem są/będą spełnione – wynikające z treści art. 86 ust. 1 w zw. z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy – przesłanki warunkujące nabycie prawa do pełnego odliczenia podatku naliczonego od ww. wydatków.

Źródło: Interpretacja Indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 20 marca 2015 r., LPP5/443-291/14-4/KG.

Polecamy w INFORRB

Czy pracownicy mogą mieć zróżnicowane stawki za kilometr przebiegu prywatnego pojazdu używanego do celów służbowych

Jak odliczyć VAT z tytułu zakupu beczkowozu

Kiedy rejestrować kasą fiskalną sprzedaż pracownikom używanych telefonów