Instruktaż: Wycena odsetek z transakcji handlowych na dzień bilansowy - odsetki ustawowe

• Procedura ustalenia kwoty odsetek od należności i zobowiązań z transakcji handlowych na dzień bilansowy - zasady ogólne
• Krok 1 Wyliczenie kwoty odsetek ustawowych należnych na dzień bilansowy
• Krok 2 Ujęcie odsetek w księgach rachunkowych wierzyciela
• Krok 3 Udokumentowanie przypisu odsetek należnych na dzień bilansowy
• Krok 4 Ustalenie wartości odzyskiwalnej odsetek i dokonanie odpisów aktualizujących

Kwota wymaganej zapłaty (dla należności) lub wymagająca zapłaty (dla zobowiązań) z transakcji handlowych stanowi sumę wartości:

1. należności (zobowiązania) głównej - w kwocie wskazanej w dowodzie obcym (np. fakturze, rachunku), pomniejszonej o opłacone zaliczki (zadatki) i spłaty częściowe, uiszczone od dnia powstania należności (zobowiązania) do dnia bilansowego;
2. wszystkich należności (zobowiązań) ubocznych powstałych w związku z wierzytelnością główną, do których zalicza się w szczególności:

• odsetki ustawowe,
• odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych,
• rekompensatę za dochodzenie należności w transakcjach handlowych,
• uzasadnione koszty sądowe i egzekucyjne w kwocie przewyższającej rekompensatę,
• kary umowne.

Ogólne zasady wyceny bilansowej należności i zobowiązań z transakcji handlowych w kwocie wymaganej (wymagającej) zapłaty oraz ich przewalutowania są takie same jak te, które stosuje się przy wycenie należności pobieranych na podstawie k.c. (patrz zasady ogólne - Instruktaż w PRB 2/2020).

Oferta specjalna: Pakiet książek – Nowa matryca stawek VAT Towary i Usługi z programem INFORLEX PKWiU + CN, stawki VAT i WIS na 2 m-ce

Procedura ustalenia kwoty odsetek od należności i zobowiązań z transakcji handlowych na dzień bilansowy - zasady ogólne

Odsetki z transakcji handlowych stosuje się w jednostkach sektora finansów publicznych w przypadku należności i zobowiązań tych jednostek, powstających w wyniku zawarcia transakcji handlowych, w rozumieniu art. 4 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom. Są nimi umowy, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, zawarte przez strony wymienione w art. 2 tej ustawy, jeśli zawierają je w związku z wykonywaną działalnością.

Przykład

W przypadku jednostek sektora publicznego mamy do czynienia z transakcjami handlowymi, jeśli z jednej strony występuje w nich jednostka sektora publicznego, a z drugiej:

• przedsiębiorcy w rozumieniu Prawa przedsiębiorców, w tym także przedsiębiorcy z państw członkowskich UE, państw członkowskich EFTA - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych,

• inne niż przedsiębiorcy podmioty prowadzące działalność gospodarczą,

• podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 1 upzp,

• osoby wykonujące wolny zawód.

Nie ma znaczenia, czy jednostka sektora publicznego jest sprzedawcą (wierzycielem) czy nabywcą (dłużnikiem).

Na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom pobiera się dwa rodzaje odsetek z transakcji handlowych:

• odsetki ustawowe,
• odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Należą się one niezależnie od tego:

• czy strony w łączącej je umowie zawarły postanowienia o ich pobieraniu,
• czy wierzyciel poniósł jakąkolwiek szkodę w związku z opóźnieniem dłużnika,
• czy opóźnienie powstało z winy bądź bez winy dłużnika.

Zarówno odsetki ustawowe, jak i odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych mogą być naliczane na podstawie stóp procentowych ustalonych w przepisach (odsetki ustawowe), jak również w umowach stron (odsetki umowne).

Procedura ustalenia odsetek z transakcji handlowych na dzień bilansowy jest inna dla odsetek ustawowych i inna dla odsetek za opóźnienia w transakcjach handlowych. Wynika to z odmiennych zasad naliczania tych odsetek w zależności od ich rodzaju i od tego, czy jednostka sektora finansów publicznych jest wierzycielem (ustala należności) czy dłużnikiem (ustala zobowiązania).

Procedura ustalania odsetek ustawowych na dzień bilansowy obejmuje następujące kroki.

Krok 1 Wyliczenie kwoty odsetek ustawowych należnych na dzień bilansowy

Odsetki ustawowe w transakcjach handlowych należą się wtedy, gdy termin płatności zobowiązania z tytułu dostawy (usługi) ustalony w umowie przekracza maksymalne terminy określone w ustawie o przeciwdziałaniu opóźnieniom.

Ustawa o przeciwdziałaniu opóźnieniom nie ustala odrębnych zasad naliczania odsetek ustawowych. Odsetki te ustala się na zasadach określonych w art. 359 § 2 k.c.:

• jako procent od sumy pieniężnej ustalonej w umowie,
• w stosunku rocznym,
• za każdy dzień wydłużenia terminu płatności ponad maksymalne terminy określone w ustawie o przeciwdziałaniu opóźnieniom.

Stopa odsetek ustawowych jest równa stopie referencyjnej NBP podwyższonej o 3,5 punktu procentowego. Stopa ta od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2019 r. wynosiła 5% w stosunku rocznym (obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z 7 stycznia 2016 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych).

Odsetki ustawowe w transakcjach handlowych, zgodnie z art. 5 ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom, nalicza się od kwoty należności pieniężnej w tytułu wykonanych dostaw lub usług. Ustala się je od kwoty, która ma być spłacona po terminie wynoszącym 30 dni od dnia wykonania usługi (dostawy) i przedłożenia z tego tytułu faktury (rachunku) dłużnikowi do dnia:

• wymagalności świadczenia lub
• jego faktycznej zapłaty (jeśli nastąpi ona przed dniem wymagalności).

Odsetki te nalicza się jednak nie dłużej niż do 60 dnia od dnia wykonania usługi (dostawy) i przedłożenia z tego tytułu faktury (rachunku) dłużnikowi. Po upływie 60 dni wierzycielowi przysługują odsetki za zwłokę w transakcjach handlowych, których stopa procentowa jest wyższa niż stopa odsetek ustawowych (art. 7 ust. 2 i 3 ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom).

Jeśli strony w umowie nie ustaliły terminu płatności należności, odsetek ustawowych się nie stosuje. Zamiast nich stosuje się wyższe odsetki ustawowe za zwłokę w transakcjach handlowych.

W sytuacji gdy jednostka sektora finansów publicznych jest dłużnikiem, nie mogą występować u niej odsetki ustawowe z transakcji handlowych. Wynika to z art. 8 ust. 1-4 ustawy o przeciwdziałaniu opóźnieniom. Zgodnie z nim termin zapłaty ustalony w umowie w takich transakcjach handlowych nie może przekraczać 30 dni (60 w przypadku publicznych podmiotów leczniczych). Jeśli termin 30(60)-dniowy zostanie przekroczony, jednostki sektora publicznego są zobowiązane do zapłaty wierzycielom nie odsetek ustawowych, ale wyższych od nich odsetek za zwłokę w transakcjach handlowych.

W sytuacji gdy jednostka sektora finansów publicznych jest wierzycielem, odsetki ustawowe mogą teoretycznie występować. Jednak powinna być to rzadka sytuacja. Jednostki te muszą dbać o terminowy spływ dochodów. Dlatego nie powinny ustalać terminów płatności należności budżetowych powyżej 30 dni. Jeśli już jednak do tego dojdzie, mają obowiązek naliczyć odsetki ustawowe.

Przykład

Jednostka sektora publicznego (wierzyciel) wykonała usługi na rzecz przedsiębiorcy. W umowie strony ustaliły, że wynagrodzenie zostanie zapłacone jednostce w terminie do 65 dni od wykonania usługi i doręczenia dłużnikowi faktury.

Termin płatności wierzytelności ustalony przez strony w umowie przekracza 60 dni. Dzień 65 przypada na 31 grudnia. Dłużnik nie uregulował do tego dnia zobowiązania. Dlatego przy wycenie bilansowej jednostka (wierzyciel) powinna:

• od 31 do 60 dnia włącznie - naliczyć odsetki ustawowe,

• od 61 do 65 dnia (czyli do 31 grudnia) - naliczyć odsetki za opóźnienia w transakcjach handlowych.

Krok 2 Ujęcie odsetek w księgach rachunkowych wierzyciela

Odsetki ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki jako wierzyciela wtedy, gdy jednostka zamierza ich dochodzić.

Wierzyciele będący jednostkami sektora finansów publicznych mają obowiązek ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania (art. 42 ust. 5 uofp). Zasada ta dotyczy zarówno należności głównych, jak i należności ubocznych, a więc także odsetek ustawowych. Od tej zasady jest przewidziany jeden wyjątek. Jednostki sektora finansów publicznych mogą nie dochodzić niskich kwotowo należności cywilnoprawnych (art. 58 ust. 6 uofp - jednostki państwowe, i art. 59a ust. 1 uofp - jednostki samorządowe).

W zakresie należności budżetu państwa dysponent części budżetowej lub dysponent państwowego funduszu celowego może wyrazić zgodę na niedochodzenie należności, jeśli ich kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł.

W zakresie należności przypadających JST lub jej jednostkom organizacyjnym, takim jak:

• jednostki budżetowe,
• samorządowe zakłady budżetowe,
• samorządowe instytucje kultury,

o ich dochodzeniu decyduje organ stanowiący JST. Może on w uchwale zwolnić podległe jednostki z tego obowiązku w zakresie należności, których kwota wraz z odsetkami nie przekracza 100 zł.

Jeśli ustalenia takie w danej jednostce obowiązują, to odsetek, które nie będą na ich podstawie dochodzone, nie ujmuje się w księgach rachunkowych.

W przypadku braku odpowiednich ustaleń ww. jednostki organizacyjne muszą ujmować w księgach rachunkowych i dochodzić należności z tytułu odsetek.

Krok 3 Udokumentowanie przypisu odsetek należnych na dzień bilansowy

Odsetki ustawowe przypisuje się w księgach rachunkowych wierzyciela na podstawie wystawionych:

• wezwania do uzgodnienia sald,
• noty księgowej odsetkowej,
• dowodu własnego wewnętrznego (np. PK - "Polecenie księgowania").

Wewnętrzne dowody własne jednostek stosuje się do naliczania i ujmowania odsetek w księgach rachunkowych wierzycieli:

• gdy w wezwaniu do uzgodnienia salda podano kwotę odsetek należnych na dzień uzgodnienia inny niż 31 grudnia roku obrotowego - odnośnie do kwoty odsetek naliczonych za okres od dnia uzgodnienia do dnia bilansowego,
• gdy w nocie księgowej odsetkowej podano kwotę odsetek należnych na dzień inny niż 31 grudnia roku obrotowego - odnośnie do kwoty odsetek naliczonych za okres od dnia wystawienia noty do dnia bilansowego,
• w przypadku odsetek za zwłokę od należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych.

Krok 4 Ustalenie wartości odzyskiwalnej odsetek i dokonanie odpisów aktualizujących

Przy wycenie bilansowej odsetek ustawowych stanowiących należności trzeba ustalić ich wartość odzyskiwalną. Ewentualnie należy dokonać odpisów aktualizujących ich wartość do tego poziomu. Zasady postępowania w tym zakresie są takie same jak ustalone dla odsetek z k.c. (patrz krok 4 w Instruktażu w PRB 2/2020).

W kolejnym numerze PRB przedstawimy zasady wyceny bilansowej odsetek za opóźnienia w transakcjach handlowych.

Podstawy prawne:

• art. 4 pkt 1, art. 2, art. 5, art. 7 ust. 2 i 3, art. 8 ust. 1-4 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych - poprzedni tytuł: ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 118; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2020)

• art. 359 § 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)

• art. 42 ust. 5, art. 58 ust. 6, art. 59a ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1649)

• obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z 7 stycznia 2016 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych (M.P. z 2016 r. poz. 46)

• obwieszczenie Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 1 lipca 2019 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (M.P. z 2019 r. poz. 671)

Autor: Izabela Motowilczuk, były wieloletni inspektor kontroli