Księgi rachunkowe prowadzone przy pomocy komputera: wymogi

Wymogi dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone zgodnie z ogólnymi wymogami zawartymi w ustawie o rachunkowości. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik;
• księgę główną;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Należy pamiętać, że prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymywania zasobów informacyjnych systemów rachunkowości w powyżej formie, jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania, które będzie umożliwiało uzyskanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych.

Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być:

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania;
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia;
• przechowywane starannie w ustalonej kolejności

Drukowanie ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera

Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera należy także uwzględnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. W przypadku, gdy księgi rachunkowe będą drukowane, powinny mieć one automatycznie ponumerowane strony, w tym także oznaczenie pierwszej i ostatniej strony. Wydrukowane księgi powinny być sumowane w sposób ciągły w roku obrotowym. Drukowanie ksiąg rachunkowych powinno odbywać się nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych. Warto pamiętać, że zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje na dzień kończący dany rok obrotowy. Od czego zacząć czynności związane z zamknięciem ksiąg? Jak się do tego przygotować? Więcej informacji nt. sprawozdań finansowych znaleźć można w naszej Bazie wiedzy oraz w publikacji: Sprawozdanie finansowe 2024 - Poradnik Gazety Prawnej.