Istotność w kontekście przygotowania sprawozdania finansowego – jak ją rozumieć i stosować?

• Zasada istotności
• Istotność a polityka rachunkowości
• Istotność w praktyce
• Case study: kiedy niewielkie błędy kwotowe mogą ukrywać poważniejsze problemy?
• Wpływ specyfiki przedsiębiorstwa na ocenę istotności
• Rola audytu w ocenie istotności
• Zdarzenia po dniu bilansowym
• Drogowskazy i dobre praktyki

Zasada istotności

Zasada istotności jest jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości. Zgodnie z art. 8 ust. 1 Ustawy o rachunkowości (UoR) należy zapewnić wyodrębnienie wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.

Istotność a polityka rachunkowości

Polityka rachunkowości powinna zawierać szczegółowe wytyczne na temat tego, jak firma ustala próg istotności np. w odniesieniu do środków trwałych, rozliczeń międzyokresowych czynnych czy innych istotnych elementów majątkowych i pasywów.

Istotność w praktyce

W codziennej pracy księgowych i menedżerów ocena, czy dana kwota lub zdarzenie jest istotne, wymaga doświadczenia i merytorycznej analizy. Oto kilka prostych przykładów, jak zasada ta znajduje odzwierciedlenie w praktyce:

• Jeśli firma ma przychody na poziomie 10 milionów złotych rocznie, odchylenia lub potencjalne zniekształcenia rzędu 10 tysięcy złotych mogą nie mieć dużego wpływu na ogólną sytuację finansową i można je zakwalifikować jako nieistotne (0,1% przychodów w kontekście powyższego przykładu).
• Natomiast dla małej firmy, której przychody wynoszą 100 tysięcy złotych rocznie, ta sama kwota 10 tysięcy złotych może być istotna z perspektywy oceny sytuacji finansowej spółki.

Podczas oceny istotności można wyróżnić dwa podejścia:

• Kwotowe – oparte się na konkretnych wartościach procentowych lub kwotach. Zgodnie z zaleceniami Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) stosowane są następujące poziomy procentowe:
• • 1%-3% przychodów ze sprzedaży,
  • 1%-3% kosztów operacyjnych,
  • 1%-3% sumy bilansowej,
  • 3%-5% aktywów netto.
• Jakościowe – ocena pod kątem charakterystyki informacji lub jej wpływu na decyzję. Nawet mała kwota może być istotna, jeśli znacząco wpłynie na podejmowane decyzje.

Case study: kiedy niewielkie błędy kwotowe mogą ukrywać poważniejsze problemy?

Wyobraźmy sobie firmę, która w swoich księgach rachunkowych popełnia drobny błąd w naliczeniu amortyzacji na jednym ze środków trwałych. Błąd ten wynosi zaledwie kilka tysięcy złotych i nie ma większego wpływu na ogólny wynik finansowy firmy. Z punktu widzenia kwotowego, jest to po prostu drobna pomyłka. Jednakże, z perspektywy jakościowej, taki błąd może wskazywać na głębszy problem – nieprawidłowe lub niekompletne prowadzenie ewidencji środków trwałych, brak systematyczności w naliczaniu amortyzacji, niedokładność w rozliczeniach czy błędy techniczne w systemie księgowym.

Co ważne, jeśli w jednym miejscu firma popełnia powyższe błędy, możliwe, że i w innych obszarach mają miejsce podobne nieprawidłowości. To z kolei może prowadzić do zniekształcenia obrazu sytuacji finansowej i sytuacji majątkowej przedsiębiorstwa. Dlatego właśnie istotność nie powinna być wyłącznie oceniana na podstawie kwot, ale również z punktu widzenia ryzyka i potencjalnych konsekwencji dla procesów biznesowych.

Wpływ specyfiki przedsiębiorstwa na ocenę istotności

Ocena, co jest istotne, zależy w dużej mierze od charakterystyki konkretnego przedsiębiorstwa. Dla jednej firmy, kluczowym aspektem będą na przykład wartości kapitałowe aktywów, takich jak urządzenia produkcyjne i maszyny. Dla innej, istotne będą szacunki rezerw czy wyceny kontraktów wpływające na kwoty zadłużenia i wynik finansowy.

Podsumowując, dla niektórych firm aspekty finansowe, które mogą wydawać się marginalne, dla innych są absolutnie kluczowe i wymagają szczególnej uwagi. Ta różnorodność wynika ze specyfiki branży, struktury działalności, skali operacji czy nawet strategii rozwoju.

Rola audytu w ocenie istotności

Audyt jest jednym z najważniejszych etapów w ocenie zasadności przyjętych i stosowanych zasad istotności.
Biegli rewidenci podczas przeprowadzania badania oceniają, które informacje są najważniejsze dla użytkowników sprawozdań finansowych i czy dane przedstawione przez firmę nie zniekształcają rzeczywistego obrazu.

Audytorzy stosują różne metody badania, aby sprawdzić, czy błędy i nieprawidłowości mieszczą się w granicach akceptowalnej istotności. Jeśli w trakcie audytu okaże się, że pewne omyłki wykraczają poza granice istotności, mogą zaproponować korekty, a także wskazać, że polityka rachunkowości jest niezgodna UoR.
Rola audytu jest kluczowa, bo dzięki niezależnej ocenie, firma może mieć pewność, że jej sprawozdanie finansowe jest wiarygodne i odpowiada obowiązującym standardom.

Zdarzenia po dniu bilansowym

Zdarzenia po dniu bilansowym wymagają różnych działań w zależności od poziomu istotności i momentu otrzymania informacji, a także od tego czy dostarczone dowody świadczą o istnieniu zdarzenia na dzień bilansowy czy zaistniałego po dniu bilansowym.

Jeżeli zdarzenie jest istotne i wskazuje na stan istniejący na dzień bilansowy, należy ująć je w księgach i sprawozdaniu korygując odpowiednio zapisy i prezentacje danych. Jeśli zdarzenie zostanie rozpoznane po zatwierdzeniu sprawozdania i nie ma już możliwości wprowadzenia poprawek, trzeba je traktować jako błąd lat ubiegłych.

W przypadku gdy zdarzenie jest istotne, ale zaistniało po dniu bilansowym, należy je ujawnić w informacji dodatkowej sprawozdania finansowego. Jednocześnie zdarzenie to nie wpływa na dane liczbowe sprawozdania.

Drogowskazy i dobre praktyki

W praktyce rachunkowej i audytorskiej istnieje wiele zasad, wytycznych i standardów, które pomagają w ocenie i stosowaniu zasady istotności.

Drogowskazy i dobre praktyki:

• Jasne określenie progu istotności w polityce rachunkowości, które powinno być dostosowane do charakterystyki firmy.
• Regularne aktualizowanie polityki rachunkowości i weryfikacja kryteriów istotności; uwzględnianie zmian w działalności i otoczeniu rynkowym.
• Dokumentowanie decyzji dotyczących ustalania istotności i uzasadnianie przyjętych zasad, co pomaga w przyszłych audytach i kontrolach.
• Uwzględnienie kumulacji jednostkowo nieistotnych błędów i uproszczeń.
• Zachowanie równowagi między przejrzystością i czytelnością a szczegółowością prezentacji danych.

W środowisku księgowych i audytorów często spotykanym podejściem jest postępowanie zgodnie z przepisami, ale także kierowanie się zdrowym rozsądkiem i doświadczeniem zawodowym. Kluczowe jest, aby każdy przedsiębiorca i księgowy podchodził do oceny istotności w sposób świadomy i odpowiedzialny, a w razie wątpliwości korzystał z konsultacji z niezależnymi ekspertami.

Autor: Filip Morawski, Młodszy Specjalista ds. Sprawozdawczości, Aider Polska (MDDP Outsourcing)