Przedsiębiorcy nie będą mieli obowiązku archiwizacji zgłoszeń do ubezpieczeń [Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy]

• Uproszczenia dla firm. Co zakłada projekt UDER42 z 11 lipca 2025 r.?
• Koniec z papierową dokumentacją – co się zmieni dla przedsiębiorców
• Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

We wtorek, 15 lipca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (UDER42). Jest to projekt deregulacyjny. Chodzi o zmiany dotyczące przechowywania dokumentów.

Uproszczenia dla firm. Co zakłada projekt UDER42 z 11 lipca 2025 r.?

Projekt zakłada uchylenie w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, 620, 622, 769 i 820) art. 26 ust. 8. Stanowi on, że w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres pięciu lat.

Koniec z papierową dokumentacją – co się zmieni dla przedsiębiorców

Oznacza to, że zlikwidowany zostanie obowiązek przechowywania przez płatników składek zgłoszonych do ubezpieczeń. Obecnie w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania przez okres 5 lat zgłoszenia w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej.

W ocenie przedsiębiorców, powyższy obowiązek postrzegany jest jako nadmiarowy. W uzasadnieniu do projektu wskazywano, że zgłoszenia do ubezpieczeń widnieją w systemie zarówno po stronie ZUS, jak i po stronie płatnika. w związku z powyższym, nie ma potrzeby dokonywania dodatkowej archiwizacji.

Kiedy nowe przepisy wejdą w życie?

Jak wynika z danych ZUS, powyższe rozwiązanie będzie oddziaływać na 2 305 204 płatników składek. Za przygotowanie projektu odpowiedzialne było Ministerstwo rodziny, pracy i polityki społecznej. Osobą odpowiedzialną za projekt jest Podsekretarz Stanu dr hab. Sebastian Gajewski. Projekt zakłada wejście w życie planowanych rozwiązań po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.