Elektroniczny obieg umów – szybszy, prostszy, tańszy

Elektroniczny obieg umów – od akceptacji do rozliczenia

Zarządzanie umowami w modelu tradycyjnym jest skomplikowane, czasochłonne i podatne na błędy. Dokumenty muszą być przygotowywane i przesyłane ręcznie między działami, a każdy kolejny etap wymaga nadzoru i akceptacji. Dodatkowym problemem bywa rozproszona dokumentacja, manualne wprowadzanie danych, które zwiększa ryzyko pomyłek, a także koszty związane z przetwarzaniem czy magazynowaniem fizycznej dokumentacji.

Skutecznym sposobem na to, by uporządkować, przyspieszyć i zoptymalizować obieg umów w firmie, jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Rozwiązanie polega na wykorzystaniu dedykowanego narzędzia informatycznego, za pomocą którego poszczególne procesy zostają przeniesione do środowiska cyfrowego. W dobrze zaprojektowanym i wdrożonym systemie EOD elektroniczny obieg umów obejmuje cały cykl życia dokumentu – od wygenerowania z szablonu, przez akceptację, zbieranie podpisów i archiwizację, po działania wynikające z umowy, np. rozliczenie z wykonawcą. Oprogramowanie staje się wówczas praktycznym narzędziem do zarządzania procesem, a nie jedynie repozytorium plików.

Najważniejsze cechy elektronicznego obiegu umów

Wykorzystanie oprogramowania EOD w obiegu umów pozwala zautomatyzować wiele czynności, za których realizację w modelu tradycyjnym odpowiadają pracownicy. Mogą to być np. uzupełnianie danych, przekazywanie dokumentu do kolejnych osób czy kontrola zgodności z przyjętą ścieżką akceptacji. Takie rozwiązanie nie tylko przyspiesza realizację procesu, ale i minimalizuje liczbę oraz ryzyko błędów, ponieważ każda wersja umowy zostaje zapisana automatycznie i można ją porównać z poprzednimi. W nowoczesnych systemach EOD szczególnie praktyczne okazuje się wykorzystanie technologii OCR oraz AI, które samodzielnie rozpoznają dane na dokumencie i weryfikują ich poprawność.

Elektroniczny obieg umów to także pełna transparentność procesu obsługi. Użytkownik widzi, na jakim etapie znajduje się dokument, kto jest odpowiedzialny za jego akceptację lub weryfikację oraz ile czasu zajmuje realizacja poszczególnych kroków. W razie konieczności system wysyła stosowne powiadomienie. Ułatwia to bieżącą kontrolę oraz późniejsze audyty, ponieważ historia poszczególnych działań zostaje zapisana w jednym, łatwo dostępnym miejscu.

EOD ułatwia też podpisywanie dokumentów (np. podpisem elektronicznym) oraz działania następujące po ich zawarciu. Może też automatycznie uruchamiać kolejne zadania związane z np. z realizacją umowy lub rozliczeniami. Umowy są przechowywane w sposób uporządkowany i da się je łatwo wyszukać – w niektórych przypadkach również z poziomu aplikacji mobilnej. Taka funkcjonalność eliminuje problem rozproszonych archiwum czy utrudnionego dostępu, gdy umowy przechowywane są w formie fizycznej, np. w szafkach lub segregatorach.

Korzyści biznesowe

Z perspektywy organizacji wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w obiegu umów prawnych jest działaniem strategicznym w kontekście budowania oraz utrzymania rynkowej przewagi. Podstawowymi korzyściami wynikającymi z takiego rozwiązania są:

• przyspieszenie procesów operacyjnych,
• redukcja pracy manualnej,
• wzrost kontroli i audytowalności,
• transparentność obiegu umów,
• lepsze zarządzanie ryzykiem prawnym oraz biznesowym,
• optymalizacja kosztów.

Aby w pełni skorzystać z potencjału, jaki oferuje EOD, przedsiębiorstwo musi przede wszystkim świadomie określić swoje potrzeby i oczekiwania, a także w sposób kompleksowy podejść do wdrożenia – od etapu analizy aż po uruchomienie systemu.