Kategorie

Kontrola zarządcza w gminie w zakresie zamówień publicznych

Kontrola zarządcza w gminie w zakresie zamówień publicznych./ fot. Shutterstock
Kontrola zarządcza w gminie w zakresie zamówień publicznych./ fot. Shutterstock
Rolę zarządcy w gminie pełni wójt. Odpowiedzialny jest za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej oraz efektywnej kontroli zarządczej. Wójt jest odpowiedzialny za zaciąganie zobowiązań finansowych w ramach realizacji zamówień publicznych.

Do właściwości rady gminy należą wszystkie sprawy pozostające w zakresie działania gminy, o ile ustawy nie stanowią inaczej (zob. wyrok WSA w Olsztynie z 1 września 2009 r., sygn. akt II SA/Ol 607/09). Przyjmuje się więc, że ilekroć przepis przewiduje zadania wykonawcze dla gminy, to zadania takie należy przypisać wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta; dalej: wójt). To on jest bowiem organem wykonawczym gminy. Zadaniem organu wykonawczego gminy jest efektywne zarządzanie gminą. Chodzi tu przede wszystkim o dbanie o jej rozwój, wytyczanie nowych kierunków rozwoju oraz wykonywanie treści uchwał organu stanowiącego.

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa 2019

W zakresie dotyczącym zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu gminy, jednym z najważniejszych zadań jest określanie sposobu wykonywania uchwał rady gminy. Ogólnie rzecz ujmując, chodzi o:

  • wskazanie środków finansowych i rzeczowych koniecznych do wykonania uchwały,
  • ustalenie sposobu i harmonogramu realizacji uchwały,
  • wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie całości lub części zadań wynikających z uchwały.

Oznacza to, że do zadań wójta należy zdecydowanie, przez kogo, w jakich terminach, za pomocą jakich środków i w jakim trybie mają być zrealizowane zadania wynikające z uchwały (zob. wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28 stycznia 2010 r., sygn. akt II SA/Go 1011/09).

Rola wójta w funkcjonowaniu kontroli zarządczej

Reklama

Wójt odpowiada za funkcjonowanie kontroli zarządczej na poziomie gminy (art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: u.f.p.). Jego zadaniem jest więc zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez pojęcia "adekwatność", "skuteczność" i "efektywność". Podkreśla się jednak, że według zamierzeń ustawodawcy "adekwatna kontrola zarządcza" w jednostkach publicznych, które ją stosują, działa właśnie w sposób właściwy, skuteczny i efektywny.

Zobacz: Procedury podatkowe

Z kolei "skuteczność kontroli zarządczej" oznacza realizację założonych zadań i celów przy wykorzystaniu dostępnych zasobów. Inaczej mówiąc, działanie skuteczne to takie, które prowadzi do zamierzonego skutku. Miarą skuteczności jest tu tylko stopień zbliżenia się do celu. Nie bierze się pod uwagę kosztów osiągnięcia danego rezultatu.

"Kontrola efektywna" oznacza natomiast rezultat podjętych działań - opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów.

Zamówienia publiczne na poziomie gminy

Zamówienie publiczne to odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą. Jej przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Umowy o zamówienie publiczne są umowami cywilnoprawnymi. Oznacza to, że możliwość zaciągania zobowiązań w tym zakresie w imieniu gminy należy do wójta. W takim przypadku zastosowanie będzie miał art. 46 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.). Stanowi on, że oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa:

  • jednoosobowo wójt,
  • działający na podstawie upoważnienia wójta zastępca - samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą.
Reklama

Niemniej jednak, z uwagi na fakt, że zawarcie umowy w ramach zamówienia publicznego wiąże się z powstaniem zobowiązań pieniężnych, stosownie do ust. 2 art. 46 u.s.g., wymaga ono kontrasygnaty skarbnika gminy (głównego księgowego) lub osoby przez niego upoważnionej.

Udzielanie zamówień publicznych związane jest z rozdysponowaniem środków publicznych przez ich wydatkowanie. Należy więc pamiętać, że stosownie do art. 46 ust. 1 u.f.p. jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków. Tym samym kompetencje wójta w zakresie wydatkowania środków finansowych w ramach umów o zamówienie publiczne są w pełni uzależnione od uchwały rady gminy.

Jednym z ważnych obszarów, które powinny zostać objęte mechanizmami kontroli zarządczej, są właśnie zamówienia publiczne. Aby w gminie funkcjonował optymalny system zamówień publicznych, musi on uwzględniać następujące zagadnienia:

  • efektywny system planowania zamówień publicznych,
  • odpowiednio przygotowana merytorycznie i spełniająca wysokie standardy etyczne kadra zajmująca się przygotowaniem, przeprowadzaniem i realizacją zamówienia publicznego,
  • właściwe regulacje wewnętrzne w zakresie zamówień publicznych,
  • skuteczny system delegacji uprawnień i odpowiedzialności w zakresie zamówień publicznych.

Za właściwie funkcjonujący system zamówień publicznych w gminie odpowiedzialność ponosi wójt.

Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza zamawiający. Za samo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego (art. 18 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 1994 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp). Kierownikiem zamawiającego jest właśnie wójt. To on określa zatem zasady udzielania zamówień publicznych. Wójt może jednak delegować uprawnienia w tym obszarze (nawet czynności zastrzeżone wyłącznie dla niego) na niższe szczeble zarządzania. Wówczas za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiadać będą także inne osoby - w takim zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu (art. 4 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Delegowanie uprawnień w zakresie zamówień publicznych, co do zasady, nie zwalnia kierownika jednostki (wójta) z odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania kontroli zarządczej, jeżeli ma to wpływ na:

  • uszczuplenie wpływów należnych tej jednostce, Skarbowi Państwa lub jednostce samorządu terytorialnego,
  • udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych,
  • zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących formy pisemnej umowy, okresu, na który umowa może być zawarta, lub w przypadku wniesienia odwołania, terminu jej zawarcia,
  • niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
  • unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych określających przesłanki unieważnienia tego postępowania,
  • dokonanie, w zakresie gospodarki finansowej lub w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub przygotowaniu tego postępowania albo w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi, czynności naruszającej dyscyplinę finansów publicznych przez osobę nieupoważnioną do wykonania tej czynności,
  • działanie lub zaniechanie skutkujące zapłatą ze środków publicznych kary, grzywny lub opłaty stanowiącej sankcję finansową, do których stosuje się przepisy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Wiemy już, że przepisy u.f.p. nakładają na wójta obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w gminie. Przepisy nie określają jednak, w jaki sposób ma on zapewnić takie właściwe funkcjonowanie kontroli zarządczej. Nie obligują go również do ustalenia formalnych procedur.

W praktyce jedną z przyjętych form zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej według ustawowo określonych kryteriów jest regulamin kontroli zarządczej lub zarządzenie w sprawie wykonywania (funkcjonowania) kontroli zarządczej. Wprowadzenie takiego ujednoliconego i sformalizowanego dokumentu nie wyczerpuje jednak obowiązków wójta. Nie gwarantuje też adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli.

Można powiedzieć, że system kontroli zarządczej tworzą dokumenty funkcjonujące w danej jednostce i regulujące jej działanie (przepisy wewnętrzne). Chodzi w szczególności o:

  • instrukcje (obiegu dokumentów, inwentaryzacyjna),
  • zakresy czynności (obowiązków) pracowników,
  • regulaminy (np. udzielania zamówień publicznych),
  • zarządzenia.

Chodzi także o działania o charakterze nieformalnym - wynikające ze zwyczajów i kultury pracy przyjętej w jednostce.

Kontrola zarządcza w jednostce sektora finansów publicznych jest procesem dynamicznym. Jej ukierunkowanie na realizację celów i zadań będzie wymagało uwzględniania zmian w kontroli równolegle ze zmianami celów i zadań jednostki, a także priorytetów w kolejnych latach budżetowych. Przy konstruowaniu systemu kontroli zarządczej w jednostce uwzględnia się nie tylko powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz standardy kontroli zarządczej, lecz także odrębne warunki prawne, finansowe, organizacyjne i kadrowe oraz specyfikę, w jakiej funkcjonuje dana jednostka, samorząd, dział administracji rządowej.

Magdalena Bielikow-Kucharska

doktor nauk prawnych, audytor, wykładowca, ekspert w zakresie prawa zamówień publicznych i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Podstawy prawne

  • art. 69 ust. 1 pkt 2, art. 46 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1537)

  • art. 4 ust. 1 i 3, art. 18c ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. 2017 r. poz. 1311)

  • art. 15 ust. 1, art. 18 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579)

  • art. 30, art. 33, art. 46 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 446; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 935)

Poszerzaj swoją wiedzę korzystając z naszego programu >>
INFORLEX Sprawozdawczość Budżetowa – program dla księgowych jednostek budżetowych
INFORLEX Sprawozdawczość Budżetowa – program dla księgowych jednostek budżetowych
Tylko teraz
Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    25 lip 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Termin na wykonanie wydatków niewygasających

    Czy uchwała rady gminy może przedłużyć termin na wykonanie wydatków niewygasających wynikający z art. 263 uofp?

    Inwestycje w OZE - rozliczanie dotacji na gruncie VAT

    Opodatkowanie VAT dotacji, w tym w szczególności dotacji na finansowanie inwestycji w OZE, niezmiennie budzi wątpliwości. Organy podatkowe prezentują w tym zakresie stanowisko niekorzystne dla gmin, a sądy administracyjne nie prezentują w wydawanych orzeczeniach jednolitej linii orzeczniczej. Wątpliwości związane ze sposobem traktowania dotacji stały się powodem tego, że 16 kwietnia 2021 r. Naczelny Sąd Administracyjny zdecydował się wystąpić do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z pytaniem prejudycjalnym dotyczącym tej problematyki. Na wyrok TSUE przyjdzie poczekać zapewne co najmniej do 2023 r., jednak już teraz warto zwrócić uwagę na to, jakie może on pociągnąć za sobą konsekwencje.

    Terminowe rozliczanie sum depozytowych - procedura

    Rozliczanie sum depozytowych - jak to zrobić w terminie? Przedstawiamy instruktaż dla księgowych.

    Zmiany w zasadach wystawiania faktur w 2021 r.

    Zasady wystawiania faktur. Od 1 lipca 2021 r. obowiązują zmiany w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur. Nowości dotyczą uznania za fakturę biletów jednorazowych. Zniesiony został limit 50 km.

    W jaki sposób oblicza się termin 3 miesięcy zatrudnienia do celów PPK?

    Jeśli pracownik nie złoży deklaracji o nieprzystępowaniu do PPK, to w jakim terminie należy zawrzeć w jego imieniu umowę o prowadzenie PPK?

    Jak ująć w ewidencji księgowej częściowo umorzony, a następnie zwrócony do reklamacji środek trwały

    Środek trwały został zakupiony w 2019 r. i rozpoczęto jego umorzenie. Pod koniec 2019 r. został zareklamowany i w grudniu 2020 r. zwrócony do dostawcy, co potwierdzone jest fakturą korygującą na 100% jego wartości. Jak rozliczyć taką operację w księgach rachunkowych? W przypadku likwidacji środka trwałego jego wartość netto jest księgowana zapisem 800/011, a dotychczasowe umorzenie 071/011. W opisanym przypadku umorzenie z 2019 r. powinno być przeksięgowane na pozostałe przychody operacyjne (w 2020 r. odpisy nie były dokonywane).

    Reforma wynagrodzeń w administracji publicznej

    Reforma wynagrodzeń w administracji publicznej - wiceminister finansów Piotr Patkowski w trakcie posiedzenia prezydium Rady Dialogu Społecznego zadeklarował chęć rozmów o podwyżkach w budżetówce.

    Spółka komunalna ponosi opłatę za zajęcie pasa drogi

    Spółka ze 100-proc. udziałem gminy realizuje zadanie polegające na przebudowie wodociągu w pasie drogi gminnej. Czy w sytuacji, w której gmina jest właścicielem tego wodociągu, a spółka jest dzierżawcą, gmina powinna naliczyć wobec spółki opłatę za umieszczenie urządzeń wodociągowych w pasie drogowym? Czy spółka komunalna w ogóle jest zobowiązana do uzyskania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego?

    Jak windykować Dokument Obliczenia Opłaty

    Czy Dokument Obliczenia Opłaty, wystawiany na podstawie art. 40e ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne, może być windykowany, jeśli nie został opłacony? Czy bez okazania dowodu opłaty nie powinien był zostać wydany wnioskodawcy?

    Gmina nie może odstąpić od naliczenia opłaty prolongacyjnej

    Czy należy naliczyć opłatę prolongacyjną w okresie stanu pandemii, jeśli gmina nie podjęła uchwały o nienaliczaniu opłaty prolongacyjnej w okresie pandemii?

    Sprawozdania w II kwartale 2021 r. - terminy

    Sprawozdania w II kwartale 2021 r. - przedstawiamy terminy sprawozdań, które powinny złożyć w lipcu jednostki samorządu terytorialnego.

    Podwyżka dla lekarzy stażystów od 1 lipca 2021 r.

    Podwyżka dla lekarzy stażystów od 1 lipca 2021 r. O ile wzrosną wynagrodzenia młodych lekarzy?

    Aport wodociągu a opodatkowanie VAT

    Czy wniesienie aportem sieci kanalizacyjnych i wodociągowych w zamian za podwyższenie ilości udziałów gminy w spółce będzie podlegało opodatkowaniu, czy będzie korzystało ze zwolnienia od VAT z uwagi na to, że od momentu oddania do użytkowania do momentu wniesienia aportem minęły już 2 lata?

    Podwyższone koszty w czasie pracy zdalnej

    W związku z obowiązującymi obostrzeniami związanymi z epidemią COVID-19 część pracowników urzędu gminy świadczy pracę zdalnie. Niektórzy z nich mieszkają poza miejscowością, w której znajduje się urząd i stosowane są wobec nich podwyższone koszty uzyskania przychodów. Czy można je stosować także w okresie pracy zdalnej, gdy pracownicy nie dojeżdżają do pracy?

    Czy w roku 2021 wydatki bieżące mogą przewyższyć dochody bieżące

    Czy w roku 2021 obowiązuje przepis, na podstawie którego wydatki bieżące nie mogą być wyższe niż dochody bieżące, z wyłączeniem wydatków covidowych?

    Błąd w wykazaniu podatku na paragonie można skorygować

    Czy podatek wynikający z nieprawidłowego zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej (23% VAT zamiast ZW) należy odprowadzić do urzędu skarbowego?

    Czy pracownik samorządowy musi skorzystać z ciągłego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 dni

    Pracownik nie chce skorzystać z dwutygodniowego wypoczynku, mimo że zostało to określone w sporządzonym w styczniu planie urlopowym. Czym pracodawca powinien się podeprzeć, aby pracownik obowiązkowo skorzystał z urlopu w wyznaczonym terminie i we wskazanym wymiarze?

    Jak rozliczyć w księgach rachunkowych nadpłatę z tytułu użytkowania wieczystego

    Użytkownik wniósł opłatę z tytułu użytkowania wieczystego na rachunek bankowy powiatu w roku 2019. Powiat przekazał zebrane dochody odpowiednio: 75% udział Skarbu Państwa - urząd marszałkowski, 25% udział powiatu. W roku 2021 po weryfikacji dokumentów przez wydział geodezji wpłacona przez użytkownika kwota okazała się nadpłatą i podlega zwrotowi. Użytkownik wystąpił do powiatu o zwrot nadpłaconej kwoty. Czy prawidłowe jest występowanie do urzędu wojewódzkiego o zwrot przekazanej kwoty, czy należy pomniejszać o zwrot dochody zebrane przez powiat w 2021? Jak należy zaksięgować zwrot nadpłaty, w przypadku gdy kwota zostanie zwrócona do powiatu przez urząd wojewódzki w wysokości 75%? Z jakiego paragrafu należy zwrócić użytkownikowi 25% udziału powiatu, w przypadku gdy stanowił dochód w roku 2019? Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa na kontach w zaistniałej sytuacji?

    NFZ przyjmuje wnioski od aptek, które chcą przystąpić do programu szczepień

    Apteki - szczepienia na COVID-19. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Jak zgłosić aptekę do Narodowego Programu Szczepień? Na jakich zasadach szczepienia przeprowadzają farmaceuci?

    Powrót do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) 2022

    Stabilizująca reguła wydatkowa. Rząd przyjął projekt, który zakłada, że klauzula powrotu do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) zostanie wydłużona na rok 2022 r. - poinformował resort finansów.

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?