REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kontrola zarządcza w gminie w zakresie zamówień publicznych

Subskrybuj nas na Youtube
Kontrola zarządcza w gminie w zakresie zamówień publicznych./ fot. Shutterstock
Kontrola zarządcza w gminie w zakresie zamówień publicznych./ fot. Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Rolę zarządcy w gminie pełni wójt. Odpowiedzialny jest za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej oraz efektywnej kontroli zarządczej. Wójt jest odpowiedzialny za zaciąganie zobowiązań finansowych w ramach realizacji zamówień publicznych.

Do właściwości rady gminy należą wszystkie sprawy pozostające w zakresie działania gminy, o ile ustawy nie stanowią inaczej (zob. wyrok WSA w Olsztynie z 1 września 2009 r., sygn. akt II SA/Ol 607/09). Przyjmuje się więc, że ilekroć przepis przewiduje zadania wykonawcze dla gminy, to zadania takie należy przypisać wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta; dalej: wójt). To on jest bowiem organem wykonawczym gminy. Zadaniem organu wykonawczego gminy jest efektywne zarządzanie gminą. Chodzi tu przede wszystkim o dbanie o jej rozwój, wytyczanie nowych kierunków rozwoju oraz wykonywanie treści uchwał organu stanowiącego.

REKLAMA

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa 2019

W zakresie dotyczącym zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu gminy, jednym z najważniejszych zadań jest określanie sposobu wykonywania uchwał rady gminy. Ogólnie rzecz ujmując, chodzi o:

  • wskazanie środków finansowych i rzeczowych koniecznych do wykonania uchwały,
  • ustalenie sposobu i harmonogramu realizacji uchwały,
  • wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie całości lub części zadań wynikających z uchwały.

Oznacza to, że do zadań wójta należy zdecydowanie, przez kogo, w jakich terminach, za pomocą jakich środków i w jakim trybie mają być zrealizowane zadania wynikające z uchwały (zob. wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28 stycznia 2010 r., sygn. akt II SA/Go 1011/09).

Rola wójta w funkcjonowaniu kontroli zarządczej

REKLAMA

Wójt odpowiada za funkcjonowanie kontroli zarządczej na poziomie gminy (art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: u.f.p.). Jego zadaniem jest więc zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Przepisy nie precyzują, co należy rozumieć przez pojęcia "adekwatność", "skuteczność" i "efektywność". Podkreśla się jednak, że według zamierzeń ustawodawcy "adekwatna kontrola zarządcza" w jednostkach publicznych, które ją stosują, działa właśnie w sposób właściwy, skuteczny i efektywny.

Zobacz: Procedury podatkowe

Z kolei "skuteczność kontroli zarządczej" oznacza realizację założonych zadań i celów przy wykorzystaniu dostępnych zasobów. Inaczej mówiąc, działanie skuteczne to takie, które prowadzi do zamierzonego skutku. Miarą skuteczności jest tu tylko stopień zbliżenia się do celu. Nie bierze się pod uwagę kosztów osiągnięcia danego rezultatu.

"Kontrola efektywna" oznacza natomiast rezultat podjętych działań - opisany relacją uzyskanych efektów do poniesionych nakładów.

Zamówienia publiczne na poziomie gminy

Zamówienie publiczne to odpłatna umowa zawierana między zamawiającym a wykonawcą. Jej przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Umowy o zamówienie publiczne są umowami cywilnoprawnymi. Oznacza to, że możliwość zaciągania zobowiązań w tym zakresie w imieniu gminy należy do wójta. W takim przypadku zastosowanie będzie miał art. 46 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.). Stanowi on, że oświadczenie woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa:

  • jednoosobowo wójt,
  • działający na podstawie upoważnienia wójta zastępca - samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez wójta osobą.

Niemniej jednak, z uwagi na fakt, że zawarcie umowy w ramach zamówienia publicznego wiąże się z powstaniem zobowiązań pieniężnych, stosownie do ust. 2 art. 46 u.s.g., wymaga ono kontrasygnaty skarbnika gminy (głównego księgowego) lub osoby przez niego upoważnionej.

Udzielanie zamówień publicznych związane jest z rozdysponowaniem środków publicznych przez ich wydatkowanie. Należy więc pamiętać, że stosownie do art. 46 ust. 1 u.f.p. jednostki sektora finansów publicznych mogą zaciągać zobowiązania do sfinansowania w danym roku do wysokości wynikającej z planu wydatków. Tym samym kompetencje wójta w zakresie wydatkowania środków finansowych w ramach umów o zamówienie publiczne są w pełni uzależnione od uchwały rady gminy.

Jednym z ważnych obszarów, które powinny zostać objęte mechanizmami kontroli zarządczej, są właśnie zamówienia publiczne. Aby w gminie funkcjonował optymalny system zamówień publicznych, musi on uwzględniać następujące zagadnienia:

  • efektywny system planowania zamówień publicznych,
  • odpowiednio przygotowana merytorycznie i spełniająca wysokie standardy etyczne kadra zajmująca się przygotowaniem, przeprowadzaniem i realizacją zamówienia publicznego,
  • właściwe regulacje wewnętrzne w zakresie zamówień publicznych,
  • skuteczny system delegacji uprawnień i odpowiedzialności w zakresie zamówień publicznych.

Za właściwie funkcjonujący system zamówień publicznych w gminie odpowiedzialność ponosi wójt.

Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza zamawiający. Za samo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiada kierownik zamawiającego (art. 18 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 1994 r. - Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp). Kierownikiem zamawiającego jest właśnie wójt. To on określa zatem zasady udzielania zamówień publicznych. Wójt może jednak delegować uprawnienia w tym obszarze (nawet czynności zastrzeżone wyłącznie dla niego) na niższe szczeble zarządzania. Wówczas za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odpowiadać będą także inne osoby - w takim zakresie, w jakim powierzono im czynności w postępowaniu (art. 4 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).

Delegowanie uprawnień w zakresie zamówień publicznych, co do zasady, nie zwalnia kierownika jednostki (wójta) z odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania kontroli zarządczej, jeżeli ma to wpływ na:

  • uszczuplenie wpływów należnych tej jednostce, Skarbowi Państwa lub jednostce samorządu terytorialnego,
  • udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych,
  • zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy ramowej z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących formy pisemnej umowy, okresu, na który umowa może być zawarta, lub w przypadku wniesienia odwołania, terminu jej zawarcia,
  • niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych,
  • unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych określających przesłanki unieważnienia tego postępowania,
  • dokonanie, w zakresie gospodarki finansowej lub w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub przygotowaniu tego postępowania albo w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi, czynności naruszającej dyscyplinę finansów publicznych przez osobę nieupoważnioną do wykonania tej czynności,
  • działanie lub zaniechanie skutkujące zapłatą ze środków publicznych kary, grzywny lub opłaty stanowiącej sankcję finansową, do których stosuje się przepisy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Wiemy już, że przepisy u.f.p. nakładają na wójta obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w gminie. Przepisy nie określają jednak, w jaki sposób ma on zapewnić takie właściwe funkcjonowanie kontroli zarządczej. Nie obligują go również do ustalenia formalnych procedur.

W praktyce jedną z przyjętych form zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej według ustawowo określonych kryteriów jest regulamin kontroli zarządczej lub zarządzenie w sprawie wykonywania (funkcjonowania) kontroli zarządczej. Wprowadzenie takiego ujednoliconego i sformalizowanego dokumentu nie wyczerpuje jednak obowiązków wójta. Nie gwarantuje też adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli.

Można powiedzieć, że system kontroli zarządczej tworzą dokumenty funkcjonujące w danej jednostce i regulujące jej działanie (przepisy wewnętrzne). Chodzi w szczególności o:

  • instrukcje (obiegu dokumentów, inwentaryzacyjna),
  • zakresy czynności (obowiązków) pracowników,
  • regulaminy (np. udzielania zamówień publicznych),
  • zarządzenia.

Chodzi także o działania o charakterze nieformalnym - wynikające ze zwyczajów i kultury pracy przyjętej w jednostce.

Kontrola zarządcza w jednostce sektora finansów publicznych jest procesem dynamicznym. Jej ukierunkowanie na realizację celów i zadań będzie wymagało uwzględniania zmian w kontroli równolegle ze zmianami celów i zadań jednostki, a także priorytetów w kolejnych latach budżetowych. Przy konstruowaniu systemu kontroli zarządczej w jednostce uwzględnia się nie tylko powszechnie obowiązujące przepisy prawa oraz standardy kontroli zarządczej, lecz także odrębne warunki prawne, finansowe, organizacyjne i kadrowe oraz specyfikę, w jakiej funkcjonuje dana jednostka, samorząd, dział administracji rządowej.

Magdalena Bielikow-Kucharska

doktor nauk prawnych, audytor, wykładowca, ekspert w zakresie prawa zamówień publicznych i odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Podstawy prawne

  • art. 69 ust. 1 pkt 2, art. 46 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1870; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 1537)

  • art. 4 ust. 1 i 3, art. 18c ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (j.t. Dz.U. 2017 r. poz. 1311)

  • art. 15 ust. 1, art. 18 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579)

  • art. 30, art. 33, art. 46 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 446; ost. zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 935)

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Gazeta Samorządu i Administracji

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
IOD w wykazie stanowisk urzędniczych służby cywilnej?

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych po raz kolejny zaapelował o wyodrębnienie stanowiska Inspektora Ochrony Danych w wykazie stanowisk urzędniczych w służbie cywilnej. PUODO podkreśla, iż jest to kluczowe dla należytego wykonywania tej funkcji.

Ważne terminy w sprawozdawczości JST [III kwartał 2025]

Już w lipcu jednostki samorządowe czeka sporo obowiązków. Jakie sprawozdania trzeba złożyć? Jakie są najważniejsze terminy? Oto wykaz!

Czy zmiana normy dobowej pracownika wpływa na wymiar urlopu? [Przykład]

W trakcie roku kalendarzowego może zmienić się dobowa norma czasu pracy. Często dotyczy to pracowników, przedkładających orzeczenie o stopniu niepełnosprawności.

Kto w 2025 r. ma prawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego? [LISTA]

Standardowo pracownicy mogą skorzystać z puli 20 albo 26 dni urlopu w ciągu roku. Niektórym przysługuje urlop w dłuższym wymiarze. Co to za grupy? Na jakich zasadach przysługuje dodatkowy urlop w 2025 r.? Czy będą kolejne przywileje?

REKLAMA

Klasyfikacja budżetowa. Sporo zmian w 2025 i 2026 r. [PROJEKT]

Do uzgodnień i opiniowania został przekazany projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Nowe przepisy mają na celu dostosowanie istniejących podziałek do ostatnich zmian prawnych.

Czy świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom administracji i obsługi szkoły?

Świadczenie urlopowe przysługuje pracownikom zatrudnionym w szkole jako nauczyciele, wychowawcy i inni pracownicy pedagogiczni zatrudnieni w szkole publicznej. Co z pracownikami, niebędącymi pracownikami szkoły?

Nowe limity temperatur w pracy od 2027 roku. Co zmieni projekt rozporządzenia MRPiPS?

Od 1 stycznia 2027 r. pracodawców czekają nowe obowiązki w związku z temperaturą w miejscu pracy. Projekt rozporządzenia MRPiPS przewiduje wprowadzenie maksymalnych limitów temperatur zarówno w pomieszczeniach, jak i przy pracach na otwartej przestrzeni.

Likwidacja szkół a prawo nauczycieli do odprawy

Nadchodzi niż demograficzny, a wraz z nim problemy w systemie edukacji. Wiele placówek nie będzie mogło w przyszłym roku szkolnym kontynuować działalności, a inne będą musiały ograniczyć jej rozmiary. To oczywiście bezpośrednio wpłynie na sytuację nauczycieli.

REKLAMA

Pilotaż skróconego czasu pracy 2025. Można uzyskać do 1 mln zł wsparcia na wdrożenie w organizacji [Nabór wniosków od 14 sierpnia 2025]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło zasady udziału w pilotażu skróconego czasu pracy. Nabór wniosków rozpocznie się 14 sierpnia 2025 roku. Pracodawcy mogą uzyskać do 1 mln zł wsparcia.

Dzień Ojca 2025: Coraz więcej ojców korzysta z urlopów rodzicielskich i ojcowskich

Z okazji Dnia Ojca ( 23 czerwca) przypominamy, że tata – podobnie jak mama – ma prawo do urlopu po narodzinach dziecka. Ojcowie coraz chętniej korzystają z przysługujących im świadczeń: urlopu ojcowskiego, macierzyńskiego (po 14 tygodniach) i rodzicielskiego. Komu i kiedy przysługuje zasiłek? Ile trwa urlop?

REKLAMA