Publiczne otwarcie ofert w praktyce

Jak przeprowadzić w praktyce publiczne otwarcie ofert? Czy należy publicznie odczytać kto złożył ofertę wycofaną lub po terminie?

W postępowaniu o zamówienie publiczne otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. Jawność otwarcia ofert ma zabezpieczać przed możliwością dopuszczania do rozpatrywania przez zamawiających ofert złożonych po terminie lub zapoznawaniem się z treścią ofert przed ich otwarciem.

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa 2019

Złożenie w sposób skuteczny oferty powoduje, że na zamawiającym ciąży obowiązek dokonania jej otwarcia, zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych (dalej upzp) i podjęcia dalszych czynności. W przeciwnym razie zaniechanie czynności otwarcia skutkuje, wobec braku możliwości powtórzenia tej czynności, koniecznością unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 upzp.

W sprawie będącej przedmiotem wyroku KIO z 14 grudnia 2016 r., KIO 2303/16, pracownik zamawiającego dopuścił się błędu przy ocenie, czy oferta wykonawcy złożona 28 listopada 2016 r. o godz. 8.02 została wycofana wcześniejszym oświadczeniem dotyczącym faktycznie pierwszej oferty złożonej 21 listopada 2016 r. W efekcie oferta nie została otwarta i nie była przedmiotem oceny komisji przetargowej. Postępowanie zostało unieważnione, ponieważ nie było innych ofert. KIO stwierdziła, że zamawiający dopuścił się naruszenia upup, pomijając na sesji otwarcia ofert prawidłowo złożoną ofertę. Nie nakazała jednak dokonania czynności zaniechanej, uznając, że czynność otwarcia ofert jest czynnością jednorazową, faktyczną, której powtórzenie nie jest możliwe w innym dniu niż wskazany w ogłoszeniu o zamówieniu i SIWZ.

Jednym z kluczowych obowiązków zamawiającego wiążących się z otwarciem ofert jest podanie bezpośrednio przed otwarciem ofert kwoty, jaką zamierza zamawiający przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (tj. kwoty brutto).

Zobacz: Strony umowy

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 7 upzp ("uzupełniających"). Bezpośrednio przed otwarciem ofert odczytuje tylko kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia podstawowego. Nie ma obowiązku odczytania kwoty na zamówienia "uzupełniające".Takie stanowisko potwierdza zachowujący co do istoty aktualność m.in. wyrok KIO z 8 stycznia 2014 r. (KIO 2963/13), w którym wskazano, że tylko podanie pierwszej z tych kwot (tj. na zamówienie podstawowe) jest obowiązkowe w świetle art. 86 ust. 3 upzp, a podanie kwoty na zamówienia "uzupełniające" jest zbędne.

Podczas sesji otwarcia ofert zamawiający - stosownie do art. 86 ust. 4 upzp - podaje następujące informacje

• nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców,
• informacje dotyczące ceny,
• termin wykonania,
• okres gwarancji,
• warunki płatności.

Wskazany przepis w zakresie "informacji dotyczącej ceny" nie odnosi się wyłącznie do podanej ceny całkowitej oferty. Zdarza się bowiem, że podstawą oceny ofert w wyznaczonym kryterium najniższej ceny jest grupa cen jednostkowych w stosunku do wyodrębnionych elementów zamówienia.

Podkreślić należy, że co do sposobu działania w odniesieniu do ofert, które wpłyną po terminie lub zostaną wycofane zasadne jest korzystanie ze wskazówek wynikających z orzecznictwa KIO z uwagi na brak szczegółowych regulacji prawnych. Prezentowane jest w nim stanowisko, że zamawiający może otworzyć ofertę złożoną po terminie, ponieważ nie ma zakazu otwierania kopert z takimi ofertami (np. wyrok KIO z 22 listopada 2013 r., KIO 2462/12). Za spójną i logiczną uznaje się interpretację, że zgodnie z art. 86 upzp należy otworzyć wszystkie oferty, również ofertę złożoną po terminie, ponieważ nie jest możliwe powtórzenie czynności otwarcia ofert. W konsekwencji dopuszczalne jest odczytanie podczas otwarcia ofert informacji dotyczących m.in. nazwy, siedziby wykonawcy, który złożył ofertę uznaną przez zamawiającego za złożoną po terminie. Jednocześnie wskazuje się też, że brak jest przepisu nakazującego otwarcie oferty złożonej po terminie (np. wyrok KIO z 7 czerwca 2016 r., KIO 894/16).

W przypadku gdy oferty uznane za złożone w terminie są nieoznaczone konieczne wydaje się ich otworzenie, ponieważ aby móc je zwrócić, trzeba wiedzieć komu. Podobnie jest z nieoznaczonymi ofertami wycofanymi przed terminem składania ofert. Możliwość otwarcia takich ofert zachodzi dopiero w terminie określonym w SIWZ jako termin publicznego otwarcia, choć przepisy upzp tego także wprost nie regulują. Warto przy tym wskazać na wyrok KIO z 2 sierpnia 2016 r., KIO 1327/16, w którym uznano, że odczytanie podczas publicznego otwarcia ofert ceny oferty wycofanej, a otwieranej na sesji otwarcia (ze względu na brak oznaczenia) nie jest konieczne, ani uzasadnione. Wystarczające jest według KIO odczytanie nazwy wykonawcy i podanie informacji o wycofaniu oferty.

Na zamawiającym spoczywa także, na mocy art. 86 ust. 5 upzp, wymóg niezwłocznego po otwarciu ofert zamieszczenia na stronie internetowej informacji zawartych w ofertach dotyczących:

• kwoty, jaką zamierza zamawiający przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• firmy oraz adresy wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie,
• ceny,
• terminu wykonania,
• okresu gwarancji,
• warunków płatności.

Niezwłoczne zamieszczenie oznacza, że powinno to nastąpić w możliwie najkrótszym terminie od czynności otwarcia ofert, tj. najczęściej jeszcze w tym samym dniu.

W innych przypadkach, zamawiający powinien dysponować uzasadnieniem, że późniejsze zamieszczenie na stronie internetowej tych informacji nastąpiło z powodów obiektywnych, a informacje te zostały zamieszczone na tyle szybko, na ile było to możliwe.

Podstawa prawna

• art. 67 ust. 1 pkt 7, art. 86 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579)

ANDRZELA GAWROŃSKA-BARAN

doktor nauk prawnych, wieloletni praktyk zamówień publicznych, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, wykładowca na wyższych uczelniach i trener na szkoleniach, autor wielu artykułów i komentarzy z zakresu zamówień publicznych, radca prawny