Pomocnicze działania zakupowe

Możliwość powierzenia przez zamawiającego pomocniczych działań zakupowych własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej przewidziana jest w art. 15 ust. 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp). W przypadku powierzania tzw. pomocniczych działań zakupowych osobie trzeciej (np. kancelarii prawnej czy biuru consultingowemu) mamy do czynienia z zamówieniem publicznym w rozumieniu przepisów ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: upzp), jeżeli powierzenie następuje na podstawie umowy odpłatnej. Zamawiający powinien wówczas oszacować wartość zamówienia. Jeżeli jego wartość nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro, może udzielić zamówienia bez stosowania przepisów upzp. Po przekroczeniu tej kwoty trzeba będzie jednak zastosować odpowiednie przepisy o zamówieniach.

Zawiązanie natomiast współpracy z własną jednostką organizacyjną w zakresie pomocniczych działań zakupowych może nastąpić, co do zasady, np. na podstawie aktu administracyjnego, porozumienia. Jeżeli zatem pomocnicze działania zakupowe powierzane są w sposób inny niż na podstawie umowy o charakterze odpłatnym, nie podlega to regulacjom upzp.

Polecamy: Rachunkowość Budżetowa

Podmioty, którym powierza się pomocnicze działania zakupowe, działają jako pełnomocnicy zamawiającego. Stanowi o tym wprost art. 15 ust. 3 upzp. Oznacza to, że dokonywane przez nich czynności pociągają za sobą skutki bezpośrednie dla zamawiającego – o ile mieszczą się w granicach umocowania. Dlatego pełnomocnictwa powinny być udzielane w formie pisemnej i powinny mieć charakter rodzajowy (do dokonania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu, a więc czynności, które nie mają jedynie na celu zachowania status quo), albo charakter szczególny (tj. zawierać umocowanie do dokonania poszczególnej, ściśle określonej czynności). Zamawiający nie traci zatem w takim przypadku swojego statusu podmiotu zamawiającego.

Pomocnicze działania zakupowe polegają na zapewnieniu wsparcia dla działań zakupowych, w szczególności przez:

● zapewnienie infrastruktury technicznej umożliwiającej zamawiającemu udzielanie zamówień lub zawieranie umów ramowych. Taka infrastruktura to np. urządzenia pozwalające na ocenę przedłożonych w postępowaniu próbek, platformy do przeprowadzenia licytacji czy aukcji elektronicznej, a nawet odpowiednie narzędzia do komunikacji;

● doradztwo dotyczące przeprowadzania lub planowania postępowań o udzielenie zamówienia. Są to np. usługi doradcze dotyczące aspektów technicznych, społecznych, środowiskowych, opiniowanie projektów dokumentacji przetargowej, udział w dialogu technicznym, ocena poprawności czynności dokonywanych przez komisję przetargową;

● przygotowanie postępowań o udzielenie zamówienia i przeprowadzanie ich w imieniu i na rzecz zamawiającego. Do tych czynności należy m.in. wybór trybu udzielenia zamówienia, przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, ocena ofert czy wybór oferty najkorzystniejszej.

Katalog czynności mogących składać się na pomocnicze działania zakupowe jest tylko przykładowy. Świadczy o tym użyte sformułowanie „w szczególności”. Zamawiający może więc objąć pomocniczymi działaniami zakupowymi każdą czynność, która ma służyć mu do prawidłowego przeprowadzenia procesu zakupowego zmierzającego do nabycia określonych towarów, usług czy też robót budowlanych. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy zamawiający po raz pierwszy udziela zamówienia publicznego finansowanego ze źródeł „zewnętrznych” (np. środków unijnych), albo gdy przedmiotem zamówienia są inwestycje o dużym stopniu złożoności, a ocena ofert wymaga wiedzy specjalistycznej, wykraczającej poza własne możliwości organizacyjne i kadrowe.

ANDRZELA GAWROŃSKA-BARAN

doktor nauk prawnych, wieloletni praktyk zamówień publicznych, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych, wykładowca na wyższych uczelniach i trener na szkoleniach, autor wielu artykułów i komentarzy z zakresu zamówień publicznych, radca prawny

PODSTAWA PRAWNA

● art. 15 ust. 2–4 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164; ost.zm. Dz.U. z 2016 r. poz. 2260)