Kontrola zarządcza

O zakresie i terminie rozpoczęcia kontroli prezes izby lub osoba przez niego upoważniona powiadamia kierownika jednostki kontrolowanej, a w przypadku kontroli samorządowych jednostek organizacyjnych, w tym samorządowych osób prawnych oraz innych podmiotów, w zakresie wykorzystywania przez nie dotacji przyznawanych z budżetów jednostek samorządu terytorialnego - również właściwy organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego. Powiadomienia o terminie kontroli kompleksowej dokonuje się nie później niż na 7 dni przed jej rozpoczęciem.

Czym jest kontrola zarządcza? Kto odpowiada za jej funkcjonowanie? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu (wyrok z dnia 6 czerwca 2016 r.) stwierdził, że żądanie udostępnienia kserokopii operatu szacunkowego, jak również umowy z rzeczoznawcą majątkowym na jego wykonanie dotyczy informacji publicznych i podlega udostępnieniu w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej [dalej: u.d.i.p.].

W wyniku procesu zarządzania ryzykiem otrzymuje się na poziomie jednostki (jednostek) dokument zawierający informacje na temat wszystkich zidentyfikowanych ryzyk, ich oceny, funkcjonujących mechanizmów kontrolnych oraz projektowanych czynności kontrolnych wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich wdrożenie. Rejestr ryzyka jest dokumentem „żywym”, podlegającym stałym aktualizacjom.

Sporządzanie sprawozdań Rb-28/Rb-28S, Rb-50/Wydatki oraz Rb-Z na podstawie danych niepochodzących wprost z ksiąg rachunkowych dotyczy przede wszystkim danych na temat zobowiązań jednostek, w tym zobowiązań wymagalnych.

Koszty podróży służbowych pracowników jednostek sektora finansów publicznych obciążają pracodawców publicznych. W jednostkach samorządu terytorialnego mogą być ponadto finansowane wydatki związane z kosztami podróży służbowych członków organów stanowiących tych jednostek.

Precyzyjne i trafne ujęcie celu stawianego przed kontrolą zarządczą w JST wraz ze wskazaniem jej zakresu powinno służyć uporządkowaniu jednolitego rozumienia czym jest kontrola zarządcza i późniejszego stosowania się do przyjętych regulacji.

Wdrożenie systemu kontroli zarządczej według standardów opracowanych przez Ministerstwo Finansów wymaga rzetelnego podejścia pracowników sfery budżetowej do wyznaczenia horyzontu docelowego i pożądanego w pracy urzędnika narażonego na różne czynniki ryzyka. Opracowując materiał, stanowiący wytyczne do wdrożenia procedur zarządzania ryzykiem w jednostkach samorządu terytorialnego, należy wspomnieć, że od 2010 r. pojawiały się odmienne interpretacje i wytyczne w tym zakresie.

Fakt przeprowadzenia kontroli merytorycznej powinien być potwierdzony na dokumencie podpisem osoby, która ją wykonała.

Osoby zobowiązane do wykonania kontroli merytorycznej dowodów księgowych powinny udokumentować jej przeprowadzenie. W praktyce przyjęło się, że fakt ten dokumentuje się poprzez zamieszczenie na dowodzie tzw. opisu merytorycznego oraz złożenie podpisu osoby odpowiedzialnej za wykonanie kontroli z podaniem daty dokonania tej czynności.

Intencją ustawodawcy było stworzenie systemu kontroli powiązanego z realizacją celów (misją) jednostki. Stanowiło to novum w stosunku do poprzednio przyjętych rozwiązań. Z zapisów uzasadnienia do projektu wynika, że kontrola zarządcza jest w założeniu narzędziem obejmującym także zagadnienie formułowania celów i zadań, a następnie sprawdzenie ich realizacji, zgodnie z założonymi kryteriami. Wprowadzenie formalnego obowiązku wyznaczania celów i przygotowywania planów zadań, a także sporządzanie sprawozdań z wykonania tych planów jest warunkiem koniecznym do właściwego zarządzania jednostką – czyli w konsekwencji efektywnego wykorzystywania środków publicznych.

Cele i zarządzanie ryzykiem to kolejny obszar, który w praktyce sprawia najwięcej wątpliwości i niejasności. Z opisu obszaru wynika, że jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany.

Zgodnie z tym standardem, struktura organizacyjna jednostki powinna być dostosowana do aktualnych celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika.

Podstawowym problemem w działaniu systemu kontroli zarządczej jest, zdaniem NIK, brak właściwej i spójnej definicji celów i zadań oraz mierników monitorujących stopień ich osiągania, jak również nieprawidłowa metoda przeprowadzania analizy ryzyk związanych z osiąganiem wyznaczonych celów, w tym określenia akceptowanego poziomu zidentyfikowanych ryzyk.

Zdaniem NIK urzędnikom do tej pory nie udało się skutecznie wdrożyć nowej koncepcji zarządzania. Dlaczego tak się dzieje?

Druki ścisłego zarachowania w księgowości ze względu na to, że dają bezpośredni dostęp do składników majątkowych jednostki, powinny być przez cały okres posiadania ich przez jednostkę (od chwili zakupu, przez cały okres ich przechowywania, wykorzystywania przez bezpośrednich użytkowników, aż po zwrot kopii wykorzystanych formularzy i ich przechowywanie) objęte ścisłą kontrolą zużycia.

W każdej jednostce należącej do sektora publicznego powinien być zorganizowany system kontroli zarządczej, obejmujący ogół działań podejmowanych przez jednostkę dla zapewnienia realizacji celów i zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy (art. 68 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych; dalej: uofp).

RIO: Warunki i zakres kontroli

Kontrola zarządcza w administracji publicznej

Operat szacunkowy informacją publiczną

Zarządzanie rejestrem ryzyka

Sporządzanie sprawozdań na podstawie pozaksięgowych zbiorów (zestawień) danych

Nieprawidłowe finansowanie kosztów podróży służbowych

Określenie celu i zakresu kontroli zarządczej

Rola zarządzania ryzykiem w kontroli zarządczej

Podpis osoby upoważnionej do skontrolowania dokumentu księgowego pod względem merytorycznym

Sposób dokumentowania faktu dokonania kontroli merytorycznej

Ustawowa definicja kontroli zarządczej

Cele i zarządzanie ryzykiem

Struktura organizacyjna

NIK ocenia kontrolę zarządczą

Kontrola zarządcza w administracji publicznej wciąż nieskuteczna

Kontrola zużycia druków ścisłego zarachowania

Zadania kontroli zarządczej w zapobieganiu i wykrywaniu nadużyć