Podpis osoby upoważnionej do skontrolowania dokumentu księgowego pod względem merytorycznym

Złożenie podpisu oznacza, że:

• dokument został faktycznie skontrolowany pod wszystkimi wymaganymi aspektami kontroli,
• osoba kontrolująca dokument z pełną odpowiedzialnością potwierdza, że operacja gospodarcza została faktycznie wykonana, w jej opinii, w sposób zgodny z przepisami, prawidłowy, celowy i efektywny, a także, że została opisana w dokumencie źródłowym w sposób zgodny z faktycznym przebiegiem.

Podpis osoby upoważnionej na dowód skontrolowania dokumentu księgowego pod względem merytorycznym powinien umożliwiać pewne zidentyfikowanie tej osoby. W praktyce jednostek stosuje się:

1) podpisy skrócone (parafki),

2) podpisy pełne – z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego,

3) podpisy na pieczęciach imiennych (parafka na pieczęci zawierającej imię, nazwisko i stanowisko służbowe).

Zobacz również: Projekty budżetów i planów finansowych na rok 2016 powinny uwzględniać nowe podziałki klasyfikacji

Wyboru jednej z trzech podanych opcji powinien dokonać kierownik jednostki i odpowiednie postanowienia zawrzeć w dokumentacji wewnętrznej jednostki (w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych). Niezależnie od przyjętej wersji potwierdzenia podpis złożony na dokumencie księgowym na dowód jego skontrolowania powinien być zgodny z wzorem podpisu złożonym w karcie wzorów podpisów osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dokumentów księgowych. Główny księgowy, podczas przeprowadzania wstępnej kontroli dowodów księgowych, a także każdy inny pracownik, który wykonuje czynności związane z wypłatą gotówki lub obciążeniem rachunków bankowych jednostki (kasjer, wystawca poleceń przelewu, wystawca czeków rozrachunkowych), powinien sprawdzić, czy dokument źródłowy, na podstawie którego mają być wykonane operacje pieniężne, został odpowiednio skontrolowany pod względem merytorycznym. Nie wolno dokonać wypłat (przelewu) środków w sytuacji, gdy na dowodzie:

• nie ma podpisu na dowód przeprowadzenia kontroli merytorycznej,
• jest podpis, ale złożony przez osobę niewłaściwą lub złożony w taki sposób, że nie można z pewnością zidentyfikować osoby, która go złożyła, poprzez porównanie z kartą wzorów podpisów.

Dowody z takimi błędami należy zatrzymać, a sprawę zgłosić do bezpośredniego przełożonego (najczęściej jest to główny księgowy, w razie jego nieobecności – kierownik jednostki).

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa