Jak wyliczyć ryczałt za używanie prywatnych samochodów do celów służbowych

Zwolnienie dotyczące zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma obecnie zastosowanie, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W przypadku opisanym w pytaniu zasady zwrotu takich kosztów pracownikom Służby Leśnej przewiduje ustawa o lasach w art. 46a, natomiast zasady zwrotu, w tym limity ryczałtu, określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy Jednak z pytania wynika, że ryczałt został również przyznany pracownikowi Nadleśnictwa spoza Służby Leśnej, i to w wysokości przekraczającej limit określony w ww. rozporządzeniu. Oznacza to, że cała wartość przyznanego ryczałtu stanowi przychód tego pracownika podlegający opodatkowaniu, gdyż w odniesieniu do niego zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 23b updof nie ma zastosowania. Treść pytania sugeruje również, że pracownikowi temu obliczono i wypłacono ryczałt, biorąc pod uwagę błędnie przyznaną pracownikowi, zawyżoną liczbę kilometrów, zaś zaliczka na podatek wyliczana była od wartości ryczałtu obliczonego z uwzględnieniem limitu kilometrów wynikającego z przepisów rozporządzenia. Tym samym pracownikowi nie opodatkowywano "nadwyżki" otrzymanego ryczałtu dotyczącego 30 km miesięcznie.

Polecamy serwis: Kadry i płace

W konsekwencji Nadleśnictwo jako płatnik zaniżało dotychczas zaliczkę na podatek dochodowy od przychodu tego pracownika za poszczególne miesiące, co w razie kontroli fiskusa rodzi ryzyko przypisania Nadleśnictwu odpowiedzialności z art. 26a Ordynacji podatkowej. Jednym z możliwych rozwiązań tego problemu jest dopłacenie brakującej kwoty zaliczek za poszczególne miesiące, przy czym - jeśli wystąpiłaby konieczność zapłaty odsetek za zwłokę, to ponieważ do zaniżenia zaliczki doszło z przyczyn leżących po stronie Nadleśnictwa jako płatnika (w wyniku jego błędu), powinni je Państwo pokryć z własnych środków.

Niezapłacona w terminie zaliczka na podatek dochodowy jest bowiem zaległością podatkową, od której - co do zasady - naliczane są odsetki za zwłokę. W praktyce jednak odsetki trzeba byłoby zapłacić, jeśli ich kwota przekraczałaby trzykrotność kwoty dodatkowej za polecenie listu pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu odrębnych przepisów. Ponieważ obecnie wpłata zaliczek na podatek nie wiąże się ze złożeniem deklaracji, to w celu uniknięcia ryzyka poniesienia odpowiedzialności karnej skarbowej z art. 78 kks, konieczne byłoby złożenie dodatkowo tzw. czynnego żalu - z powołaniem się na art. 16 kks. Drugim z możliwych rozwiązań jest uznanie, że od początku został popełniony błąd w określeniu wysokości ryczałtu i że pracownik za te miesiące otrzymywał świadczenie nienależne, które Państwu zwróci - ale to rozwiązanie wymaga porozumienia z pracownikiem i jego zgody na dokonanie takiego zwrotu. Ponieważ z pytania wynika, że od "nadwyżki" stanowiącej nienależne świadczenie nie była pobrana zaliczka na podatek dochodowy.

Podstawa prawna:

Art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361)

Art. 78, art. 16 ustawy Kodeks Karny Skarbowy ( Dz. U. z 2013 r. poz. 186)

Anna Welsyng, radca prawny, doradca podatkowy

Zobacz również w INFORRB

Rozliczenie kosztów przejazdu służbowego prywatnym samochodem

Jak rozliczyć błędnie ustalony ryczałt za jazdy lokalne

Jak rozliczyć dojazd na lotnisko nauczyciela delegowanego za granicę