Jak weryfikować wnioski o wypłaty z funduszu socjalnego

PROBLEM: W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostki budżetowej jest zapis, że pracodawca może zażądać od wnioskodawcy udokumentowania otrzymywanych dochodów. Na tej podstawie chce przeprowadzić losowo weryfikację składanych wniosków, żądając przedstawienia do wglądu rocznego zeznania podatkowego (PIT potwierdzony w urzędzie) pracownika i jego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie. Brak udostępnienia dokumentu powodowałby zaliczenie pracownika do grupy osób z najwyższym dochodem. Działające w jednostce związki zawodowe sprzeciwiają się temu pomysłowi, zarzucając dyskryminację. Czy jednostka może zastosować taką procedurę, czy też zarzuty organizacji związkowej są słuszne?

PYTANIE: W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostki budżetowej jest zapis, że pracodawca może zażądać od wnioskodawcy udokumentowania otrzymywanych dochodów. Na tej podstawie chce przeprowadzić losowo weryfikację składanych wniosków, żądając przedstawienia do wglądu rocznego zeznania podatkowego (PIT potwierdzony w urzędzie) pracownika i jego członka rodziny pozostającego we wspólnym gospodarstwie. Brak udostępnienia dokumentu powodowałby zaliczenie pracownika do grupy osób z najwyższym dochodem. Działające w jednostce związki zawodowe sprzeciwiają się temu pomysłowi, zarzucając dyskryminację. Czy jednostka może zastosować taką procedurę, czy też zarzuty organizacji związkowej są słuszne?

ODPOWIEDŹ: Zastosowanie takiej procedury stałoby w sprzeczności z przepisami i tym samym mogłoby prowadzić do dyskryminacji. Jednostka budżetowa może żądać udokumentowania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ulgowych świadczeń, usług i dopłat finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Stąd też nie musi i nie może wprowadzać losowej weryfikacji składanych przez nie wniosków.

UZASADNIENIE: Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, a także przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Zapisy tego dokumentu ustala z zakładową organizacją związkową, a jeśli takiej u niego nie ma - z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS). Muszą one uwzględniać reguły dotyczące:

• uzależnienia przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat od tzw. kryterium socjalnego, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS,
• zbierania i przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych.

ZFŚS a przepisy o ochronie danych osobowych

Obowiązek umieszczenia w regulaminie i stosowania kryterium socjalnego istnieje od początku funkcjonowania ustawy o ZFŚS. Natomiast w zakresie danych osobowych - od 4 maja 2019 r., kiedy wszedł w życie art. 27 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Przepis ten dodał do art. 8 ustawy o ZFŚS ust. 1^a-1^d oraz zmodyfikował ust. 2.

Od 4 maja 2019 r. osoby uprawnione muszą udostępniać w formie oświadczeń swoje dane osobowe w celu otrzymania i ustalenia wysokości ulgowych usług, świadczeń i dopłat z ZFŚS, a pracodawca - chcąc je potwierdzić - może wymagać udokumentowania.

Przed 4 maja 2019 r. ustawa o ZFŚS nie zawierała regulacji o danych osobowych. Zasady ich gromadzenia i przetwarzania wynikały z orzecznictwa sądowego (m.in. wyrok SA w Szczecinie z 24 maja 2013 r., sygn. akt III AUa 18/13, i wyrok SN z 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 267/01) oraz interpretacji Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (obecnie: Urząd Ochrony Danych Osobowych - UODO). Pracodawca mógł korzystać z różnych metod zbierania informacji o sytuacji osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS, np. z przedkładanych dokumentów czy rozmów. Obecnie może to czynić zwłaszcza na podstawie oświadczeń́ i zaświadczeń́ o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1^a zd. 3 ustawy o ZFŚS). Jeśli wśród przekazanych danych będą dane wrażliwe, wówczas do ich przetwarzania należy na piśmie upoważnić konkretne osoby i zobowiązać je do zachowania tajemnicy (art. 8 ust. 1^b ustawy o ZFŚS). Z zestawu danych zamieszczonych w tym przepisie dla rozdzielania środków z ZFŚS będą mieć głównie znaczenie informacje o zdrowiu.

Jeśli na życzenie pracodawcy osoba uprawniona przedstawi poświadczone urzędowo roczne rozliczenie podatkowe PIT, pracodawca może jedynie mieć do niego wgląd.

Stanowisko UODO w sprawie oceny sytuacji socjalnej pracownika

W stanowisku UODO z 29 maja 2019 r. urząd uznał, że do oceny spełniania kryterium socjalnego pracodawca musi poznać sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Niemniej nie może to prowadzić do gromadzenia danych w szerszym zakresie, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim są pozyskiwane. A tak mogłoby być przy PIT współmałżonka, ponieważ są tu m.in. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.

UODO przypomniał ponadto, że: (…) Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. (…)

W świetle tego należy uznać, że gdyby Czytelnik wprowadził losową weryfikację wniosków o ulgowe usługi, świadczenia i dopłaty z ZFŚS, to nie spełniałaby one warunku dotyczącego oceny kryterium socjalnego. O takiej ocenie nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z ZFŚS osoby, a do tego konieczne są dokumenty, np. oświadczenia pracowników o liczbie osób na utrzymaniu i dochodzie na członka rodziny (m.in. wyrok SA w Białymstoku z 28 marca 2017 r., sygn. akt III AUa 874/16).

W tym kontekście słuszne są zarzuty związków zawodowych działających w jednostce budżetowej o potencjalnym naruszeniu zasady niedyskryminacji. Osoby uprawnione (pracownicy) wylosowane do weryfikacji mogłyby się poczuć dyskryminowane, skoro wszyscy uprawnieni mają odpowiadać kryterium socjalnemu, a tylko one muszą udokumentować przekazane przez siebie dane (por. art. 11³ i art. 18^3a ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy).

PODSTAWY PRAWNE

• art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352)

• art. 27, art. 173 ustawy z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. z 2019 r. poz. 730)

©℗

Jadwiga Sztabińska

- prawnik specjalizujący się w prawie pracy, w tym z zakresu sfery budżetowej