Wzrost odpisu na ZFŚS od 1 sierpnia 2019 r. - pięć kroków, jak wyliczyć wyrównanie

Zakres zmian

Z dniem 23 października 2019 r. weszła w życie ustawa z 11 września 2019 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2019, ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz ustawy o Karcie Dużej Rodziny - dalej: ustawa zmieniająca (Dz.U. z 2019 r. poz. 1907). Wprowadziła ona szczególne unormowania w zakresie wysokości środków przeznaczonych na działalność socjalną przez pracodawców sektora publicznego i prywatnego. Unormowania te obowiązują tylko w 2019 r.

Nowelizacja dotycząca ustawy o ZFŚS wprowadziła obowiązek naliczenia i przekazania na rachunek bankowy ZFŚS zwiększonych kwot odpisów na 2019 r. przez wszystkich pracodawców tworzących fundusz na podstawie ustawy o ZFŚS.

Nowelizacja ta nie dotyczy funduszy tworzonych na zasadach szczególnych z innych ustaw.

Nowelizacja nie dotyczy nauczycieli i emerytowanych nauczycieli, zatrudnionych w szkołach i innych placówkach publicznych. Zasady tworzenia ich ZFŚS są ustalone w Karcie Nauczyciela. Dlatego w jednostkach budżetowych należących do systemu oświaty:

• odpisy na ZFŚS dla nauczycieli oraz nauczycieli emerytów i rencistów pozostaną takie same w całym 2019 r.,

• zmianie ulegną odpisy na ZFŚS dla pracowników administracyjnych i obsługi, a także dla emerytów i rencistów zatrudnionych przed przejściem na te świadczenia na tych stanowiskach.

Ponadto zwiększeniu uległa wysokość środków przeznaczonych w budżecie państwa za okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r. na odpisy na fundusze socjalne, finansowane bezpośrednio z tego budżetu:

• żołnierzy zawodowych i ich rodzin (do 0,6% środków zaplanowanych w ustawie budżetowej na 2014 r. na emerytury i renty),
• funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (do 0,5% środków zaplanowanych w ustawie budżetowej na 2014 r. na emerytury i renty).

Omawianą ustawą zwiększono również maksymalny limit wydatków budżetu państwa na realizację działań przewidzianych w Karcie Dużej Rodziny. Środki na ten cel zostały zapewnione przez wykorzystanie rezerwy celowej.

Polecamy: INFORLEX Administracja

Co zmiany przepisów oznaczają dla jednostek

1. Jednostki organizacyjne tworzące obowiązkowo ZFŚS na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS muszą skorygować, zgodnie z nowelizacją, wielkość planowanych odpisów na ZFŚS za okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r. Są to wszystkie państwowe i samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, jak również jednostki działające w innych formach organizacyjno-prawnych, które postanowiły o tworzeniu funduszu na zasadach ustalonych w ustawie o ZFŚS.

2. Trzeba przeliczyć odpis na ZFŚS według nowego wskaźnika. W 2019 r. przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej zostało przyjęte w wysokości przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r. (art. 5h ustawy o ZFŚS). Dotychczas raz ustalona na dany rok kwota wynagrodzenia przeciętnego była niezmienna przez cały ten rok. W tym roku jest inaczej. Przepisami zawartymi w art. 2 ustawy zmieniającej wprowadzono dwie kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, obowiązujące przy naliczaniu odpisów na ZFŚS w 2019 r.:

• od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r. - przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2013 r., które wynosi 3278,14 zł (odpis podstawowy: 3278,14 zł × 37,5% = 1229,30 zł),
• od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r. - przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2014 r., które wynosi 3389,90 zł (odpis podstawowy: 3389,90 zł × 37,5% = 1271,21 zł).

Mają one zastosowanie do wyliczenia kwot odpisów podstawowych i fakultatywnych. Ich wielkość przedstawia tabela.

Tabela. Wysokość odpisu podstawowego na 2019 r. po zmianach wynikających z nowelizacji ustawy o ZFŚS

(wyliczona dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy)

Kategoria osób, za które nalicza się odpis	Wskaźnik (%)	Wysokość odpisu na 1 zatrudnionego w okresie od 1 stycznia do 31 lipca 2019 r.	Wysokość odpisu na 1 zatrudnionego w okresie od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.	Łączna kwota odpisu na 2019 r.	Różnica do przekazania za okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r.
1. Odpisy obligatoryjne
Pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach pracy	37,5%	1229,30 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy = 717,09 zł	1271,21 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 529,67 zł	1246,76 zł	17,46 zł
Pracownicy młodociani - w pierwszym roku nauki	5%	163,91 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy = 95,61 zł	169,49 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 70,62 zł	166,23 zł	2,32 zł
Pracownicy młodociani - w drugim roku nauki	6%	196,69 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy =114,74 zł	203,39 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 84,75 zł	199,49 zł	2,80 zł
Pracownicy młodociani - w trzecim roku nauki	7%	229,47 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy = 133,86 zł	237,29 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 98,87 zł	232,73 zł	3,26 zł
Pracownicy wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze	50%	1639,07 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy = 956,12 zł	1694,95 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 706,23 zł	1 662,35 zł	23,28 zł
2. Fakultatywne zwiększenia odpisów i funduszu
Zwiększenie odpisu podstawowego dla osób niepełnosprawnych	6,25%	204,88 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy = 119,51 zł	211,87 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 88,28 zł	207,79 zł	2,91 zł
Zwiększenie odpisu na rencistów i emerytów	6,25%	204,88 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy = 119,51 zł	211,87 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 88,28 zł	207,79 zł	2,91 zł
Zwiększenie odpisu na każdą zatrudnioną osobę z tytułu utworzenia żłobka lub klubu dziecięcego	7,50%	245,86 zł : 12 miesięcy × 7 miesięcy = 143,42 zł	254,24 zł : 12 miesięcy × 5 miesięcy = 105,93 zł	249,35 zł	3,49 zł

3. Aby ustalić kwotę odpisu na ZFŚS do przelewu, należy wziąć pod uwagę planowaną przeciętną liczbę zatrudnionych. Na koniec roku liczbę tę trzeba będzie skorygować do faktycznej liczby zatrudnionych. Ustawa nowelizująca zmieniła tylko kwoty bazowe do wyliczenia wielkości odpisów. Nie zmieniła zasad naliczania odpisów zawartych w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS.

Jak po zmianach naliczyć korektę planowanego odpisu na ZFŚS pracownika, który od 1 października przeszedł na emeryturę? Ująć go jako pracownika czy jako emeryta?

W wyliczeniach do korekty po zmianie przepisów należy uwzględnić:

• planowaną na początku roku przeciętną liczbę pracowników,

• ustaloną przez pracodawcę liczbę emerytów objętych opieką socjalną w 2019 r.

Według tych obliczeń środki należy przekazać do 31 października 2019 r. Następnie na 31 grudnia 2019 r. trzeba skorygować przeciętną planowaną liczbę zatrudnionych w 2019 r. do liczby faktycznej. Robi się to, dodając przeciętne liczby zatrudnionych (w przeliczeniu na pełne etaty) w poszczególnych miesiącach 2019 r. i dzieląc uzyskany wynik przez 12.

Rozporządzenie w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych nie przewiduje korygowania planowanej liczby emerytów i rencistów objętych opieką socjalną na koniec roku do liczby faktycznej. W tym zakresie nie wprowadza się więc żadnych dodatkowych przeliczeń i korekt środków.

4. Zgodnie z przepisami przejściowymi do 31 października 2019 r. trzeba przekazać na rachunek bankowy ZFŚS wyrównanie kwoty odpisów naliczonych na 2019 r. do kwoty wyliczonej zgodnie z nową wysokością odpisu podstawowego za okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2019 r. Dotyczy to wszystkich odpisów - zarówno obligatoryjnych, jak i fakultatywnych, jeśli jednostka je stosuje.

Dodatkowo, jeśli w planach finansowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych nie ma wystarczających środków na pokrycie wzrostu wydatków (kosztów) z tytułu zwiększonych odpisów na ZFŚS przed 31 października 2019 r., należy zmienić te plany. Trzeba zwiększyć środki w paragrafie 444. Wiąże się to także z korektą zaangażowania wydatków na koncie 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego".

W jednostkach tych obowiązuje planowanie wydatków (kosztów). Wydatki mogą być ponoszone wyłącznie w granicach zaplanowanych limitów, z uwzględnieniem prawidłowo wprowadzonych do planów finansowych zmian w toku ich wykonywania (art. 11 ust. 3, art. 15 ust. 2, art. 52 ust. 2 pkt 2 uofp). Nieprzestrzeganie tych zasad stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych z art. 11 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Może być za to pociągnięty do odpowiedzialności kierownik jednostki (z art. 11 ust. 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych) i/lub główny księgowy (z art. 18b pkt 1 ww. ustawy).

Ponieważ nowelizacja ustawy o ZFŚS została opublikowana 8 października 2019 r., nakazując jednostkom skorygowanie kwot odpisów i przekazanie środków z tego tytułu na rachunki bankowe ZFŚS do 31 października 2019 r., jednostki mogą nie mieć wystarczająco dużo czasu, aby to zrobić zgodnie z przepisami. Problemem może być zarówno skorygowanie planów finansowych w odpowiednim trybie, jak i wygospodarowanie środków potrzebnych na wydatki z tego tytułu. W razie naruszenia przepisów w tym zakresie jednostki powinny wiedzieć, że od poniesienia odpowiedzialności można się uwolnić na dwa sposoby.

Sposób 1

Jeśli kwota wydatkowana ponad limit określony w planie finansowym nie przekroczy w ciągu 2019 r. tzw. kwoty minimalnej, nie będzie to stanowiło naruszenia dyscypliny finansów publicznych (art. 26 ust. 1 ustawy o dyscyplinie finansów publicznych). Kwotą minimalną jest kwota przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim, ogłoszonego przez Prezesa GUS zgodnie z art. 5 ust. 7 ustawy o ZFŚS. W 2019 r. wynosi ona 3278,14 zł (w związku z art. 5h ustawy o ZFŚS). Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że jeśli w jednostce w ciągu 2019 r. doszło także do innych przekroczeń planu wydatków, to do naruszenia nie dojdzie, jeżeli suma tych przekroczeń nie przewyższy kwoty minimalnej.

Sposób 2

Należy dowieść, że kierownik jednostki i główny księgowy nie ponoszą winy za naruszenie przepisów. Trzeba zatem wykazać, że wzorcowy kierownik jednostki i główny księgowy, w okolicznościach, jakie towarzyszyły naruszeniu, też nie mieliby możliwości zachować się tak, aby do niego nie doszło.

W budżecie JST nie wprowadzono zmian na czas. W związku z tym zmiany nie zostały wprowadzone także do planów finansowych jednostek budżetowych. Jednostki mimo braku środków w swoich planach finansowych miały pieniądze na pokrycie zwiększonych odpisów. A zatem przekazały środki na rachunek ZFŚS w terminie nakazanym ustawą zmieniającą.

Za takie działania kierowników jednostek i głównych księgowych nie można karać. Występuje tu nierozstrzygalny konflikt między dwiema normami prawnymi:

• zakazem wydatkowania środków bez planu,

• nakazem przekazania kwot z tytułu zwiększenia odpisów na wyodrębnione rachunki bankowe (co stanowi dokonanie wydatku) w ustalonym ustawowo terminie.

Naruszenie dyscypliny finansów publicznych dotyczy wydatkowania środków ponad kwoty limitów ustalonych w planie finansowym. Za nieprzestrzeganie obowiązków określonych w ustawie o ZFŚS kierownik jednostki może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej (art. 12a ww. ustawy). Tu także musi wykazać, że nie ponosi winy.

Jednostka budżetowa nie otrzymała środków z budżetu w takim czasie, aby móc terminowo dokonać wydatków z tytułu odpisów uzupełniających na ZFŚS. A zatem nie miała innej możliwości ich pokrycia.

Jednostka ta (kierownik oraz główny księgowy), aby uwolnić się od odpowiedzialności, musi udowodnić, że nie otrzymała środków nie ze swojej winy. Czyli wnioskowała w terminie o ich przekazanie z budżetu JST, ale ich nie otrzymała z przyczyn niezależnych od siebie. Jednostki budżetowe pokrywają swoje wydatki z odpowiedniego budżetu (art. 11 ust. 1 uofp). Nie mogą zaciągać kredytów ani pożyczek. Nie mogą ich też pokryć z pobieranych dochodów.

5. Dodatkowe środki na koncie ZFŚS można przeznaczyć na różną działalność socjalną. Ustawa zmieniająca nie wprowadziła żadnych szczególnych rozwiązań w zakresie wydatkowania środków z tytułu zwiększonych odpisów. Jednostki mogą je przeznaczać zarówno na dodatkowe świadczenia, jak i na zwiększenie kwot wypłacanych świadczeń. Zależy to od postanowień regulaminu korzystania z ZFŚS w danym zakładzie pracy. Mogą także pozostać niewykorzystane i przejść na 2020 r.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli