Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników – stanowisko Ministerstwa Pracy

Przypomnijmy, że od 16 lipca 2010 r. obowiązują art. 103¹–103⁶ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.), które określają ramy prawne podnoszenia kwalifikacji przez pracowników. W piśmie Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Prawa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie nowych zasad podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (www.mpips.gov.pl – bez numeru) wyjaśniono przynajmniej część wątpliwości i obaw pracodawców. Istotne jest zwłaszcza stanowisko MPiPS w sprawie:

● definicji podnoszenia kwalifikacji,

● znaczenia prawnego zgody pracodawcy na edukację pracownika,

● sposobu obliczenia tzw. wynagrodzenia szkoleniowego,

● egzaminów zdawanych przez pracownika, dających prawo do urlopu szkoleniowego.

Zakres definicji „podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika”

Nowy art. 103¹ § 1 k.p. stanowi, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Tak ogólna definicja rodzi niebezpieczeństwo, że za podnoszenie kwalifikacji zostaną uznane te rodzaje wiedzy zdobywanej przez pracownika (przy akceptacji pracodawcy), które nie mają nic wspólnego z potrzebami pracodawcy. Takie rozumienie nowych przepisów oznaczałoby dla pracodawcy ryzyko wypłacania tzw. wynagrodzenia szkoleniowego za edukację pracownika, która pracodawcy jest zbędna. MPiPS uważa, że podnoszenie kwalifikacji dotyczy tylko wiedzy wymaganej do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

INTERPRETACJE

(...) nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczą przede wszystkim podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach pracy aktualnie wykonywanej przez pracownika, ale również będą mogły mieć zastosowanie w przypadku, gdy planowany jest awans pracownika lub też pracodawca zamierza zaproponować mu inne warunki pracy, np. pracę na innym stanowisku, ze względu na zmianę profilu działalności firmy.

W celu uzasadnienia takiego poglądu MPiPS powołało m.in. art. 102 k.p. Przepis ten stanowi, że kwalifikacje zawodowe pracowników, wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, mogą być ustalane w przepisach prawa pracy przewidzianych w art. 77¹–77³ k.p. – w zakresie nieuregulowanym w przepisach szczególnych.

INTERPRETACJE

Jeżeli pracownik wyrazi wolę zdobywania lub uzupełniania wiedzy i umiejętności nie stanowiących, w ocenie pracodawcy, podnoszenia kwalifikacji zawodowych (np. wiedza ogólna pracownika lub związana z hobby pracownika) – to w takim przypadku pracodawca nie będzie zobowiązany do udzielenia żadnego ze świadczeń, przewidzianych dla pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe. Natomiast będzie on mógł dobrowolnie przyznać takiemu pracownikowi urlop bezpłatny lub niepłatne zwolnienie z całości lub części dnia pracy, w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym z pracownikiem. (art. 103⁶ k.p.)

Nie ma obowiązku pisemnego wyrażania zgody przez pracodawcę

Kwestia wyrażenia zgody stanowi pewnego rodzaju „pułapkę” dla pracodawców, którzy nie dochowają należytej staranności w stosowaniu nowych przepisów k.p. Pułapka polega na tym, że zgody na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika pracodawca nie musi udzielić pisemnie.

INTERPRETACJE

Nowe przepisy Kodeksu pracy nie definiują określenia „za zgodą pracodawcy”. Zatem, poprzez art. 300 k.p., w tej kwestii należy odwołać się do odpowiednich przepisów prawa cywilnego. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Jak wyżej wskazano – zgodę swą pracodawca uzewnętrznia w umowie szkoleniowej, bowiem co do zasady, jest obowiązany ją zawrzeć. W przypadku, gdy nie ma obowiązku zawarcia umowy szkoleniowej, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody przez pracodawcę na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych – decydować będzie jego zachowanie wobec pracownika. W świetle art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p. – udzielenie pracownikowi przez pracodawcę świadczenia należnego pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe (np. udzielenie urlopu szkoleniowego) lub przyznanie świadczenia fakultatywnego (np. pokrycie opłat za przejazd), może być ocenione jako faktyczne wyrażenie przez pracodawcę zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika.

Ze stanowiska MPiPS wynika, że jeżeli dojdzie do sporu o wypłatę wynagrodzenia szkoleniowego między pracodawcą a pracownikiem, pracownik może dowodzić przed sądem wszelkimi sposobami, że miał zgodę pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji. Jak pracodawcy mogą się przed tym zabezpieczyć? Jedną z metod jest dostosowanie zasad obiegu dokumentów do nowych przepisów k.p. Takim podstawowym dokumentem, który warto stosować, może być np. „wniosek pracownika o wyrażenie zgody na podnoszenie kwalifikacji”. Dokument ten rozpoczynałby staranie się pracownika o uzyskanie zgody pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji. Taki wniosek nie jest wymagany przez przepisy k.p., ale wraz z pisemną odpowiedzią pracodawcy ułatwia ustalenie, czy pracodawca rzeczywiście wyraził zgodę na podnoszenie kwalifikacji, czy też jej odmówił.

Warto też ująć zasady wyrażania zgody na podnoszenie kwalifikacji w regulaminie pracy. Ta szczególna staranność w dokumentowaniu procesu wyrażania zgody na podnoszenie kwalifikacji wynika z tego, że przepisy k.c. pozwalają uznać wiele zachowań pracodawcy za wyrażenie zgody na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji, pomimo braku odpowiedniego dokumentu.

ZAPAMIĘTAJ!

Pracodawca nie ma obowiązku zawierać umowy szkoleniowej, gdy nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Zakres obligatoryjnych uprawnień pracownika

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą przysługują z mocy prawa:

1) płatne zwolnienie z całości lub części dnia pracy – takie zwolnienie przysługuje pracownikowi na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania,

2) płatny urlop szkoleniowy.

Urlop szkoleniowy przysługuje na niektóre egzaminy kończące podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Wymiar urlopu szkoleniowego wynosi:

● 6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego, do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,

● 21 dni w ostatnim roku studiów – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Wymiar i zasady przyznawania tych świadczeń są takie same – bez względu na to, czy podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika odbywa się z inicjatywy pracodawcy czy za zgodą pracodawcy.

INTERPRETACJE

Prawo do urlopu szkoleniowego nie zależy od tego, czy kwalifikacje zawodowe są podnoszone w formach szkolnych czy pozaszkolnych, w systemie stacjonarnym czy niestacjonarnym; nowe przepisy nie wprowadzają takich podziałów. Urlopu szkoleniowego pracodawca jest zobowiązany udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 103² § 2 k.p.).

Czytaj także: Podnoszenie kwalifikacji, urlopy szkoleniowe - nowe zasady>>

Zasady zapłaty za okresy niewykonywania pracy

Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na zajęcia oraz na czas ich trwania – pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

INTERPRETACJE

Do ustalenia jego wysokości zastosowanie ma § 5 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 z pózn. zm.), w myśl którego przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.

Rodzaje egzaminów uprawniających do urlopu szkoleniowego

Wymienione egzaminy nie mają swojej definicji w przepisach k.p. Jak rozpoznać, który egzamin daje pracownikowi prawo do urlopu szkoleniowego? Zdaniem MPiPS, o zakwalifikowaniu danego egzaminu do określonej grupy egzaminów końcowych, na które przysługuje urlop szkoleniowy, decyduje przepis rangi ustawowej lub przepis wydany na podstawie ustawy (akt wykonawczy). MPiPS wskazało tu na ustawę z 7 września 1991 r. o systemie oświaty. Najwięcej problemów interpretacyjnych sprawia ocena, który egzamin potwierdza kwalifikacje zawodowe. Według przepisów ustawy o systemie oświaty jest to egzamin zdawany w celu uzyskania dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe po ukończeniu m.in. zasadniczej szkoły zawodowej, czteroletniego technikum oraz trzyletniego technikum dla absolwentów zasadniczej szkoły zawodowej (art. 9 ust. 1 pkt 3 lit. a, d, f–h ustawy o systemie oświaty).

INTERPRETACJE

Za taki egzamin należy uznać również egzamin kwalifikacyjny, o którym mowa w § 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz.U. Nr 31, poz. 216), umożliwiający ocenę poziomu opanowania wiadomości i umiejętności z zakresu zawodu występującego w klasyfikacji zawodów szkolnictwa zawodowego, przewidzianego do kształcenia w zasadniczej szkole zawodowej, którego zdanie umożliwia uzyskanie tytułu zawodowego. Uprawnienie do urlopu szkoleniowego na udział w egzaminie potwierdzającym kwalifikacje zawodowe może przysługiwać również, gdy inne przepisy tak określają warunki potwierdzania kwalifikacji zawodowych. Urlop szkoleniowy nie przysługuje natomiast, jeżeli przepisy nie wiążą z ukończeniem danej formy kształcenia obowiązku potwierdzenia uzyskania kwalifikacji zawodowych w formie egzaminu. Zatem urlop szkoleniowy przewidziany w nowych przepisach nie przysługuje, jeżeli organizator podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracownika sam zadecyduje, że dana forma kształcenia kończy się „egzaminem”, nazwanym przez niego „eksternistycznym” lub „potwierdzającym kwalifikacje zawodowe”.

MPiPS potwierdziło, że nowe przepisy k.p. nie przewidują urlopu szkoleniowego na egzaminy kończące naukę na poszczególnych latach studiów. Pracodawca może przyznać urlop szkoleniowy w tym celu – ale dobrowolnie, w umowie szkoleniowej.

INTERPRETACJE

Wymiar urlopu na ostatnim roku studiów jest niezależny od tego, jakiego rodzaju studia kończy pracownik. Taki urlop przysługuje z tytułu ukończenia studiów, np. licencjackich, magisterskich czy podyplomowych (art. 2 ust. 1 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym).

Zgoda powinna obejmować cały okres edukacji

Pracodawca, wyrażając zgodę na podnoszenie kwalifikacji przez pracownika, powinien pamiętać, że zgoda obejmuje np. cały okres studiów pracownika. Pracodawca nie wyraża zgody z zastrzeżeniem typu: „to tylko na próbę, na pierwszy semestr studiów”.

INTERPRETACJE

Zgoda pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika powinna dotyczyć takiego procesu kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że pracownik podniósł swoje kwalifikacje zawodowe i w konsekwencji spełnił oczekiwane wymagania kwalifikacyjne. Zgoda pracodawcy powinna zatem obejmować pełen, zamknięty proces kształcenia, umożliwiający pracownikowi faktyczne podniesienie kwalifikacji zawodowych, do oczekiwanego poziomu. Przykładowo, w razie studiów podyplomowych, zgodnie z programem nauki obejmujących np. trzy semestry, wyrażenie zgody na jeden semestr nauki, nie umożliwia podniesienia do określonego poziomu kwalifikacji zawodowych przez pracownika, w ramach tej formy kształcenia.

Umowa szkoleniowa

Umowa szkoleniowa nie może zawierać zapisów mniej korzystnych dla pracownika niż te przewidziane w przepisach k.p. Wprowadzenie ograniczeń niekorzystnych dla pracownika w porównaniu do regulacji kodeksowej nie ma mocy prawnej.

INTERPRETACJE

W umowie szkoleniowej określa się wzajemne prawa i obowiązki stron związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych. Przykładowo, ustalenia te mogą dotyczyć: wymiaru zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania; wyższego, niż wskazany w Kodeksie pracy, wymiaru urlopu szkoleniowego; krótszego niż 3 lata okresu pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (tzw. „okres odpracowania”); przyznania dodatkowych świadczeń, np. opłaty za kształcenie. Umowa szkoleniowa nie może natomiast zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przewidują to przepisy Kodeksu pracy. Strony nie mogą zatem zastrzec w umowie szkoleniowej, że np. pracodawca nie będzie udzielał pracownikowi zwolnień na obowiązkowe zajęcia, obniży mu wymiar urlopu szkoleniowego czy też wydłuży, ponad 3 lata, okres odpracowania.

Które przepisy zastosować

Przed 16 lipca 2010 r. problematykę podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników regulowały przepisy rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych.

INTERPRETACJE

(...) zasady określone w powyższym rozporządzeniu stosuje się do pracowników, którzy rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych przed 10 kwietnia 2010 r., a także po 10 kwietnia 2010 r., ale przed dniem 16 lipca 2010 r., czyli przed dniem wejścia w życie omawianych przepisów Kodeksu pracy. Natomiast nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników stosuje się do pracowników rozpoczynających podnoszenie kwalifikacji zawodowych od dnia 16 lipca 2010 r., co wynika z art. 4 ustawy nowelizującej.

Czytaj także: Awans pracownika samorządowego>>

Przepisy podatkowe

Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: updof) wolna od podatku jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Zdaniem MPiPS, odrębnymi przepisami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 90 updof, są np. przepisy:

1) rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych, obowiązujące na mocy art. 3 nowelizacji, jak i

2) art. 103³ k.p.

INTERPRETACJE

„Odrębnymi przepisami” dotyczącymi podnoszenia kwalifikacji zawodowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie jest natomiast art. 103⁶ Kodeksu pracy, gdyż przepis ten nie tylko nie przewiduje możliwości przyznania pracownikowi płatnych świadczeń, ale – przede wszystkim – nie dotyczy pracowników podnoszących kwalifikacje zawodowe w rozumieniu Kodeksu pracy.

W konsekwencji, świadczenia przyznane na podstawie tej regulacji nie mieszczą się w zakresie zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

PODSTAWY PRAWNE

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 135, poz. 912)

• Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 54, poz. 320)

• Ustawa z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. Nr 164, poz. 1365; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 75, poz. 471)

• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472)

• Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 149, poz. 996)