Podróż służbowa nauczyciela – koszty przejazdu

Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Definicja podróży służbowej zawarta w art. 77 ⁵§ 1 kp nie jest precyzyjna dlatego, w tym zakresie wykształciło się bogate orzecznictwo sądowe. W pierwszej kolejności należy podnieść, iż dla przyjęcia zaistnienia podróży służbowej wszystkie powyższe elementy muszą wystąpić łącznie (Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 22 lutego 2008 r. I PK 208/2007). Następnie należy wskazać, iż za podróż służbową należy uznać podróż, która ma charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały, a wykonywanie zadania służbowego nie jest wykonywaniem pracy określonego rodzaju, wynikającego z zatrudnienia (Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 17 lutego 2012 r. III UK 54/2011).

Podstawę podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu służbowego, w praktyce określane jako delegacja. Polecenie wyjazdu służbowego winno zawierać zadanie, termin i miejsce jego realizacji. Wskazane przez pracodawcę w delegacji zadanie do zrealizowania przez pracownika musi być określone w sposób konkretny, a nie ogólny (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 20 marca 2013 r. III AUa 1257/2012).

Wysokość kosztów przejazdu

Szczegółowe wytyczne dotyczące wysokości i warunków ustalania należności przysługujących nauczycielowi w związku z podróżą służbową zawiera Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 Nr 167). Przedmiotowy akt prawny reguluje powyższe elementy zarówno w odniesieniu do podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju, jak i poza granicami kraju. Poniżej zostały przedstawione rozwiązania prawne w zakresie odnoszącym się do podróży służbowych na obszarze kraju.

Zobacz również: Kontrola merytoryczna rachunku kosztów podróży służbowej

W związku z odbyciem podróży służbowej nauczycielowi przysługują od pracodawcy następujące świadczenia:

1. dieta;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów;
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
   3. noclegów;
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 

Należy wskazać, że to pracodawca decyduje o środku transportu, jego rodzaju i klasie, który zostanie wykorzystany do odbycia podróży służbowej. W tym zakresie nauczyciel może zwrócić się do pracodawcy o wyrażenie zgody na odbycie podróży służbowej środkiem transportu np. samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Przepisy prawa pozostawiają jednak pracodawcy swobodę przy rozpatrywaniu wniosku nauczyciela w powyższym zakresie. Dlatego też pracodawca może ale nie musi wyrazić zgody na odbywanie podróży służbowej przez nauczyciela np. przy wykorzystaniu własnego pojazdu mechanicznego. 

W sytuacji gdy pracodawca wyraził zgodę na odbycie podróży służbowej przez nauczyciela przy wykorzystaniu środka transportu nie będącego jego własnością nauczycielowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach ustawy  z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21). Przedmiotowa stawka jest zależna od rodzaju pojazdu i pojemności silnika i kształtuje się następująco:

1. samochód osobowy:
   1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł;
   2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł;
2. motocykl - 0,2302 zł; 
3. motorower - 0,1382 zł. 

W pozostałych przypadkach nauczycielowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu odpowiadających cenie biletu zapłaconego za środek transportu wykorzystany do odbycia podróży służbowej. Zwrot kosztów obejmuje również opłaty dodatkowe poniesione przez nauczyciela, a związane z przejazdem np. miejscówka. Jednocześnie pracodawca ma prawo uwzględnić posiadaną przez nauczyciela ulgę na dany środek transportu. Nauczyciel musi pamiętać, że powinien udokumentować fakt odbycia podróży służbowej i poniesione koszty biletami, rachunkami lub fakturami. Nie dotyczy to diet i wydatków objętych ryczałtami.

Nauczyciel ma prawo do zwrotu od pracodawcy innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków związanych bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej, które zostały określone lub uznane przez pracodawcę. Wydatki te obejmują m.in. opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Nauczyciel ma obowiązek dokonania rozliczenia poniesionych kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. W przypadku gdy nauczyciel nie mam możliwości przedstawienia dokumentu potwierdzającego poniesione wydatki może złożyć pisemne oświadczenie określające poniesiony wydatek i przyczynę braku jego udokumentowania.

Zobacz: Jak prawidłowo rozliczyć delegacje służbowe

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. 2006 r., Nr  97, poz. 674 z późn. zm.) (stan prawny na dzień 14 listopada 2013 r.);
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz. 94, z późn. zm.) (stan prawny na dzień 14 listopada 2013 r.);
3. Ustawa  z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21) (stan prawny na dzień 14 listopada 2013 r.);

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013 Nr 167) (stan prawny na dzień 14 listopada  2013 r.).