Zagraniczna podróż służbowa pracownika cz. II

Zwrot kosztów za nocleg podczas trwania zagranicznej podróży służbowej

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Jedynie w uzasadnionych i udokumentowanych przez pracownika przypadkach, po wyrażeniu zgody przez pracodawcę, pracownik może skorzystać z noclegu przekraczającego limit zapisany w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (poz. 167).

Kwota przekroczenia przysługującego limitu nie powinna podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Najważniejsze, aby samo przekroczenie tego limitu było należycie uzasadnione. Jeżeli brak będzie takiego uzasadnienia, różnica przekroczenia limitu można zostać potraktowana dla pracownika jako przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca, jako płatnik, jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Taką opinię wyraził Pomorski Urząd Skarbowy w interpretacji DM/P/415-0041/05/ŁB.

Zobacz serwis: Podróże służbowe

Bez zwrotu kosztów za nocleg

Pracownik nie może liczyć na zwrot kosztów jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniły pracownikowi bezpłatny nocleg.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (sygn. I PK 232/06), ryczałt pokrywający zwrot kosztów noclegu nie przysługuje tylko w przypadkach, w których pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg, który nie tylko obejmuje możliwość snu, ale także inne życiowe niezbędne czynności związane z noclegiem.

Koszty dojazdu

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeżeli pracownik ponosi koszty dojazdu, np. do dworca kolejowego, autobusowego itp., wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

Pracownik w podróży służbowej, może również liczyć na ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podczas podróży zagranicznej na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (autobus, bus, tramwaj).

Powyżej wymienione ryczały nie przysługują pracownikowi jeżeli:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

Bagaż podczas podróży służbowej

Bardo często zdarza się, że pracownicy podczas podróży służbowej robią zakupu za granicą. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Zobacz: Bilety komunikacyjne dla pracowników

Leczenie za granicą podczas podróży służbowej

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot kosztów tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów. W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Pracodawca wysłał pracownika w podróż służbową do Niemiec. Niespodziewanie podróż zagraniczna pracownika przedłużyła się o 5 dni z powodu choroby, która uniemożliwiła mu powrót. Czy pracownik ponosi koszty leczenia za granicą? Pracownik nie ponosi kosztów z powodu przedłużenia wyjazdu służbowego. Powinien jednak zadbać o pisemną opinię lekarza o braku możliwości powrotu do kraju. Koszty ponosi pracodawca.

Zaliczka na poczet przyszłych kosztów

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (poz. 167).