Ewidencja czasu pracy: obowiązki pracodawcy, przechowywanie, dokumentacja

• Ewidencja czasu pracy
• Ewidencja czasu pracy: co powinna zawierać?
• Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Czasem pracy – zgodnie z Kodeksem pracy – jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Czas pracy pracownika nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i 40 w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym czterech miesięcy (z zastrzeżeniami dotyczącymi różnych systemów i rozkładów czasu pracy wymienionych w art. 135-138, 143 i 144 Kodeksu pracy.

Ewidencja czasu pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Chodzi o to, by prawidłowo ustalać wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia związane z pracą. Na żądanie pracownika, pracodawca udostępnia ewidencję pracownika. W przypadku osób objętych systemem zadaniowym czasu pracy, pracowników, którzy zarządzają w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Ewidencja czasu pracy: co powinna zawierać?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy powinna zawierać informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?

Jednym z obowiązków pracodawcy jest przechowywanie ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje m.in. właśnie dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z art. 94 ust. 9b) „przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”. Do 31 grudnia 2018 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił 50 lat. W związku z tym, jeżeli stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., ale nie złożono raportu informacyjnego (o którym mowa art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), okres przechowywania dokumentacji wynosi 50 lat. W przypadku, gdy stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., ale przed 1 stycznia 2019 r. i złożono raport informacyjny – okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony powyższy raport. A w przypadku, gdy stosunek pracy został nawiązany od 1 stycznia 2019 r. i w okresie późniejszym – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Więcej na temat czasu pracy, jego rozliczania i ewidencjonowania oraz zmian prawnych można przeczytać w naszej bazie wiedzy oraz w publikacji Czas pracy 2025. Planowanie, rozliczanie i ewidencja