| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość budżetowa > Podatki > Centralizacja Vat > Centralizacja rozliczeń VAT krok po kroku

Centralizacja rozliczeń VAT krok po kroku

Do końca września gminy powinny zdecydować czy dokonać korekty za okresy wsteczne. Obowiązkowa centralizacja VAT ma nastąpić nie później niż 1 stycznia 2017 r.

Konieczne procedury

W związku z centralizacją wójt, burmistrz lub prezydent miasta muszą przeorganizować obowiązki, jakie ciążą na jednostkach i zakładach budżetowych. Najlepiej opracować dobre procedury wewnętrzne.

– Procedura określona przez gminę powinna przewidywać przede wszystkim kwestie formalnego obiegu dokumentów w ramach gminy, sporządzania cząstkowych rejestrów oraz deklaracji, które następnie będą konsolidowane w deklaracji VAT dla całej gminy – tłumaczy Marcin Serkowski.

Patrząc na praktykę np. Warszawy, która już scentralizowała swoje rozliczenia (1 stycznia 2016 r.), gmina może nałożyć na kierowników jednostek budżetowych obowiązek przesyłania do niej deklaracji cząstkowych, a także cząstkowych rejestrów (ewidencji) VAT. W tych ostatnich powinny być ujmowane czynności wykonywane przez jednostki i zakłady budżetowe, a także wartość towarów i usług nabywanych przez te jednostki i zakłady. Dodajmy, że będą one realizowały te działania w imieniu gminy. W deklaracjach cząstkowych należy natomiast wykazać wszystkie dane, które dotychczas jednostka czy zakład wykazywały w deklaracjach VAT. Różnica będzie polegała na tym, że deklaracje cząstkowe zamiast do urzędu skarbowego trzeba będzie przekazywać gminie, która skonsoliduje je w jedną deklarację VAT. Co istotne, nie należy w nich zaokrąglać groszy do pełnych złotych – zrobi to dopiero gmina, która będzie miała obowiązek złożyć deklarację zbiorczą.

W praktyce będzie to deklaracja VAT-7, w której będą wykazane operacje dokonywane przez wszystkie jednostki i zakłady budżetowe oraz gminę.

– Niezwykle istotne jest przy tym przygotowanie cząstkowych rozliczeń przez jednostki i zakłady budżetowe odpowiednio wcześniej, aby osoby odpowiedzialne za przygotowanie deklaracji zbiorczej mogły zweryfikować takie rozliczenia i wyjaśnić ewentualne wątpliwości przed terminem do złożenia deklaracji VAT – wskazuje Marcin Serkowski.

!W deklaracjach cząstkowych nie należy zaokrąglać groszy do pełnych złotych – zrobi to dopiero gmina, która będzie miała obowiązek złożyć deklarację zbiorczą.

Warto więc, aby wójt, burmistrz lub prezydent miasta określił ostateczny termin składania deklaracji cząstkowych przez jednostki i zakłady. Może to być np. 15. lub 20. dzień każdego miesiąca – tak aby gmina była w stanie scalić dane i złożyć – do 25. dnia każdego miesiąca – deklarację VAT zbiorczą.

Pomocne oprogramowanie

W przypadku małych gmin, które mają np. kilkanaście jednostek budżetowych, można sobie wyobrazić, że proces gromadzenia danych do celów złożenia zbiorczej deklaracji przez gminę jako podatnika VAT może przebiegać bez wdrożenia specjalnie dostosowanego do tego celu oprogramowania komputerowego. W przypadku większych gmin i miast, mających po kilkadziesiąt lub kilkaset jednostek i zakładów budżetowych, zautomatyzowanie tego procesu wydaje się wręcz koniecznością. Warto o tym pomyśleć już dziś, ponieważ stworzenie specjalistycznego oprogramowania może trwać nawet kilka miesięcy.

Uregulować odpowiedzialność

Gmina musi również wdrożyć odpowiednie procedury dotyczące odpowiedzialności za deklaracje cząstkowe, które będą podstawą opracowania zbiorczej deklaracji VAT składanej przez gminę. Chodzi o to, aby odpowiedzialność karna skarbowa za ewentualne błędy w deklaracjach VAT nie spadła na jedną osobę – wójta, burmistrza, prezydenta miasta czy też skarbnika. – Tylko odpowiednio przygotowane dokumenty określające zakres odpowiedzialności poszczególnych osób pozwolą na przeniesienie odpowiedzialności karnej skarbowej na osoby, które faktycznie przyczynią się do ewentualnych błędów w rozliczeniach VAT – mówi Marcin Serkowski.

WAŻNE

Warto, aby wójt, burmistrz lub prezydent miasta określił ostateczny termin składania deklaracji cząstkowych przez jednostki i zakłady. Może to być np. 15. lub 20. dzień każdego miesiąca – tak aby gmina była w stanie scalić dane i złożyć – do 25. dnia każdego miesiąca – deklarację VAT zbiorczą.

Ekspert wyjaśnia, że odpowiedzialność poszczególnych osób – w gminie, jednostkach i zakładach budżetowych – powinna zostać określona w regulaminie, w którym poszczególnym osobom zostaną przyporządkowane obowiązki związane z rozliczeniem VAT. Odpowiedzialność za przygotowanie odpowiednich rejestrów i przesłanie ich we właściwym terminie do jednostek przygotowujących zbiorczą deklarację VAT gminy powinna wynikać również z dokumentów wewnętrznych danych jednostek, określających obowiązki poszczególnych pracowników.

– Przygotowanie odpowiednich procedur i regulaminów pozwoli przenieść odpowiedzialność za poszczególne części procesu przygotowania zbiorczej deklaracji VAT na osoby odpowiedzialne za ich realizację lub za nadzór na nimi – wskazuje ekspert kancelarii Cabaj & Kotala. ⒸⓅ

Łukasz Zalewski

lukasz.zalewski@infor.pl

Agnieszka Pokojska

agnieszka.pokojska@infor.pl

Polecamy serwis: Podatki

Czytaj także

Narzędzia księgowego

POLECANE

Kadry i płace 2019

reklama

Ostatnio na forum

RODO 2018

ANGIELSKI DLA KSIĘGOWYCH

Eksperci portalu infor.pl

Katarzyna Bundz

Opiekun Klienta SOHOfinance

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »