Ewidencja pozabilansowa w jednostce budżetowej

Pozabilans w jednostce budżetowej nadal sprawia kłopoty

Mimo że konta 975 i 976 są znane od dłuższego czasu, to księgowe wciąż mają z nimi problem. Można go uniknąć, jeśli prawidłowo zostanie przygotowana polityka rachunkowości

Jednostki sektora finansów publicznych, oprócz prowadzenia ewidencji księgowej bilansowej, obligatoryjnie zobowiązane są do prowadzenia rozbudowanej ewidencji pozabilansowej. Z rachunkowego punktu widzenia jest to dość nietypowe.

Polecamy produkt: Sprawozdawczość budżetowa

Nietypowe jest również to, że mimo iż dane rejestrowane pozabilansowo mają, tak jak to zwykle bywa w przypadku takich kont, charakter informacyjny, pochodzące z nich dane wykazywane są w sprawozdaniach sporządzanych przez te jednostki, przede wszystkim w sprawozdaniach budżetowych. Tak więc musi zachodzić możliwość powiązania i zweryfikowania danych przedstawionych w sprawozdawczości z wartościami ujętymi na odpowiednich kontach.

Konta służące do rejestrowania zdarzeń pozabilansowych wymienione są w obowiązującym standardowym planie kont. Mimo że funkcjonują w sektorze publicznym od dłuższego czasu, wciąż sprawiają kłopot księgowym, szczególnie w tych przypadkach, gdzie zasady ich prowadzenia nie są w przepisach jasno lub w pełni sprecyzowane. Pojawiają się więc pytania, czy niektóre z tych kont powinny wykazywać salda na koniec roku, czy też nie, czy należy je zamykać i w jaki sposób księgować określone operacje.

Dotyczy to przede wszystkim kont, które w rozporządzeniu mają bardzo ograniczony opis funkcjonowania, tj. 975 „Wydatki strukturalne” i 976 „Wzajemne rozliczenia pomiędzy jednostkami”. Wskazano bowiem jedynie, do księgowania jakiego rodzaju operacji służą, nie określono natomiast ani stron właściwych dla poszczególnych zapisów, ani rodzaju salda, ani też sposobu postępowania z tym saldem na koniec roku.

Co zatem świadczy o prawidłowości zapisów na tych kontach? Oczywiście zapisy w zakładowym planie kont danej jednostki budżetowej, ustalające szczegółowe zasady księgowań i postępowania z saldem. ©?

● Konto 975 „Wydatki strukturalne”

Zgodnie z rozporządzeniem konto służy do ewidencji zrealizowanych wydatków strukturalnych (jeśli ewidencja ta nie jest uwzględniona w ewidencji analitycznej do kont bilansowych). Ewidencja prowadzona jest według klasyfikacji wydatków strukturalnych w celu wykazania tych wydatków w sprawozdaniu Rb-WS.

Konto 975 jest więc niejako rozwiązaniem „awaryjnym” w przypadku, kiedy wydatki strukturalne nie są ujęte w ewidencji bilansowej, a ze względu na obowiązek sprawozdawczy ujmowane być muszą.

W przypadku stosowania przez jednostkę konta 975 musi ona w swoim zakładowym planie kont określić szczegółowo zasady jego prowadzenia co do stron, po jakich ujmowane są poszczególne operacje, oraz salda, jakie to konto wykazuje w trakcie i na koniec roku.

OPIS W ZAKŁADOWYM PLANIE KONT

Wzór 1

Konto 975 służy do ewidencji wydatków poniesionych na cele strukturalne.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się kwoty poniesionych wydatków strukturalnych, ustalonych na podstawie dowodów źródłowych.

Po stronie Ma księguje się ewentualne zmniejszenia tych wydatków (zwroty dokonanych wydatków, korekty).

Na koniec roku konto 975 wykazuje saldo Wn oznaczające wysokość poniesionych wydatków strukturalnych.

Do konta 975 prowadzi się ewidencję analityczną w podziale na obszary i kategorie, zgodne z klasyfikacją wydatków strukturalnych.

Ewidencja na koncie 975 zgodnie z powyższym zapisem:

Objaśnienia:

1. Wydatek będący wydatkiem strukturalnym (na podstawie dowodu zapłaty faktury).

2. Zwrot części poniesionego wydatku strukturalnego.

Wzór 2

Konto 975 służy do ewidencji wydatków strukturalnych. Do konta prowadzi się ewidencję analityczną według klasyfikacji wydatków strukturalnych.

Po stronie Wn tego konta ujmuje się kwoty poniesionych wydatków strukturalnych oraz ewentualne zmniejszenia tych wydatków (zapis czerwony).

Po stronie Ma pod datą 31 grudnia księguje się równowartość zrealizowanych w danym roku budżetowym wydatków strukturalnych.

W trakcie roku konto 975 może wykazywać saldo Wn oznaczające wysokość wydatków poniesionych na cele strukturalne, na koniec roku konto nie wykazuje salda.

Ewidencja na koncie 975 zgodnie z zapisem:

1. Poniesione wydatki strukturalne (faktura + Wb) – zapłata za udział pracowników w szkoleniu dającym nowe kwalifikacje zawodowe 3400 zł;

2. Zmniejszenie kwoty poniesionych wydatków strukturalnych (faktura korygująca) – zwrot kosztów szkolenia 1 pracownika w związku z jego nieobecnością na szkoleniu kwota 800 zł;

3. Poniesione gotówką wydatki strukturalne (KW) kwota 1271 zł;

4. Równowartość poniesionych w ciągu roku wydatków strukturalnych (księgowanie pod datą 31 grudnia) kwota 3871 zł. ©?

Polecamy serwis: Wydatki strukturalne

---

● Konto 976 „Wzajemne rozliczenia między jednostkami”

Konto to pojawiło się w związku z wprowadzonymi w 2012 r. zmianami w rozporządzeniu w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont zobowiązującymi jednostki sektora finansów publicznych do uwzględniania (wyłączania) w sporządzanych sprawozdaniach finansowych tzw. rozliczeń wzajemnych. Czyli rozliczeń pomiędzy jednostkami, dla których dysponent części budżetowej lub jednostka samorządu terytorialnego sporządza sprawozdanie łączne, będące sumą sprawozdań jednostek podległych.

Ewidencja wzajemnych rozliczeń jest niezwykle istotna, ponieważ wpływa na rzetelność i jakość danych przedstawianych w łącznych sprawozdaniach finansowych – eliminuje „podwójne” ujęcie niektórych wartości.

Rozliczenia wzajemne dotyczą przede wszystkim:

● wzajemnych należności i zobowiązań oraz rozrachunków o podobnym charakterze;

● wyniku finansowego ustalonego na operacjach dokonywanych pomiędzy jednostkami.

Jako rozliczenia wzajemne ujmuje się następujące operacje pomiędzy jednostkami podległymi jednemu dysponentowi wyższego stopnia:

– należności,

– zobowiązania,

– przychody i koszty (obciążenia wzajemne np. za media),

– operacje majątkowe takie jak np. nieodpłatne przekazanie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych pomiędzy jednostkami, sprzedaż środków trwałych lub materiałów pomiędzy jednostkami.

Konto 976 wymaga szczegółowego uregulowania w zakładowym planie kont jednostki, ponieważ w rozporządzeniu jego opis ogranicza się jedynie do wskazania, do jakich celów konto to służy. Całkowicie brak określonych zasad zapisu na tym koncie ani wskazań co do salda.

Kto musi stosować

W związku z zapisem paragrafu 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont często pojawia się wątpliwość, czy wszystkie jednostki są zobowiązane do ewidencjonowania rozliczeń wzajemnych, czy tylko jednostki sporządzające sprawozdanie łączne (czyli np. jednostki samorządu terytorialnego lub dysponenci drugiego stopnia).

Zapis par. 19 brzmi bowiem następująco: „Jednostki budżetowe obsługujące dysponenta części budżetowej i dysponentów środków budżetu państwa drugiego stopnia sporządzają łączne sprawozdania finansowe, będące sumą sprawozdań finansowych jednostek i placówek podległych dysponentom części budżetowej i dysponentom środków budżetu państwa drugiego stopnia oraz własnego sprawozdania finansowego, z odpowiednim wyłączeniem wzajemnych rozliczeń dokonywanych między tymi jednostkami”.

Celem ewidencji rozliczeń wzajemnych jest prawidłowe ujęcie danych w łącznym sprawozdaniu finansowym, jednak dysponent II stopnia czy też jednostka samorządu terytorialnego musi mieć informację na temat rozliczeń nie tylko pomiędzy sobą a podległymi jednostkami, ale również tych dokonywanych bezpośrednio (bez jej udziału) pomiędzy jednostkami podległymi. Jedynym źródłem takiej informacji są zapisy w jednostkowych sprawozdaniach finansowych podległych jednostek na temat rozliczeń wzajemnych, które wynikać muszą z ewidencji, tj. zapisów na koncie 976.

Tak więc zapisu rozporządzania nie można czytać literalnie. Wszystkie jednostki sektora publicznego, w których wystąpią rozliczenia wzajemne, są zobowiązane do ich wykazania na koncie 976.

Opis konta 976 w rozporządzeniu:

„Konto służy do ewidencji kwot wynikających ze wzajemnych rozliczeń między jednostkami w celu sporządzenia łącznego sprawozdania finansowego”.

OPIS W ZAKŁADOWYM PLANIE KONT

Wzór 3

Konto 976 służy do ewidencji kwot wynikających ze wzajemnych rozliczeń między jednostką X a pozostałymi jednostkami, gdzie dla wszystkich tych jednostek dysponent XYZ sporządza łączne sprawozdanie finansowe.

Rozliczenia wzajemne w jednostce X występują z tytułu wzajemnych należności i zobowiązań.

Po stronie Wn konta 976 księguje się:

– wzajemne należności,

– spłatę zobowiązań wzajemnych.

Po stronie Ma konta 976 księguje się:

– zobowiązania wzajemne,

– spłatę należności wzajemnych.

Na koniec roku konto 976 może wykazywać dwa salda:

– saldo Wn oznaczające stan niezapłaconych należności wzajemnych podlegających wyłączeniu w łącznym sprawozdaniu finansowym,

– saldo Ma oznaczające stan niespłaconych zobowiązań wzajemnych podlegających wyłączeniu w łącznym sprawozdaniu finansowym.

Saldo nie podlega przeniesieniu na kolejny rok obrotowy, saldo konta 976 na dzień 1 stycznia jest zerowe.

Ewidencja na koncie 976 zgodnie z ustalonymi powyżej zasadami:

Objaśnienia:

1. Nota obciążeniowa – należności od innej jednostki z tytułu rozliczenia mediów kwota 826 zł;

2. Wyciąg bankowy – spłata części należności kwota 300 zł;

3. Nota obciążeniowa – zobowiązania z tytułu udziału pracownika w szkoleniu organizowanym przez inną jednostkę kwota 120 zł;

4. Wyciąg bankowy – spłata zobowiązań kwota 120 zł.

Saldo na koniec roku: saldo Wn w kwocie 526 zł oznaczające stan niespłaconych należności podlegających wyłączeniu w sprawozdaniu łącznym. ©?

Magdalena Rypińska

 kierownik państwowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa