Podział środków na ZFŚS

Co się dzieje z funduszem socjalnym, gdy dochodzi do rozdziału jednostek

Trzeba podzielić środki przypadające na ZFŚS w planie finansowym. Należy pamiętać, że ta suma może się różnić od kwoty faktycznie zgromadzonej na rachunku

Jednostki budżetowe tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych obligatoryjnie. W przypadku łączenia się jednostek sektora finansów publicznych najczęściej stosuje się art. 23¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.; dalej: k.p.), mówiący o przejściu zakładu pracy lub jego części na innego, nowego pracodawcę, który z mocy prawa staje się stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Nowy pracodawca przejmuje pracowników, a także obowiązki związane z działalnością socjalną. Oznacza to utworzenie jednego ZFŚS i przejęcie niewykorzystanych środków finansowych, należności oraz zobowiązań funduszu.

Nieco trudniej jest w przypadku podziału jednostek lub wydzielenia nowej jednostki organizacyjnej z części dotychczas istniejącej. Fundusz socjalny musi bowiem zostać wtedy podzielony, co wymaga współdziałania jednostek i ustalenia zasad tego podziału, ponieważ przepisy nie rozstrzygają tego arbitralnie.

Dodatkową trudnością jest to, że z jednej strony należy podzielić środki przypadające na ZFŚS w planie finansowym, z drugiej – faktyczne środki pieniężne zgromadzone na rachunku funduszu.

Polecamy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem (książka)

Co wskazują przepisy

Trzeba poznać art. 7 ust. 3b ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111). Zgodnie z nim w razie przejścia części zakładu pracy w trybie przytoczonego wyżej art. 23¹ k.p. na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu (a takim jest jednostka publiczna) fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu – według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście.

Ważne też zobowiązania i należności

Co istotne, przytoczony przepis wyraźnie wskazuje, że przy podziale funduszu bierze się pod uwagę nie tylko zgromadzone na rachunku bankowym (i ewentualnie w kasie) środki pieniężne funduszu, lecz także jego zobowiązania i należności. [przykład]

Fundusz może mieć przede wszystkim należności:

● od pracowników i innych uprawnionych z tytułu udzielonych, pozostających do spłaty pożyczek na cele mieszkaniowe wraz z odsetkami,

● od pracowników i innych uprawnionych z tytułu naliczonych, a niewpłaconych częściowych odpłatności za świadczenia z funduszu,

● z tytułu sprzedaży, likwidacji lub dzierżawy środków trwałych służących działalności socjalnej (jeśli jednostka takie posiada), nieuregulowane na dzień podziału.

Fundusz socjalny może mieć również zobowiązania wobec uprawnionych do korzystania z niego lub innych jednostek, najczęściej z tytułu:

● przyznanych, a niewypłaconych świadczeń, np. urlopowych czy zapomóg,

● nieuregulowanych faktur za zakupione dobra lub usługi, przeznaczone na realizację świadczeń socjalnych, np. bonów towarowych czy paczek świątecznych.

Zasady mogą być różne

Wskazywany już art. 7 ustawy o ZFŚS w pkt. 3c mówi, że zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami.

Po co zatem porozumienie, skoro z pkt. 3b art. 7 wynikają zasady podziału? Dlatego, że dotyczą one podziału samego funduszu, a nie pozostających w dyspozycji środków pieniężnych funduszu, a te dwie wielkości mogą się różnić. Wynika to choćby z przytoczonego przykładu, w którym stan funduszu wynosi 81 787 zł, natomiast pozostające do rozdysponowania środki pieniężne tylko 67 867 zł, ponieważ część środków funduszu istnieje w postaci niespłaconych jeszcze należności.

Porozumienie pozwala uregulować kwestie podziału, a także zdarzeń, które będą następować po nim, np. do której jednostki (na rzecz którego funduszu) mają zostać spłacone zarachowane należności. Może ono uwzględniać też nieoczywisty podział środków ze względu na inne okoliczności, np. przekazanie mniejszych środków do jednej z jednostek, ze względu na wykorzystanie przez przechodzących do niej pracowników świadczeń określonego rodzaju (np. wszyscy pracownicy jednostki A otrzymali świadczenie urlopowe, w przeciwieństwie do pracowników jednostki B) lub też ze względu na rodzaj świadczeniobiorców np. jedna z nowo tworzonych jednostek obejmuje działalnością socjalną wszystkich emerytów i rencistów.

Często w porozumieniu zawiera się również rozliczenie dotychczasowej działalności socjalnej. [wzór]

Przekazanie (przelew)

Fizyczne przekazanie środków pieniężnych funduszu między pracodawcami powinno nastąpić w terminie 30 dni od daty przejścia zakładu pracy, chyba że porozumienie między pracodawcami stanowi inaczej (art. 7 pkt. 3d ustawy). Taki właśnie odmienny termin przekazania środków przewiduje porozumienie zawarte w przykładzie, jeśli przejęcie/przejście części zatrudnionych do innego pracodawcy następuje z dniem 1 lipca, maksymalny termin przekazania środków ZFŚS przewidziany ustawą to 30 lipca, a pracodawcy w porozumieniu określili termin krótszy (15 lipca).

Warto zwrócić uwagę, że ustawa określa termin w dniach – 30 dni od daty przejścia zakładu pracy. Ponieważ przejście takie następuje najczęściej z pierwszym dniem miesiąca, należy uważać, aby nie potraktować wskazanego terminu jako „do końca miesiąca”, ponieważ będzie się tak zdarzać, ale w przypadku miesięcy 30-dniowych. Jeśli natomiast podział będzie następować w miesiącu, który ma 31 dni, przelew musi nastąpić do 30. dnia. Jeśli przejście nastąpi z dniem 1 lutego, to przelewu będzie można dokonać najpóźniej 1 lub 2 marca (lata przestępne).

Ewidencja

U pracodawcy przekazującego zapisy będą następujące:

● strona Wn konta 851 ZFŚS,

● strona Ma konta 135 Rachunek bieżący ZFŚS. ⒸⓅ

U pracodawcy przejmującego w księgach zostanie zaś zapisane:

● strona Wn konta 135 Rachunek bieżący ZFŚS,

● strona Ma konta 851 ZFŚS. ⒸⓅ

Polecamy serwis: Działalność socjalna

---

WZÓR

Porozumienie w sprawie podziału środków pieniężnych Zfśs

zawarte 18 czerwca w Warszawie na podstawie art. 7 ust. 3b i 3c ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111)

pomiędzy jednostką X z siedzibą przy ul. Zielonej w Warszawie – zwaną dalej Przekazującym środki funduszu,

a jednostką Y z siedzibą przy ul. Żółtej w Warszawie – zwaną dalej Przejmującym środki funduszu.

1. Niniejsze porozumienie zawarte jest w związku z podziałem dotychczasowej jednostki X na dwie jednostki X i Y i przejęciem z dniem 1 lipca 2016 r. części dotychczasowych pracowników jednostki X przez jednostkę Y na mocy art. 23 ¹ kodeksu pracy.

2. Przekazujący i Przejmujący środki funduszu zgodnie ustalili, że stan oraz rozliczenie środków są następujące:

a) liczba zatrudnionych w I półroczu 2016 r. w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (przeciętna liczba zatrudnionych) wynosiła 124 osoby, przy czym z dniem 1 lipca do jednostka Y przejmuje 35 osób;

b) wysokość należnego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przypadająca na wskazanych 35 pracowników za I półrocze wynosiła 38 288 zł (35 zatrudnionych x 1093,93 zł);

c) wyżej wymienieni pracownicy otrzymali z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w I półroczu następujące świadczenia:

– świadczenia urlopowe w kwocie 22 500 zł (25 osób po 900 zł);

– świadczenia rzeczowe w kwocie 3500 zł (paczki świąteczne 35 osób po 100 zł);

– zapomogi losowe w kwocie 400 zł – 1 osoba.

3. Przekazujący i Przejmujący ustalili, że przyznana zapomoga losowa, ze względu na jej charakter oraz kwotę niewpływającą istotnie na wielkość funduszu, nie będzie brana pod uwagę przy podziale, tj. nie pomniejszy środków przekazywanych do jednostki Y.

4. Ustalono, że dotychczas wypłacone pozostałe świadczenia pracownikom przejętym przez nowego pracodawcę – jednostkę Y, zmniejszą stan środków pieniężnych przekazywanych do tej jednostki.

5. Ponadto jednostce Y przekazane zostaną środki w wysokości pełnego odpisu przypadającego za II półrocze, tj. 38 288 zł.

6. Ustalono jednoznacznie, że jednostka X przekaże jednostce Y środki pieniężne na działalność socjalną w kwocie ustalonej zgodnie z postanowieniami pkt 2, 3 i 4 niniejszego porozumienia, tj. w kwocie 50 576 zł.

Szczegółowe wyliczenie kwoty zawiera załącznik nr 1 do porozumienia.

7. Środki wymienione w pkt 5 przekazane zostaną na rachunek bieżący zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jednostki Y o numerze 89 76364 8477 9980 3638 w terminie do 15 lipca 2016 r.

8. Niniejsze porozumienie jest ostatecznym rozliczeniem pomiędzy Przekazującym środki funduszu a Przejmującym środki funduszu i wyczerpuje wzajemne roszczenia w tym zakresie.

Załącznik nr 1 do porozumienia z 18 czerwca 2016 r.

Kwota środków pieniężnych do przekazania na ZFŚS z jednostki X do jednostki Y:

kwota odpisu na ZFŚS na zatrudnionych w jednostce za I półrocze 38 288 zł – wypłacone świadczenia w I półroczu 26 000 zł

+ kwota odpisu przypadająca na II półrocze 38 288 zł

= łączna kwota środków do przekazania 50 576 zł ⒸⓅ

Polecamy serwis: Plan finansowy

PRZYKŁAD

Zespół

Z dniem 1 września dotychczasowy zespół jednostek zostanie podzielony na dwie odrębne jednostki. Pracownicy przejdą do nowo utworzonych jednostek na podstawie art. 23¹ k.p. Na 31 sierpnia konta w zakresie ZFŚS wykazywały następujące salda:

– saldo Wn na koncie 101-3 – kasa ZFŚS 2500 zł,

– saldo Wn na koncie 135 – rachunek bieżący ZFŚS 65 367 zł,

– saldo Wn na koncie 201-7 – rozrachunki ZFŚS 18 240 zł,

– saldo Ma na koncie 201-7 – rozrachunki ZFŚS 4320 zł,

– saldo Ma konta 851 ZFŚS – 81 787 zł.

Saldo Wn na koncie 201 to należności z tytułu udzielonych, a niespłaconych pożyczek mieszkaniowych.

Saldo Ma na koncie 201 to nieuregulowane zobowiązania za zakupione w ramach działalności socjalnej karnety na basen dla pracowników.

Przy podziale funduszu należy więc uwzględnić:

– środki pieniężne funduszu pozostające do dyspozycji w łącznej kwocie 67 867 zł,

– należności w kwocie 18 240 zł,

– zobowiązania w kwocie 4320 zł. ⒸⓅ

Magdalena Rypińska

kierownik państwowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Polecamy serwis: Kadry i płace