Kategorie

Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie

Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie./ fot. Shutterstock
Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie./ fot. Shutterstock
Kontrola po raz kolejny zarzuciła jednostce niewłaściwe przeprowadzenie inwentaryzacji salda konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”. Jak powinna być prawidłowo przeprowadzona i rozliczona ta inwentaryzacja?

Nakłady na środki trwałe w budowie, ewidencjonowane na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” inwentaryzuje się poprzez weryfikację wartości tych aktywów z dokumentacją (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Wyjątkiem od tej zasady są maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, które podlegają spisowi z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor). Weryfikację aktywów ewidencjonowanych na koncie 080 przeprowadza zazwyczaj komisja złożona z pracowników księgowości oraz komórki odpowiedzialnej za realizację inwestycji. Weryfikacja powinna przebiegać w następujących krokach.

Krok 1

Sporządzenie wydruków z ewidencji i zgromadzenie dokumentacji do dokonania porównań

Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji pomocniczej do konta 080 powinni sporządzić wydruki zawierające obroty i salda na poszczególnych kontach analitycznych (szczegółowych) prowadzonych do konta 080 według stanu na 31 grudnia roku obrotowego. Ponadto powinni zgromadzić dokumenty, na podstawie których zostaną zweryfikowane nakłady inwestycyjne zaewidencjonowane na tym koncie. Do dokumentów tych zalicza się m.in.:

1) rachunki i faktury za:

● wykonanie dokumentacji projektowej, badań geologicznych, różnych ekspertyz i opracowań,

● prace rozbiórkowe i usunięcie pozostałości starych obiektów znajdujących się na gruncie przeznaczonym pod zabudowę,

● wykonanie robót budowlanych, dostarczenie materiałów budowlanych, wykonanie prób montażowych i rozruchów próbnych,

● ulepszenia środków trwałych posiadanych przez jednostkę,

● nadzór autorski i inwestorski, zastępstwo inwestorskie czy generalnego wykonawcy,

● naprawy wykonywane w budowanym obiekcie przed oddaniem go do użytkowania,

● przywrócenie terenu budowy do stanu poprzedniego (założenie zieleni, założenie stref ochronnych),

● sprzątanie obiektów przed oddaniem ich do użytkowania;

2) dowody poniesienia różnych opłat (sądowych, notarialnych, za wydanie decyzji lokalizacyjnych, różnych zezwoleń itp.);

3) dowody zakupu lub nieodpłatnego otrzymania materiałów lub gotowych środków trwałych, wraz z dowodami opłat za ich transport, montaż, próbny rozruch;

4) protokoły odbioru i oddania do użytkowania wraz z dowodami odbiorów technicznych;

5) protokoły przekazania nakładów inwestycyjnych od/do innych jednostek wraz z dokumentami PT – „Przyjęcie/przekazanie środka trwałego w budowie”;

6) dowody OT – „Przyjęcie środka trwałego z inwestycji”;

7) decyzje o odpisaniu nakładów na inwestycje zaniechane.

Krok 2

Przeprowadzenie porównania treści dowodów z zapisami ewidencyjnymi

Dla każdego konta analitycznego (szczegółowego) komisja weryfikacyjna musi przeprowadzić weryfikację ujętych na nich nakładów i porównać z treścią odpowiednich dowodów księgowych. W wyniku weryfikacji komisja powinna uzyskać m.in. odpowiedzi na pytania zawarte w poniższym formularzu pomocniczym, sporządzanym odrębnie dla każdego zadania inwestycyjnego.

Formularz weryfikacyjny (pomocniczy)

Lp.

Pytanie

Odpowiedź
(tak lub nie)

Opis stwierdzonych niezgodności

1.

Czy wielkość nakładów na zadanie inwestycyjne została prawidłowo zaewidencjonowana, w tym:

x

x

a)

czy uwzględniono wszystkie poniesione koszty?

b)

czy ujęte koszty zostały przypisane do właściwego zadania?

c)

czy kwoty kosztów zostały wprowadzone bezbłędnie?

d)

czy w ewidencji nie figurują koszty, które nie mogą być zaliczane do nakładów na środki trwałe w budowie?

e)

czy koszty na dane zadanie są ewidencjonowane w taki sposób, aby móc ustalić wartość pojedynczych obiektów środków trwałych powstających w ramach tego zadania (w podziale na koszty pojedynczych obiektów inwentarzowych środków trwałych i koszty wspólne)?

f)

czy z ewidencji nie zdejmowano wartości kosztów inwestycyjnych na środki trwałe jeszcze niewybudowane i nieoddane formalnie do użytkowania?

2.

Czy w ewidencji nie figurują nakłady na środki trwałe oddane już do użytkowania (które powinny być rozliczone i ujęte na koncie 011 „Środki trwałe”)?

3.

Czy w ewidencji nie figurują nakłady na środki trwałe, które zostały przekazane nieodpłatnie do innych jednostek dokumentem PT – „Przekazanie środka trwałego w budowie”?

4.

Czy w ewidencji nie są ujęte nakłady na inwestycje, które zostały zaniechane (czyli takie, co do których właściwy organ podjął decyzję o odstąpieniu od ich kontynuowania)?

5.

Czy w ewidencji nie figurują nierozliczone nakłady (np. takie, których w odpowiednim czasie nie przypisano do oddawanych do użytkowania środków trwałych, bądź takie, których nie można uznać za nakłady na środki trwałe w budowie i trzeba je zaliczyć do kosztów bieżących, bądź takie, których nie da się powiązać z żadnym zdaniem inwestycyjnym?)

W razie udzielenia odpowiedzi negatywnej w formularzu w pozycji „Opis stwierdzonych niezgodności” należy opisać dokładnie, na czym polega stwierdzona nieprawidłowość z powołaniem się na odpowiednie dowody księgowe oraz z podaniem kwoty rozbieżności (oznaczonej na plus – w przypadku zawyżenia kosztów inwestycyjnych w ewidencji i na minus – w przypadku ich zaniżenia). Formularz powinni podpisać członkowie komisji weryfikacyjnej oraz pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji pomocniczej do konta 080. Jeśli pracownik ten ma uwagi do wyników weryfikacji, należy je zamieścić na formularzu lub jako osobny załącznik.

Krok 3

Sporządzenie protokołu z weryfikacji

Komisja weryfikacyjna powinna na podstawie formularzy weryfikacyjnych sporządzić protokół z weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie. W protokole należy podać: saldo konta 080 podlegające weryfikacji, zbiorcze zestawienie różnic inwentaryzacyjnych wraz z propozycjami sposobu ich likwidacji, ustalonymi z głównym księgowym.

Przykładowe nieprawidłowości stwierdzane w jednostkach sektora publicznego w ramach weryfikacji nakładów inwestycyjnych wraz z podaniem sposobu ich likwidacji przedstawia tabela.

Tabela. Nieprawidłowości w zakresie weryfikacji nakładów inwestycyjnych

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne

Właściwy sposób likwidacji

Pominięcie kosztów w ewidencji, podwójne ujęcie kosztów w ewidencji, zaewidencjonowanie zmniejszenia kosztów jako zwiększenia i na odwrót

Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej i syntetycznej

Przypisanie kosztów do niewłaściwego zadania

Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej

Zaewidencjonowanie kosztów w kwocie niższej wyższej niż określona w dokumentach źródłowych

Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej i syntetycznej

Zaliczenie do nakładów na koncie 080 kosztów, które nie mogą być zaliczane do nakładów na środki trwałe w budowie

Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej i syntetycznej

Ewidencjonowanie kosztów poszczególnych zadań bez podziału na zadania, a w ramach tych zadań – bez podziału na koszty pojedynczych obiektów inwentarzowych środków trwałych i koszty wspólne

Rozliczenie kosztów i założenie ewidencji szczegółowej w podziale według zadań inwestycyjnych oraz ustalenie w polityce rachunkowości jednostki zasad rozliczania nakładów na środki trwałe w budowie na poszczególne obiekty inwentarzowe środków trwałych (w tym zasad rozliczania kosztów wspólnych dla kilku obiektów inwentarzowych na ich wartość początkową), a następnie ponowne rozliczenie kosztów i założenie ewidencji szczegółowej w podziale według kosztów pojedynczych obiektów inwentarzowych i kosztów wspólnych

Ujęcie w ewidencji nakładów na środki trwałe oddane już do użytkowania

Sporządzenie dowodów OT i rozliczenie nakładów na środki trwałe w budowie na wartość początkową środków trwałych i ujęcie ich na koncie 011 „Środki trwałe”

Ujęcie w ewidencji nakładów na środki trwałe w budowie, które zostały przekazane nieodpłatnie do innych jednostek dokumentem PT – „Przekazanie środka trwałego w budowie”

Zdjęcie z ewidencji nakładów przekazanych innym jednostkom

Ujęcie w ewidencji nakładów na inwestycje, które zostały zaniechane

Zdjęcie z ewidencji nakładów na inwestycje zaniechane

Ujęcie w ewidencji nierozliczonych nakładów

W zależności od rodzaju nierozliczonych nakładów:

zwiększenie wartości początkowej środków trwałych oddanych już wcześniej do użytkowania,

przeniesienie nakładów inwestycyjnych do kosztów bieżących

Krok 4

Postępowanie poinwentaryzacyjne

Komisja weryfikacyjna powinna ustalić przyczyny powstania poszczególnych różnic w nakładach inwestycyjnych pomiędzy dokumentacją księgową a zapisami ksiąg rachunkowych. Ponadto należy sformułować wnioski i przedstawić je kierownikowi jednostki w celu zapobiegania powstawaniu takich rozbieżności na przyszłość.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Więcej na ten temat przeczytasz w naszej publikacji
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Komplet: Kodeks pracy 2021 + Dokumentacja kadrowa 2021
Tylko teraz
148,20 zł
228,00
Przejdź do sklepu
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    22 wrz 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych od 1 października 2021 r.

    Zmiany w wynagrodzeniach pracowników samorządowych – nowe stawki w kategoriach zaszeregowania. Zmiany wejdą w życie 1 października 2021 r.

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych

    Dodatek wyjazdowy dla ratowników medycznych. W porozumieniu, które zawarliśmy z protestującymi, przywróciliśmy tzw. dodatek wyjazdowy – poinformował w środę wiceminister zdrowia Waldemar Kraska.

    Jaki VAT od umowy z biegłym sądowym zawartej przez gminę?

    Jako gmina chcemy powołać biegłego wpisanego na listę biegłych sądowych do wydania opinii. Czy czynności takiej osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej, stanowią działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, dlatego podlegają opodatkowaniu VAT?

    140 mln zł dla samorządów w związku z powrotem dzieci do szkół

    17 września 2021 r. Ministerstwo Finansów przekaże na rachunki JST ponad 140 mln zł z rezerwy części oświatowej subwencji ogólnej na działania edukacyjne.

    Kiedy stosować oznaczenie TP w spółce będącej własnością gminy

    Nasza Spółka jest własnością Gminy w 100%. Zajmujemy się głównie dostawą wody i odbiorem ścieków. Forma prawna: Sp. z o.o. Od 01.07.2021 r. nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących dostaw towarów oraz świadczenia usług, gdy powiązanie wynika wyłącznie z powiązania z naszym właścicielem tj. Gminą (gdyż jest to jednostka samorządu terytorialnego). Nie będziemy już oznaczać symbolem TP w JPK_VAT-7 transakcji dotyczących Burmistrza Gminy gdyż jest to powiązanie z jednostką samorządu terytorialnego. Natomiast uważamy, że mamy obowiązek oznaczenia „TP” nadal transakcji sprzedaży gdy nabywcą jest członek Zarządu Spółki, członek Rady Nadzorczej Spółki, prokurent Spółki, oraz członkowie rodzin ww. podmiotów (tj. w stosunku do małżonków oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia). Czy stanowisko naszej Spółki jest wg Państwa prawidłowe?

    Zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim

    Jak dokonać przesunięcia pracownika samorządowego na zastępstwo za pracownika przebywającego na urlopie macierzyńskim?

    Polski Ład a finanse gmin - co się zmieni?

    Polski Ład a finanse gmin. 8 września Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o wsparciu jednostek samorządu terytorialnego (JST) w związku z Programem Polski Ład, przedłożony przez ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej. Ministerstwo Finansów uważa, że zmiany, które wprowadzi Polski Ład przełożą się na sytuację finansową samorządów. Dlatego zostaną wprowadzone rozwiązania stabilizujące i wzmacniające finanse JST.

    Podwyżki dla funkcjonariuszy służb mundurowych 2022

    Podwyżki dla służb mundurowych 2022. Od 1 stycznia 2022 r. mają wzrosnąć wynagrodzenia funkcjonariuszy. O ile?

    Protest ratowników i środowisk medycznych

    Protest ratowników i środowisk medycznych. Czy będą podwyżki dla medyków?

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego - projekt zmian

    Dochody jednostek samorządu terytorialnego. W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych innych ustaw. Nowe przepisy mają w szczególności umożliwić zrekompensowanie gminom ubytku dochodów spowodowanego wdrożeniem zmian podatkowych (głównie w PIT) w ramach tzw. Polskiego Ładu. Co się zmieni w dochodach samorządowych?

    Ile jesteśmy winni instytucjom oświaty?

    Krajowy Rejestr Długów przeanalizował, ile jesteśmy winni instytucjom oświaty. Wśród dłużników oprócz studentów i absolwentów są też przedsiębiorcy.

    Projekt budżetu państwa na 2022 rok - dochody

    Dochody budżetu w 2022 r. wyniosą 475,6 mld zł i będą wyższe od przewidywanych dochodów uzyskanych w roku 2021 o 0,4 proc. W ujęciu realnym dochody budżetu spadną o 2,8 proc. – wynika z projektu ustawy budżetowej na 2022 r.

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów

    Polski Ład - rekompensaty dla samorządów. Z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że zmiany podatkowe wprowadzane Polskim Ładem będą kosztować samorządy ok. 150 mld zł w ciągu 10 lat. Trwają prace nad rozwiązaniami legislacyjnymi, które mają te straty zrekompensować. Proponowane zmiany to gwarancja dochodów i subwencja rozwojowa dla aktywnych inwestycyjnie gmin. W efekcie dochody jednostek samorządu terytorialnego (JST) mają być o ok. 10 proc. wyższe niż prognozowane. – Zarówno w trakcie pandemii, jak i obecnie samorządy bardzo dobrze poradziły sobie, jeżeli chodzi o stronę budżetową – mówi Sebastian Skuza, wiceminister finansów.

    Czy nauczyciele masowo uciekają na emerytury?

    Od czasów pandemii spada liczba nauczycieli odchodzących na emeryturę i świadczenia kompensacyjne. Tak wynika z danych ZUS.

    Rower publiczny jednak z odliczeniem VAT

    Prawo do odliczenia VAT od inwestycji w system rowerów publicznych od kilku lat było źródłem sporów pomiędzy gminami (miastami) a organami podatkowymi.

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej

    Powołanie dyrektora gminnej biblioteki publicznej. Osoba została powołana na stanowisko dyrektora gminnej biblioteki. Zgodnie z ustawą o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej wójt gminy wysłał prośbę do kilku stowarzyszeń o wydanie opinii. Jednak nie otrzymał informacji zwrotnej od żadnego stowarzyszenia. Czy w przypadku braku odpowiedzi ze strony stowarzyszenia można uznać, że opinia jest pozytywna?

    Przekształcenie zakładu komunalnego w spółkę - czy to przejęcie zakładu pracy

    Gminne jednostki organizacyjne realizujące zadania komunalne, każda w wąskim zakresie, z początkiem przyszłego roku mają zostać przekształcone w spółkę prawa handlowego. Dotychczasowi dyrektorzy przekształcanych zakładów komunalnych mają stać się kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w nowo powołanej spółce gminnej.

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego za czas choroby i innych nieobecności w obliczeniach

    Dodatek terenowy pracownika socjalnego. Jak obliczyć kwotę dodatku, jeżeli pracownik nie przepracował całego miesiąca z innego powodu niż choroba? Czy kwotę dodatku dzieli się przez liczbę dni w danym miesiącu, czy przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu? Czy dodatek powinien być wypłacony w całości, w sytuacji gdy pracownik przebywa część miesiąca na zwolnieniu lekarskim?

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT

    Program "Centra opiekuńczo-mieszkalne" a rozliczenia VAT. Czy gminy i powiaty, świadcząc usługi w ramach programu, działają w charakterze podatników VAT? Czy VAT związany z wydatkami na tworzenie i utrzymanie centrum jest kosztem kwalifikowalnym?

    Kiedy zamawiający może odstąpić od zawartej umowy w trybie zamówień publicznych

    Kiedy zamawiający może odstąpić od umowy w trybie zamówień publicznych? Czy gmina może wycofać się z umowy i czy potrzebna jest zgoda wykonawcy (w umowie nie było warunków odstąpienia)?

    Zmiany w klasyfikacji budżetowej - rozporządzenie z 26 lipca 2021 r.

    Klasyfikacja budżetowa. Ustawodawca przygotował obszerne zmiany w rozporządzeniu dotyczącym klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, pojawiły się m.in. nowe paragrafy dla oświaty: 479 „Wynagrodzenia osobowe nauczycieli” oraz 480 „Dodatkowe wynagrodzenie roczne nauczycieli”. Zmiany co do zasady wejdą w życie 1 stycznia 2022 r., przy czym część zmian obowiązuje z mocą wsteczną od 1 stycznia 2021 r. Na jakie dokładnie zmiany muszą być przygotowane organy administracji samorządowej?

    Ile zarabiają parlamentarzyści w UE?

    Zarobki parlamentarzystów w UE - najwięcej zarabiają Włosi i Niemcy. Hiszpanie i Portugalczycy otrzymują aż 14 wypłat.

    Spłata zadłużenia gminy z rezerwy celowej

    Spłata zadłużenia gminy ze środków pochodzących z rezerwy celowej - czy jest możliwa?

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych 2021

    Podwyżki dla najwyższych urzędników państwowych od 1 sierpnia 2021 r. - premiera, marszałków Sejmu i Senatu, rządu, posłów, senatorów, rzeczników itd. Ile będą zarabiać?

    Reorganizacja struktury szkoły i związana z tym likwidacja stanowiska

    W związku z licznymi zmianami struktury pracy w szkole przewidujemy likwidację jednego stanowiska sprzątaczki oraz stanowiska referenta. Wszyscy pracownicy administracji i obsługi zatrudnieni są na czas nieokreślony. Jakie regulacje obowiązują szkołę przy wypowiadaniu takich umów?