Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie

Nakłady na środki trwałe w budowie, ewidencjonowane na koncie 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” inwentaryzuje się poprzez weryfikację wartości tych aktywów z dokumentacją (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Wyjątkiem od tej zasady są maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, które podlegają spisowi z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor). Weryfikację aktywów ewidencjonowanych na koncie 080 przeprowadza zazwyczaj komisja złożona z pracowników księgowości oraz komórki odpowiedzialnej za realizację inwestycji. Weryfikacja powinna przebiegać w następujących krokach.

Krok 1

Sporządzenie wydruków z ewidencji i zgromadzenie dokumentacji do dokonania porównań

Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji pomocniczej do konta 080 powinni sporządzić wydruki zawierające obroty i salda na poszczególnych kontach analitycznych (szczegółowych) prowadzonych do konta 080 według stanu na 31 grudnia roku obrotowego. Ponadto powinni zgromadzić dokumenty, na podstawie których zostaną zweryfikowane nakłady inwestycyjne zaewidencjonowane na tym koncie. Do dokumentów tych zalicza się m.in.:

1) rachunki i faktury za:

● wykonanie dokumentacji projektowej, badań geologicznych, różnych ekspertyz i opracowań,

● prace rozbiórkowe i usunięcie pozostałości starych obiektów znajdujących się na gruncie przeznaczonym pod zabudowę,

● wykonanie robót budowlanych, dostarczenie materiałów budowlanych, wykonanie prób montażowych i rozruchów próbnych,

● ulepszenia środków trwałych posiadanych przez jednostkę,

● nadzór autorski i inwestorski, zastępstwo inwestorskie czy generalnego wykonawcy,

● naprawy wykonywane w budowanym obiekcie przed oddaniem go do użytkowania,

● przywrócenie terenu budowy do stanu poprzedniego (założenie zieleni, założenie stref ochronnych),

● sprzątanie obiektów przed oddaniem ich do użytkowania;

2) dowody poniesienia różnych opłat (sądowych, notarialnych, za wydanie decyzji lokalizacyjnych, różnych zezwoleń itp.);

3) dowody zakupu lub nieodpłatnego otrzymania materiałów lub gotowych środków trwałych, wraz z dowodami opłat za ich transport, montaż, próbny rozruch;

4) protokoły odbioru i oddania do użytkowania wraz z dowodami odbiorów technicznych;

5) protokoły przekazania nakładów inwestycyjnych od/do innych jednostek wraz z dokumentami PT – „Przyjęcie/przekazanie środka trwałego w budowie”;

6) dowody OT – „Przyjęcie środka trwałego z inwestycji”;

7) decyzje o odpisaniu nakładów na inwestycje zaniechane.

Krok 2

Przeprowadzenie porównania treści dowodów z zapisami ewidencyjnymi

Dla każdego konta analitycznego (szczegółowego) komisja weryfikacyjna musi przeprowadzić weryfikację ujętych na nich nakładów i porównać z treścią odpowiednich dowodów księgowych. W wyniku weryfikacji komisja powinna uzyskać m.in. odpowiedzi na pytania zawarte w poniższym formularzu pomocniczym, sporządzanym odrębnie dla każdego zadania inwestycyjnego.

Formularz weryfikacyjny (pomocniczy)

Lp.	Pytanie	Odpowiedź (tak lub nie)	Opis stwierdzonych niezgodności
1.	Czy wielkość nakładów na zadanie inwestycyjne została prawidłowo zaewidencjonowana, w tym:	x	x
a)	czy uwzględniono wszystkie poniesione koszty?
b)	czy ujęte koszty zostały przypisane do właściwego zadania?
c)	czy kwoty kosztów zostały wprowadzone bezbłędnie?
d)	czy w ewidencji nie figurują koszty, które nie mogą być zaliczane do nakładów na środki trwałe w budowie?
e)	czy koszty na dane zadanie są ewidencjonowane w taki sposób, aby móc ustalić wartość pojedynczych obiektów środków trwałych powstających w ramach tego zadania (w podziale na koszty pojedynczych obiektów inwentarzowych środków trwałych i koszty wspólne)?
f)	czy z ewidencji nie zdejmowano wartości kosztów inwestycyjnych na środki trwałe jeszcze niewybudowane i nieoddane formalnie do użytkowania?
2.	Czy w ewidencji nie figurują nakłady na środki trwałe oddane już do użytkowania (które powinny być rozliczone i ujęte na koncie 011 „Środki trwałe”)?
3.	Czy w ewidencji nie figurują nakłady na środki trwałe, które zostały przekazane nieodpłatnie do innych jednostek dokumentem PT – „Przekazanie środka trwałego w budowie”?
4.	Czy w ewidencji nie są ujęte nakłady na inwestycje, które zostały zaniechane (czyli takie, co do których właściwy organ podjął decyzję o odstąpieniu od ich kontynuowania)?
5.	Czy w ewidencji nie figurują nierozliczone nakłady (np. takie, których w odpowiednim czasie nie przypisano do oddawanych do użytkowania środków trwałych, bądź takie, których nie można uznać za nakłady na środki trwałe w budowie i trzeba je zaliczyć do kosztów bieżących, bądź takie, których nie da się powiązać z żadnym zdaniem inwestycyjnym?)

W razie udzielenia odpowiedzi negatywnej w formularzu w pozycji „Opis stwierdzonych niezgodności” należy opisać dokładnie, na czym polega stwierdzona nieprawidłowość z powołaniem się na odpowiednie dowody księgowe oraz z podaniem kwoty rozbieżności (oznaczonej na plus – w przypadku zawyżenia kosztów inwestycyjnych w ewidencji i na minus – w przypadku ich zaniżenia). Formularz powinni podpisać członkowie komisji weryfikacyjnej oraz pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji pomocniczej do konta 080. Jeśli pracownik ten ma uwagi do wyników weryfikacji, należy je zamieścić na formularzu lub jako osobny załącznik.

Krok 3

Sporządzenie protokołu z weryfikacji

Komisja weryfikacyjna powinna na podstawie formularzy weryfikacyjnych sporządzić protokół z weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie. W protokole należy podać: saldo konta 080 podlegające weryfikacji, zbiorcze zestawienie różnic inwentaryzacyjnych wraz z propozycjami sposobu ich likwidacji, ustalonymi z głównym księgowym.

Przykładowe nieprawidłowości stwierdzane w jednostkach sektora publicznego w ramach weryfikacji nakładów inwestycyjnych wraz z podaniem sposobu ich likwidacji przedstawia tabela.

Tabela. Nieprawidłowości w zakresie weryfikacji nakładów inwestycyjnych

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne	Właściwy sposób likwidacji
Pominięcie kosztów w ewidencji, podwójne ujęcie kosztów w ewidencji, zaewidencjonowanie zmniejszenia kosztów jako zwiększenia i na odwrót	Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej i syntetycznej
Przypisanie kosztów do niewłaściwego zadania	Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej
Zaewidencjonowanie kosztów w kwocie niższej wyższej niż określona w dokumentach źródłowych	Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej i syntetycznej
Zaliczenie do nakładów na koncie 080 kosztów, które nie mogą być zaliczane do nakładów na środki trwałe w budowie	Wprowadzenie zapisów korygujących do ewidencji pomocniczej i syntetycznej
Ewidencjonowanie kosztów poszczególnych zadań bez podziału na zadania, a w ramach tych zadań – bez podziału na koszty pojedynczych obiektów inwentarzowych środków trwałych i koszty wspólne	Rozliczenie kosztów i założenie ewidencji szczegółowej w podziale według zadań inwestycyjnych oraz ustalenie w polityce rachunkowości jednostki zasad rozliczania nakładów na środki trwałe w budowie na poszczególne obiekty inwentarzowe środków trwałych (w tym zasad rozliczania kosztów wspólnych dla kilku obiektów inwentarzowych na ich wartość początkową), a następnie ponowne rozliczenie kosztów i założenie ewidencji szczegółowej w podziale według kosztów pojedynczych obiektów inwentarzowych i kosztów wspólnych
Ujęcie w ewidencji nakładów na środki trwałe oddane już do użytkowania	Sporządzenie dowodów OT i rozliczenie nakładów na środki trwałe w budowie na wartość początkową środków trwałych i ujęcie ich na koncie 011 „Środki trwałe”
Ujęcie w ewidencji nakładów na środki trwałe w budowie, które zostały przekazane nieodpłatnie do innych jednostek dokumentem PT – „Przekazanie środka trwałego w budowie”	Zdjęcie z ewidencji nakładów przekazanych innym jednostkom
Ujęcie w ewidencji nakładów na inwestycje, które zostały zaniechane	Zdjęcie z ewidencji nakładów na inwestycje zaniechane
Ujęcie w ewidencji nierozliczonych nakładów	W zależności od rodzaju nierozliczonych nakładów: zwiększenie wartości początkowej środków trwałych oddanych już wcześniej do użytkowania, przeniesienie nakładów inwestycyjnych do kosztów bieżących

Krok 4

Postępowanie poinwentaryzacyjne

Komisja weryfikacyjna powinna ustalić przyczyny powstania poszczególnych różnic w nakładach inwestycyjnych pomiędzy dokumentacją księgową a zapisami ksiąg rachunkowych. Ponadto należy sformułować wnioski i przedstawić je kierownikowi jednostki w celu zapobiegania powstawaniu takich rozbieżności na przyszłość.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli