Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - standard dokumentu

Zobacz również: Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - odpowiedzialność

Indywidualna ocena działalności jednostki weryfikowana realizacją celów, zadań zgodnie z prawem, efektywny,  terminowy i oszczędny, aby uzyskać status wiarygodności, powinna być dokonywana w oparciu o algorytm postępowania, który uwzględnia analizę sprawozdania z wykonania planu działalności, poczynionego zgodnie z Rozporządzeniem ministra Finansów z dnia 28 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

Cele działalności jednostki są bowiem przyjęte planem działalności, co jednoznacznie determinuje fakt uznania sprawozdania z wykonania planu działalności za bazowe źródło informacji wykorzystywanej i przetwarzanej w rzetelne oświadczenie.

Ocena funkcjonowania kontroli zarządczej rzeczonym oświadczeniem podlega gradacji. Najwyższy poziom zapewnienia (część A dział I) jest tożsamy z uznaniem stanu kontroli zarządczej za wystarczający w odniesieniu do wszystkich ogniskowych systemu tj.:

• zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi;
• skuteczności i efektywności działań;
• wiarygodności sprawozdań;
• przestrzeganiu i promowaniu zasad etycznego postępowania;
• efektywności i skuteczności przepływu informacji;
• zarządzania ryzykiem.

Średni poziom zapewnienia o stanie kontroli zarządczej uznaje ograniczony stopień funkcjonowania adekwatnej, skutecznej, efektywnej kontroli zarządczej (część  B dział I). Najniższy poziom wskazuje na brak funkcjonowania adekwatnej, skutecznej, efektywnej kontroli zarządczej (część C dział I).

Część D działu I wypełnia się paralelnie do wcześniejszych, które  mają charakter monogamiczny, czyli są wypełniane opcjonalnie (albo A, albo B, albo C) jako implikacja  wyników oceny. Czynności podjęte do  zrealizowania tej części polegają na wskazaniu źródeł dokonanej oceny, w tym własnego uznania oraz informacji pochodzących z:

• monitoringu realizacji celów i zadań;
• samooceny
• procesu zarządzania ryzykiem
• audytu wewnętrznego
• kontroli wewnętrznej
• kontroli zewnętrznej
• innych

Uwzględniwszy cele kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych, składając oświadczenie na poziomie B, wskazać winno się (działem II) zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie zapewnienia:
- zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi;
- skuteczności i efektywności działań;
- wiarygodności sprawozdań;
- przestrzeganiu i promowaniu zasad etycznego postępowania;
- efektywności i skuteczności przepływu informacji;
- zarządzania ryzykiem.

Polecamy serwis: Sprawozdawczość

Zastrzeżenia mogą dotyczyć np. braku skutecznego nadzoru nad jednostkami w dziale czy ogólnej słabości systemu kontroli zarządczej w podległych jednostkach oraz braku monitoringu realizacji zadań.

Ocena na poziomie B wymaga również popełnienia planowanych działań sanacyjnych i naprawczych. Wymienić należy kluczowe działania podjęte, aby całkowicie zniwelować bądź ograniczyć złożone zastrzeżenia.

Mogą one dotyczyć np. doskonalenia procesu formułowania celów,  zadań, mierników, systemu monitoringu, wdrażania metodyki zarządzania ryzykiem, systemu nadzoru nad jednostkami w dziale.

W przypadku, gdy oświadczenie za rok poprzedzający rok, którego dotyczy bieżące oświadczenie zawierało ocenę na poziomie B lub C albo gdy w roku bieżącym były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu uzdrowienie funkcjonowania kontroli zarządczej, jednostka jest zobligowana do wypełnienia części III, w szczegółowości działań podjętych w  roku ubiegłym celem poprawy kontroli zarządczej oraz pozostałych działań. Przykładowo można tu wskazać na racjonalizację kosztów czy usprawnienie procesu zarządzania zasobami ludzkimi w kontekście rozwoju dialogu.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz.U. z 2010 r., nr 238, poz. 1581);
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (D.U. z 2010 r., nr 187, poz. 1254).

Zobacz również: Sprawozdawczość budżetowa w pytaniach i odpowiedziach