Elektronizacja sprawozdań finansowych

1.1. Na czym polegają zmiany

Od 1 października 2018 r. obowiązuje:

• wymóg sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej przez wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości, oraz
• wymóg opatrywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Elektronizacja sporządzania sprawozdań finansowych jest połączona jednocześnie z obowiązkami składania tych sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego nie tylko w formie elektronicznej, lecz także według udostępnionych przez Ministerstwo Finansów formatu i struktury logicznej.

1.2. Przygotowanie do zmian

Wprowadzenie do ustawy o rachunkowości przepisów dotyczących sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej wymaga od jednostek następujących działań:

Krok 1. Dostosuj posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe do wymogów sporządzania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej

Wymóg sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej (art. 45 ust. 1f u.rach.) przez wszystkie podmioty stosujące ustawę o rachunkowości powoduje, że w praktyce nie mogą już być tworzone papierowe sprawozdania finansowe. Tym samym jednostka powinna mieć program finansowo-księgowy, który zapewni generowanie sprawozdań w formie elektronicznej. Ponieważ elektronizacja sporządzania sprawozdań finansowych jest połączona jednocześnie z obowiązkami składania tych sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego zarówno w formie elektronicznej, jak i według udostępnionych przez Ministerstwo Finansów formatu i struktury logicznej, to należy się upewnić, czy posiadany program finansowo-księgowy zapewnia przekształcenie sprawozdania finansowego w wymaganą przez Ministra Finansów strukturę i format. Innymi słowy, należy zadbać, by posiadane w firmie oprogramowanie zawierało edytor XML, który pozwoli w oparciu o wzorcową strukturę XSD (upublicznioną przez Ministerstwo Finansów) wytworzyć sprawozdanie finansowe w formie pliku XML. Wyjątkiem są sprawozdania sporządzane zgodnie z MSR, które w chwili obecnej nie muszą stosować formatów MF; obowiązek ten powstanie dla jednostek sporządzających sprawozdanie według MSR-ów w momencie opublikowania przez MF w Biuletynie Informacji Publicznej odpowiedniej struktury logicznej i formatu dla tego typu sprawozdań.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Krok 2. Upewnij się, czy osoby odpowiedzialne za sprawozdanie finansowe mają kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP

Elektroniczne sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Tym samym możliwość takiego podpisu musi mieć:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz
• kierownik jednostki, przy czym przez kierownika jednostki należy rozumieć:

– w spółkach z o.o. i akcyjnych – wszystkich członków zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę,
– w spółkach cywilnych i jawnych – wspólników,
– w spółkach partnerskich – wspólników prowadzących sprawy spółki albo jej zarząd,
– w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki,
– w jednoosobowej działalności – osobę fizyczną prowadzącą tę działalność (lub zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, albo do chwili powołania zarządcy sukcesyjnego osobę, o której mowa w art. 14 tej ustawy, która dokonała zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników),
– w przypadku wolnych zawodów – osobę wykonującą wolny zawód,
– w przypadku jednostek w likwidacji lub w trakcie restrukturyzacji – likwidatorów, syndyków, zarządców.

Podpis kwalifikowany można kupić. Listę firm oferujących taką usługę w Polsce można znaleźć na stronie https://www.nccert.pl/. Można też korzystać z e-podpisu wydanego przez kwalifikowane podmioty w dowolnym kraju UE. Cena zależy od dostawcy, którego jednostka wybierze, okresu ważności certyfikatu, rodzaju urządzenia do składania podpisu (czytnik kart USB, token USB lub PCMCIA). Waha się ona w granicach 200–300 zł za rok. Podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP jest bezpłatny i można go uzyskać na dwa sposoby, tj.:

• przez Serwis Profilu Zaufanego (w tym celu należy założyć konto w serwisie www.pz.gov.pl, znaleźć punkt potwierdzający na stronie https://pz.gov.pl/pz/confirmationPointAddressesList, potwierdzić profil zaufany w punkcie) lub
• przez internetowe konto bankowe (profil zaufany można założyć przez konto w banku, np. platforma Envelo.pl, ING, Inteligo, Millennium, Banku Pekao, PKO BP, BZ WBK, mBank; w tym przypadku nie trzeba już nic potwierdzać, bank sam przekaże dane osoby do serwisu www.pz.gov.pl).

Podstawa prawna:

• art. 45 ust. 5, art. 45 ust. 8a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2126
• art. 45 ust. 1f–1h, art. 49 ust. 7, art. 52 ust. 2, art. 63k, art. 69 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1629

Artykuł ten jest fragmentem książki Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS