Zasady sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych

Jednostki sektora finansów publicznych przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, wydanego na podstawie ustawy o finansach publicznych z dnia 28 sierpnia 2009 r. są zobowiązane do sporządzania i składania sprawozdań w zakresie operacji finansowych. Niewłaściwe wywiązywanie się z przyjętych prawem przedmiotowych obowiązków stanowi delikt dyscypliny finansów publicznych i podlega reżimowi ustawy z dnia 17 listopada 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 Nr 14,  poz.114).

Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest bowiem niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tych sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Zobacz również: Sprawozdania w zakresie operacji finansowych - skuteczny instrument zarządzania

Istnieje więc konieczność i potrzeba prawidłowego, rzetelnego wygenerowania informacji w formie sprawozdań. Z należytą starannością należy podejść do istniejącego obowiązku.

Prejudycjalną sprawą jest inwigilacja bieżących przepisów prawnych:

• stała - śledzenie ewentualnych zmian przepisów;
• doraźna - konieczna zawsze przed sporządzaniem sprawozdania.

Tylko bowiem znajomość zasad zarówno formalnych (czyli dających odpowiedź na pytania: kto, kiedy, na jakim formularzu i w jakim zakresie składa sprawozdania), jak i merytorycznych (w tym ogólnych i szczegółowych) jest skuteczną ochroną przed nieprawidłowościami, występującymi w temacie rozważanych sprawozdań.

Aby ustrzec się błędów, warto pamiętać o ogólnych wytycznych do sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych:

1. Sporządza się tylko te sprawozdania i w takim zakresie, w jakim zgodnie z obowiązującymi przepisami można zaciągać zobowiązania i/lub posiadać należności.

2. Sprawozdania Rb-N, Rb-Z, Rb-UN, Rb-UZ, Rb- ZN winno się wykonać się w wersji dokumentu papierowego, a także w formie elektronicznej.

Tutaj obowiązuje zasada pełnej zgodności danych ze sprawozdań w formie dokumentu z danymi przekazywanymi elektronicznie.

Ministerstwo Finansów na swoich stronach(www.mf.gov.pl) udostępnia elektroniczna wersję formularzy. Warto odwiedzać tę stronę, nawet kontrolnie, szczególnie w terminach zbliżających się okresów sprawozdawczych. Zapewni to nam aktualne formularze i może zapobiec przekazaniu sprawozdania w zdezaktualizowanym formacie.

Gdy obowiązek sprawozdawczy dotyczy budżetu jednostek samorządu terytorialnego, pliki w formie elektronicznej muszą  zgadzać się ze strukturami opracowanymi przez Ministerstwo Finansów, udostępnianymi na stronach BIP Ministerstwa Finansów.

Zobacz również: Należności niezapłacone w terminie w sprawozdaniu Rb-N

Rozporządzenie dopuszcza możliwość przekazania sprawozdań jedynie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

3. Forma dokumentu sprawozdania rodzi konieczność odręcznego podpisu w miejscu oznaczonym oraz umieszczenia pieczątki z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.

4. Sprawozdania sporządza się według stanu na koniec okresu sprawozdawczego rozumianego jako ostatni dzień I, II, III, IV kwartału roku kalendarzowego lub roku budżetowego, jak również dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, dzień zakończenia likwidacji jednostki.

5. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych są sprawozdaniami wykorzystywanymi dla celów statystycznych.

Sporządza się je na podstawie ewidencji księgowej jednostki,sprawozdań, bądź innych wiarygodnych  dokumentów potwierdzających istnienie zobowiązania bądź należności.

6. Sprawozdania sporządza się w złotych i groszach stosownie do zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

7.Sprawozdania winny być rzetelne i prawidłowe pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym.

8. Sprawozdania winny być czytelne i trwałe.

Polecamy serwis: Sprawozdawczość