Dokumenty przedmiotowe w zamówieniach publicznych

Oświadczenia i dokumenty mają potwierdzać spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (dokumenty podmiotowe), a przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego (dokumenty przedmiotowe).

Przepis prawa zamówień publicznych przyznał delegację dla Prezesa Rady Ministrów do określenia, w drodze rozporządzenia, rodzai dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz formy, w jakich dokumenty te mogą być składane. Na podstawie § 6 ust. 1 tego rozporządzenia w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający może żądać w szczególności:

1. próbek, opisów lub fotografii produktów, które mają zostać dostarczone, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego;
2. zaświadczenia niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;
3. zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;
4. zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas wykonywania zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez podmioty działające zgodnie z prawem Unii Europejskiej, europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi certyfikacji.

Należy zwrócić uwagę, że przepis zawiera określenie „w szczególności”. Oznacza to, że zamawiający może żądać innych dokumentów, niż opisane bezpośrednio w § 6 ust. 1 rozporządzenia. Dokumenty te zawsze muszą być jednak niezbędne do prowadzenia postępowania, o czym wprost stanowi art. 25 ust. 1 PZP.

Obowiązek uzupełnienia dokumentów przez wykonawcę

Zamawiający może żądać tylko niezbędnych dokumentów

Praktyka i orzecznictwo KIO pokazuje, że w katalogu dokumentów przedmiotowych, opisanych w § 6 ust. 1 rozporządzenia, nie zawsze znajdują się dokumenty w ścisłym tego słowa znaczeniu. W tym wyliczeniu znajdą się prezentacje, oględziny i badania produktów, ich wzorce, czy wersje demo programów komputerowych. Na tym tle dochodzi do nieporozumień, czy to jeszcze jest dokument, czy już element merytoryczny oferty. Spory budzi konieczność wzywania do ich uzupełniania, czy wyjaśniań jako regulacja dedykowana dokumentom. Problem jest szczególnie widoczny na tle prezentacji. Wydaje się, że obecna sytuacja dojrzała do interwencji ustawodawcy chyba, że zamawiający wykażą się precyzją sformułowań w ogłoszeniu, specyfikacji czy zaproszeniu, jednoznacznie wskazując, że traktują owe quasi dokumenty jako dokumenty przedmiotowe albo element oferty. Domyślanie się tego przez wykonawców jest nieporozumieniem i przyczyną niepotrzebnych sporów.

Polecamy serwis: Zamówienia publiczne

Autor: Robert Jaroszewski , radca prawny, partner w kancelarii Sienkiewicz, Jaroszewski, Zamroch. Radcowie prawni sp. p., autor bloga o zamawiających, wykonawcach, zakupach w zgodzie z prawem oraz o sprawach z pogranicza prawa publicznego i prywatnego prawo-zamówień-publicznych.pl.