Czy na wyciągi bankowe wydrukowane z systemu należy nanosić dekretację

Z art. 4 ustawy o rachunkowości wynika, że jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finanso­wą oraz wynik finansowy, natomiast ust. 4 tego artykułu wskazuje, że jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszcze­nia. Czy jeżeli zapis taki znajdzie się w polityce rachunkowości, będzie to działa­nie prawidłowe, zwalniające jednostkę z obowiązku nanoszenia tej dekretacji?

Jednostka jest zobowiązana do nanoszenia dekreta­cji na wydrukowanych wyciągach bankowych.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor), przyjęte zasady (polityka) rachunkowości to wy­brane i stosowane przez jednostkę rozwiązania, dopusz­czone ustawą, w tym także określone w MSR, zapew­niające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Istotne jest, że art. 14 ust. 2 uor wskazuje na to, że:

• zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane,
• sumy zapisów (obroty) - liczone są w sposób ciągły, a sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzo­nymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Zobacz również: Kontrasygnata skarbnika gminy

Nato­miast art. 21 ust. 1 uor ustala, że dowód księgowy powi­nien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfi­kacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących ope­racji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został spo­rządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowo­du do ujęcia w księgach rachunkowych przez wska­zanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księ­gach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zgodnie z ust. 1a tego przepisu, możliwe jest zaniecha­nie zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

• w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów,
• w ust. 1 pkt 6 (m.in. dekretacji), jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W opisanym przypadku kluczowe jest to, że wy­ciągi bankowe są drukowane przez jednostkę. Jeśli wy­ciąg bankowy pozostałby w postaci elektronicznej i był zaksięgowany z uwzględnieniem zasad określonych w art. 20 ust. 5 uor, to nie byłoby możliwe zadekreto­wanie go w sposób tradycyjny (pieczątką dekretacyjną czy określeniem Wn, Ma na wyciągu). Z tego przepisu wynika bowiem, że przy prowadzeniu ksiąg rachun­kowych przy użyciu komputera za równoważne z do­wodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za po­średnictwem urządzeń łączności (wydrukowany wy­ciąg będzie dopiero księgowany i z chwilą udostępnie­nia przez bank nie został automatycznie zaksięgowany - gdyby był automatycznie księgowany, technika taka zwalniałaby z dekretacji tego wyciągu bankowego), in­formatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawar­tych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas re­jestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wpro­wadzenie;
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie po­prawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpo­wiednio chronione, w sposób zapewniający ich nie­zmienność, przez okres wymagany do przechowy­wania danego rodzaju dowodów księgowych.

PODSTAWA PRAWNA

• art. 3 ust. 1 pkt 11, art. 14 ust. 2, art. 20 ust. 5, art. 21 ust. 1, art. 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2013 r. poz. 330; ost.zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1100)

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

A zatem po wydrukowaniu wyciągu bankowego mamy obowiązek naniesienia na ten dokument m.in. dekretacji, zważywszy, że art. 22 uor stanowi, że dowo­dy księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rze­czywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunko­wych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.