Strona główna » Księgowość budżetowa » Finanse publiczne » Plan finansowy » Instruktaż: Jak prawidłowo postępować z nadpłatami w dochodach budżetowych?

Instruktaż: Jak prawidłowo postępować z nadpłatami w dochodach budżetowych?

04 grudnia 2018, 11:19

Nadpłaty to dochody nienależnie wpłacone na konto jednostki - przykładowo podwójnie zapłacona faktura czy zaokrąglona kwota wynikająca z decyzji, bo dłużnik nie pamiętał jej dokładnie albo zapłacił po terminie i „dołożył” kwotę na pokrycie odsetek. Mamy zatem bardzo różne kwoty nadpłat - od kilku groszy nawet po tysiące złotych. Pojawia się więc pytanie - co zrobić z nadpłatą?

Dla państwowych jednostek budżetowych odpowiedź można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (§ 18). Natomiast jednostki samorządu terytorialnego powinny ustalić dla swoich jednostek zasady obowiązujące w tym zakresie. Zasadnicza część jednostek samorządu terytorialnego wzoruje się na zasadach wynikających z ww. rozporządzenia. Niemniej jednak powinno to zostać doprecyzowane.

Krok 1 Stwierdzenie nadpłaty

Z ewidencji księgowej wpłat dokonanych na rachunek bankowy jednostki wynika, że została nadpłacona kwota należności z konkretnego tytułu, u konkretnego dłużnika X.

Nadpłatę ewidencjonuje się na stronie Ma konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych", w korespondencji z kontem 130 "Rachunek bieżący jednostki", w paragrafie klasyfikacji budżetowej właściwej dla danego tytułu należności.

Krok 2 Sprawdzenie sytuacji dłużnika

Podstawową zasadą dotyczącą nadpłat jest obowiązek ich zwrotu. Nadpłatę zwraca się najczęściej na konto bankowe, z którego środki trafiły do jednostki. Ale zanim to nastąpi, trzeba sprawdzić sytuację nadpłacającego. Od tego będzie zależeć dalszy sposób postępowania.

Analizujemy zatem, czy nadpłacający nie ma wobec naszej jednostki jakichś innych zobowiązań, a szczególnie zaległości:

Sytuacja dłużnika	Sposób postępowania jednostki
1. Nadpłacający nie ma wobec jednostki żadnych innych zobowiązań ani zaległości	Jeśli nadpłacający nie ma wobec jednostki żadnych innych zobowiązań ani zaległości, należy dokonać zwrotu. Jednostka nie musi mieć żadnego pisma od nadpłacającego w tej sprawie. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest pisemne polecenie zwrotu, podpisane przez kierownika i głównego księgowego państwowej jednostki budżetowej. Polecenie zwrotu powinno też zawierać uzasadnienie zwrotu i wskazanie daty wpłaty zwracanej kwoty. Jeżeli zwrot na rachunek bankowy nie jest możliwy, ponieważ nadpłacający wpłacił środki pieniężne np. w punkcie opłat, a jednostka nie ma danych o rachunku bankowym wynikających ze wcześniejszej współpracy (choć w takiej sytuacji dane te należy, jeśli to możliwe, zweryfikować z nadpłacającym), lub nie ma możliwości kontaktu telefonicznego ani e-mailowego z nadpłacającym, aby ustalić inne możliwości zwrotu, to zwrot powinien nastąpić na adres nadpłacającego podany przy wpłacie przekazem pocztowym. Jeśli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, opłaty przekazów pocztowych i opłaty bankowe związane ze zwrotem nadpłat obciążają wydatki budżetowe jednostki dokonującej zwrotu nadpłaty.
2. Nadpłacający ma inne zaległości wobec jednostki	Jeśli nadpłacający ma inne zaległości wobec jednostki, nadpłaconą kwotę przeksięgowuje się na poczet tej zaległości na podstawie PK - "Polecenie księgowania" zaakceptowanego przez głównego księgowego. W sytuacji gdy nadpłacona kwota jest większa niż kwoty zaległości, pozostałą kwotę zwraca się zgodnie z zasadami podanymi w pkt 1. O poczynionych księgowaniach należy poinformować nadpłacającego pismem.
3. Nadpłacający ma inne zobowiązania wobec jednostki	Jeśli nadpłacający ma inne zobowiązania wobec jednostki, warto się z nim skontaktować telefonicznie lub e-mailowo w celu ustalenia, czy nie wolałby, aby przeksięgować nadpłaconą kwotę na poczet tych zobowiązań. Wymaga to jednak ze strony nadpłacającego pisemnego oświadczenia woli w tej sprawie. Jeśli przypadki nadpłat z danym płatnikiem mają miejsce często, to z uwagi na charakter dokonywanych przez niego płatności na rzecz jednostki warto zaproponować stałe oświadczenie woli w zakresie rozliczania ewentualnych nadpłat na poczet przyszłych zobowiązań i stosownej informacji do płatnika w ustalonej formie.