Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Instruktaż: Jak prawidłowo postępować z nadpłatami w dochodach budżetowych?

Instruktaż: Jak prawidłowo postępować z nadpłatami w dochodach budżetowych?/ fot. Fotolia
Instruktaż: Jak prawidłowo postępować z nadpłatami w dochodach budżetowych?/ fot. Fotolia
Nadpłaty to dochody nienależnie wpłacone na konto jednostki - przykładowo podwójnie zapłacona faktura czy zaokrąglona kwota wynikająca z decyzji, bo dłużnik nie pamiętał jej dokładnie albo zapłacił po terminie i „dołożył” kwotę na pokrycie odsetek. Mamy zatem bardzo różne kwoty nadpłat - od kilku groszy nawet po tysiące złotych. Pojawia się więc pytanie - co zrobić z nadpłatą?

Dla państwowych jednostek budżetowych odpowiedź można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (§ 18). Natomiast jednostki samorządu terytorialnego powinny ustalić dla swoich jednostek zasady obowiązujące w tym zakresie. Zasadnicza część jednostek samorządu terytorialnego wzoruje się na zasadach wynikających z ww. rozporządzenia. Niemniej jednak powinno to zostać doprecyzowane.

Krok 1 Stwierdzenie nadpłaty

Z ewidencji księgowej wpłat dokonanych na rachunek bankowy jednostki wynika, że została nadpłacona kwota należności z konkretnego tytułu, u konkretnego dłużnika X.

Nadpłatę ewidencjonuje się na stronie Ma konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych", w korespondencji z kontem 130 "Rachunek bieżący jednostki", w paragrafie klasyfikacji budżetowej właściwej dla danego tytułu należności.

Krok 2 Sprawdzenie sytuacji dłużnika

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Podstawową zasadą dotyczącą nadpłat jest obowiązek ich zwrotu. Nadpłatę zwraca się najczęściej na konto bankowe, z którego środki trafiły do jednostki. Ale zanim to nastąpi, trzeba sprawdzić sytuację nadpłacającego. Od tego będzie zależeć dalszy sposób postępowania.

Analizujemy zatem, czy nadpłacający nie ma wobec naszej jednostki jakichś innych zobowiązań, a szczególnie zaległości:

Sytuacja dłużnika

Sposób postępowania jednostki

1. Nadpłacający nie ma wobec jednostki żadnych innych zobowiązań ani zaległości

Jeśli nadpłacający nie ma wobec jednostki żadnych innych zobowiązań ani zaległości, należy dokonać zwrotu. Jednostka nie musi mieć żadnego pisma od nadpłacającego w tej sprawie. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest pisemne polecenie zwrotu, podpisane przez kierownika i głównego księgowego państwowej jednostki budżetowej. Polecenie zwrotu powinno też zawierać uzasadnienie zwrotu i wskazanie daty wpłaty zwracanej kwoty.

Jeżeli zwrot na rachunek bankowy nie jest możliwy, ponieważ nadpłacający wpłacił środki pieniężne np. w punkcie opłat, a jednostka nie ma danych o rachunku bankowym wynikających ze wcześniejszej współpracy (choć w takiej sytuacji dane te należy, jeśli to możliwe, zweryfikować z nadpłacającym), lub nie ma możliwości kontaktu telefonicznego ani e-mailowego z nadpłacającym, aby ustalić inne możliwości zwrotu, to zwrot powinien nastąpić na adres nadpłacającego podany przy wpłacie przekazem pocztowym.

Jeśli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, opłaty przekazów pocztowych i opłaty bankowe związane ze zwrotem nadpłat obciążają wydatki budżetowe jednostki dokonującej zwrotu nadpłaty.

2. Nadpłacający ma inne zaległości wobec jednostki

Jeśli nadpłacający ma inne zaległości wobec jednostki, nadpłaconą kwotę przeksięgowuje się na poczet tej zaległości na podstawie PK - "Polecenie księgowania" zaakceptowanego przez głównego księgowego. W sytuacji gdy nadpłacona kwota jest większa niż kwoty zaległości, pozostałą kwotę zwraca się zgodnie z zasadami podanymi w pkt 1.

O poczynionych księgowaniach należy poinformować nadpłacającego pismem.

3. Nadpłacający ma inne zobowiązania wobec jednostki

Jeśli nadpłacający ma inne zobowiązania wobec jednostki, warto się z nim skontaktować telefonicznie lub e-mailowo w celu ustalenia, czy nie wolałby, aby przeksięgować nadpłaconą kwotę na poczet tych zobowiązań. Wymaga to jednak ze strony nadpłacającego pisemnego oświadczenia woli w tej sprawie.

Jeśli przypadki nadpłat z danym płatnikiem mają miejsce często, to z uwagi na charakter dokonywanych przez niego płatności na rzecz jednostki warto zaproponować stałe oświadczenie woli w zakresie rozliczania ewentualnych nadpłat na poczet przyszłych zobowiązań i stosownej informacji do płatnika w ustalonej formie.

Szczegółowe zasady w zakresie nadpłat, charakterystyczne dla jednostki, warto ująć np. w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

Oprac. Agnieszka Drożdżal

wieloletni skarbnik gminy, szkoleniowiec z zakresu rachunkowości budżetowej

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    MI: wartość wniosków o dofinansowanie przewozów autobusowych to 773 mln zł

    Samorządy złożyły wnioski o uruchomienie w tym roku, w całym kraju 6347 nowych linii autobusowych z dofinansowaniem z rządowego Funduszu rozwoju przewozów autobusowych (FRPA); wartość wniosków to 773 mln zł - przekazał wiceminister infrastruktury Rafał Weber.

    Darmowe laptopy dla czwartoklasistów będą miały zabezpieczenie przed odsprzedażą w postaci .... wygrawerowanego orła w koronie

    Jesienią 370 tys. uczniów czwartych klas szkół podstawowych otrzyma na własność komputery. W przestrzeni medialnej podnoszono, że niektórzy rodzice mogą próbować je nielegalnie odsprzedać.

    Zapisy w umowie o łącznej wysokości kar umownych

    W trakcie kontroli regionalna izba obrachunkowa zarzuciła jednostce, że w kilku umowach zawartych z wykonawcami nie ujęto łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których może dochodzić powiat lub wykonawca. Umowy te zostały już wykonane i nie było problemów z umowami czy też terminowością. Czy taki zarzut jest słuszny?

    Korekta dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2022 r. w jednostkach pomocy społecznej

    Dnia 31 marca 2023 r. mija termin wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za poprzedni rok kalendarzowy. Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko ustalenie, kto powinien otrzymać to świadczenie, ale także prawidłowe obliczenie jego wysokości, a w przypadku błędnego naliczenia - dokonanie poprawnej korekty.

    Przepracowanie części dnia a zwolnienie lekarskie

    Zdarza się, że w trakcie swojej dniówki pracownik zwalnia się z pracy z powodu złego samopoczucia i udaje się do lekarza. Następnie wpływa do pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres, którego pierwszym dniem jest ten w części przepracowany. 

    Mieszkańcy małych gmin i dużych miast powinni mieć te same możliwości

    Mamy aspiracje, aby mieszkańcy zarówno mniejszych miejscowości, jak i dużych miast mieli te same możliwości, aby mogli korzystać w równym stopniu z środków rządowych, samorządowych i europejskich – powiedział w piątek minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    RIO o klasyfikacji dochodów gmin za zakwaterowanie uchodźców z Ukrainy

    Dochody uzyskiwane przez gminy z tytułu opłat za zakwaterowanie, które od niedawna dokonują uchodźcy z Ukrainy należy klasyfikować w dziale 853 - wskazała w stanowisku RIO w Szczecinie. Izba zwróciła uwagę, że w rozporządzeniu MF brakuje dedykowanej klasyfikacji budżetowej

    Od 21 marca 2023 r. nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych

    W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy dokumentów na temat przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.

    Czy klauzula waloryzacyjna ma zastosowanie do umów o zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł zawieranych na dłużej niż 6 miesięcy?

    Czy waloryzacja w umowach z terminem przekraczającym 6 miesięcy wprowadzona od 10 listopada 2022 r. ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców dotyczy również postępowań poniżej 130 000 zł, jeżeli umowy zawierane są na okres przekraczający 6 miesięcy?

    Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie pracodawcy?

    Od 01.03.2023 r. będziemy zatrudniać osobę na stanowisku woźnego w wymiarze 3/4 etatu ze stażem 23 lat pracy. Osoba ta dotychczas pracowała w Służbie Więziennej (do dnia 20.01.2023 r.).

    Czy należy się dodatek stażowy w dodatkowym miejscu zatrudnieniu nauczyciela

    Jesteśmy szkołą podstawową państwową (organ prowadzący Urząd Miasta). Zatrudniliśmy nauczyciela z dwudziestoletnim stażem pracy na 1/2 etatu. Ten sam nauczyciel jest zatrudniony w innej szkole podstawowej w naszym mieście na pełny etat. Nauczyciel przedstawił nam świadectwa pracy. Na podstawie tych samych świadectw pracy otrzymuje dodatek w szkole podstawowej, w której jest zatrudniony na cały etat. Czy należy mu się dodatek za staż pracy?

    Kiedy płatnika nie wiążą wnioski złożone przez podatnika

    Proszę o informację dot. interpretacji z art. 31a pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

    Czy w przypadku sprzedaży węgla przez gminę trzeba prowadzić ewidencję z wykorzystaniem konta 330

    Gmina zleciła na podstawie umów sprzedaż "preferencyjnego" węgla przedsiębiorstwom i spółkom działającym na terenie Gminy. Czy w ww. przypadku gmina powinna prowadzić ewidencję magazynową (konto 330 "Towary") i ewidencję sprzedaży węgla?

    Poszerzenie przez wójta katalogu przesłanek przyznania dodatku specjalnego do wynagrodzeń pracowników

    Wójt gminy w drodze zarządzenia wewnętrznego postanowił, że pracownikom urzędu gminy, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, mogą być przyznawane dodatki specjalne do wynagrodzeń "w innych uzasadnionych sytuacjach, niż wskazane w ustawie o pracownikach samorządowych". Na podstawie tego zarządzenia dodatki specjalne były przyznawane pracownikom m.in. z tytułu "pracy w uciążliwych warunkach, w tym z narażeniem na ciągły stres", "szczególne osiągnięcia w pracy" lub bez żadnego dodatkowego uzasadnienia.

    Świadczenia pomocy zdrowotnej dla nauczycieli. Jak ustalić?

    Rada gminy nie określiła rodzaju świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i trybu ich przyznawania. Przy braku tej uchwały nie zaplanowała w budżecie gminy wydatków na ten cel.

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim? Jakie przepisy mają zastosowanie w przypadku, w którym nauczyciel zatrudniony jest w szkole prowadzonej przez gminę?

    Nieruchomości szkolne a podatek od nieruchomości

    Ustawodawca podatkowy przyznaje placówkom oświatowym preferencje w podatku od nieruchomości. 

    Odliczenie VAT od wydatków gminy na zakup autobusów

    Czy gmina ma prawo do odliczenia pełnej wysokości podatku naliczonego z tytułu nabycia autobusów niskoemisyjnych w przypadku, gdy te na podstawie umowy najmu będą później wykorzystywane przez spółkę gminną powołaną do realizacji zadań z zakresu transportu publicznego?

    Zmiany: urlopy, szkolenia, elastyczny czas pracy [Ostateczna wersja nowelizacji kodeksu pracy]

    Nowelizacja wdraża dwie unijne dyrektywy. Nowe przepisy regulują m.in. urlopy i czas pracy, w tym urlop rodzicielski, do którego pracownicy będą mieli indywidualne prawo.

    Program "Ochrona Zabytków". Dofinansowanie 200 mln zł

    Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego ogłosiło drugi nabór w programie Ochrona Zabytków.

    PUE ZUS: Kalkulator do wyliczenia wysokości emerytury w 2023 r.

    Na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS można samodzielnie wykonać symulację wysokości przyszłego świadczenia emerytalnego, przyznawanego na nowych zasadach. Symulacja pozwala na wykonanie obliczeń tym osobą, które chcą sprawdzić jakie świadczenie by otrzymały, gdyby przechodziły na emeryturę w bieżącym roku.

    ZUS: Co się dzieje ze środkami zapisanymi na subkoncie w ZUS w razie śmierci ubezpieczonego

    Środki zapisane na subkoncie w ZUS podlegają podziałowi i wypłacie w razie m. in. śmierci ubezpieczonego. Tak, jak to ma miejsce w przypadku środków zgromadzonych na rachunku w OFE - poinformował PAP rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Podwyżki pensji w RIO o 300 zł - 1130 zł [wyrównanie od 1 stycznia 2023 r.]

    Od 300 zł do ponad 1,1 tys. zł wzrosną stawki wynagrodzenia zasadniczego pracowników regionalnych izb obrachunkowych nieobjętych tzw. systemem mnożnikowym – przewiduje projekt nowego rozporządzenia. Podwyżki mają nastąpić z wyrównaniem od 1 stycznia 2023 r.

    MF: Zasady wykorzystania i zwrotu przez samorządy odsetek z Funduszu Pomocy

    Ministerstwo finansów wyjaśniło, że jednostki samorządu terytorialnego mają obowiązek zwrócić niewykorzystane odsetki ze środków Funduszu Pomocy na rachunek właściwego wojewody. Zasada ta nie dotyczy odsetek od środków przeznaczonych na zadania oświatowe.

    Nagrody specjalne dla pracowników pomocy społecznej [Nowelizacja, zmiany]

    Nagrody za wybitne, nowatorskie rozwiązania w zakresie pomocy społecznej dla np. pracowników socjalnych minister będzie mógł przyznać sam z własnej inicjatywy, bez wniosku ze strony np. organów administracji samorządowej - zakłada projekt nowelizacji rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie przyznawania nagród specjalnych w zakresie pomocy społecznej.