KSeF w JST. Jak dostosować proces obiegu dokumentów?

• Ogólne reguły fakturowania bez zmian?
• Przekazywanie danych do fakturowania i informacji o sprzedaży
• Czy zmienią się zasady obiegu danych?

Ogólne reguły fakturowania bez zmian?

Wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, chociaż modyfikuje dotychczas stosowane zasady, to jednak nie zmienia ogólnych reguł fakturowania. Co to oznacza? Ni mniej, ni więcej jak to, że nie został skorygowany katalog czynności fakturowanych, a także kontrahentów, którym należy wystawiać faktury dokumentujące czynności opodatkowane VAT lub mu niepodlegające, ale potwierdzane takimi dowodami (sprzedaż zagraniczna).

Przekazywanie danych do fakturowania i informacji o sprzedaży

Jest to z całą pewnością dobra informacja dla tych wszystkich podatników, którzy przytłoczeni nadmiarem informacji oraz otoczeni szumem informacyjnym, jaki towarzyszy zagadnieniu KSeF, być może nabyli przekonanie, że od lutego (czy kwietnia) 2026 r. będą znacznie częściej wystawiali faktury niż do tej pory. Nic z tych rzeczy. Tak jak do tej pory, podatnik – w tym jednostka administracji publicznej – wystawi faktury jedynie wówczas, gdy potwierdzają one sprzedaż opodatkowaną w kraju lub niepodlegającą ze względu na jej alokację za granicą (o ile spełniona jest normatywna przesłanka fakturowania, która nie uległa zmianie).

Innymi słowy – tak jak i obecnie, nie będą podlegały fakturowaniu czynności stanowiące działania urzędowe, niestanowiące działalności gospodarczej w znaczeniu VAT, zgodnie z postanowieniami art. 15 ust. 6 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Z kolei, wykonując sprzedaż w ramach czynności wskazanych w ustawie o VAT – ale taką, która jest zwolniona od tego podatku, jak również dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – podatnik nie będzie musiał (tak jak i obecnie) jej fakturować, chyba że nabywca zażąda faktury w ustawowym terminie trzech miesięcy (z zastrzeżeniem wyłączenia dla enumeratywnie wskazanej sprzedaży konsumenckiej – np. najem, media itp).

Czy zmienią się zasady obiegu danych?

Wobec tego można postawić pytanie: czy na pewno wprowadzenie fakturowania ustrukturyzowanego musi zmienić zasady obiegu danych i dokumentów w jednostce? I odpowiedź brzmi: tak. Trzeba implementować pewne zmiany dostosowujące. Jednak nie muszą to być zmiany na gorsze. W istocie bowiem wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych ułatwia digitalizację procesu fakturowania i obiegu dokumentów – nawet w tych podmiotach, w których do tej pory nie była ona stosowana lub jej wdrażanie szło opornie.

(...)

Polecamy: KSeF. Wdrożenie w sektorze finansów publicznych