Ewidencja księgowa kary umownej

Gmina podpisała umowę na wykonanie usług. W umowie widnieją m.in. zapisy: „zamawiający naliczy kary za nieterminowe wykonanie zadania”, „kary umowne zostaną potrącone z faktury”.

Gmina zgodnie z umową naliczyła kary umowne, wystawiając notę księgową. Jednostka poinformowała również o tym, iż kara zostanie potrącona z faktury. Zapłata dla wykonawcy zostanie pomniejszona o wysokość kary.

Polecamy: Rachunkowość Budżetowa

Jak powinna w takiej sytuacji wyglądać ewidencja księgowa kary umownej, potrąconej z faktury, naliczonej wykonawcy zadania inwestycyjnego?

Regionalna Izba Obrachunkowa w Gdańsku w swoim wyjaśnieniu uznała, iż ewidencji operacji, które nie mają związku z zewnętrznym wpływem oraz wpływem środków pieniężnych na i z konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” i nie są ujęte w wyciągu bankowym, można dokonywać na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych. Konto 130 służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu dochodów i wydatków budżetowych objętych planem finansowym.

Jak wskazuje RIO, zgodnie z regułami określonymi do konta 130 obowiązuje na nim zachowanie zasady czystości obrotów. Oznacza to, że błędne zapisy, zwroty nadpłat i korekty wprowadza się dodatkowo technicznym zapisem ujemnym. Zapisów na koncie 130 dokonuje się na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów księgowych co do treści i kwot z wyciągiem bankowym.

Zdaniem RIO w Gdańsku, podstawą zapisów w księgach rachunkowych, zgodnie z art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi” wewnętrznymi – dotyczącymi operacji wewnątrz jednostki. Dowodem takim, stanowiącym podstawę księgowania jest dowód PK – „Polecenie księgowania”.

Polecamy: Newsletter

Jak wskazuje RIO, wszelkich zapisów prowadzonych na koncie 130 powodujących zmniejszenia i zwiększenia wydatków i dochodów poprzez ewidencję na podstawie dowodów bankowych można dokonywać na podstawie PK. W związku z tym ewidencji księgowej dotyczącej m.in.:

- zapisu technicznego do wpłaconej nadpłaty;

- korekt błędnych zapisów księgowych;

- naliczenia i przeksięgowania równowartości wynagrodzeń płatnika składek z tytułu terminowego odprowadzania podatku lub składki na rachunek bieżący jednostki;

- potrącenia kary umownej z tytułu nieterminowego wykonania usługi lub roboty, będącej jednocześnie podstawą do potrącenia ogólnej kwoty zobowiązania, (subkonto dochodów i subkonto wydatków stanowiącej wielkości naliczonej kary umownej);

- naliczenia i przeksięgowania kosztów komorniczych potrąconych przy wypłacie na rachunek bankowy jednostki,

- przeksięgowania wydatków pomiędzy poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej

można dokonywać na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego.

Prze założeniach, że wartość brutto usługi według otrzymanej faktury wynosi 5.000 zł, a naliczona kara umowna według wystawionej faktury wynosi 500 zł. ewidencja  - zdaniem RIO - prezentuje się następująco:

1. Faktura za usługę 5.000 zł Wn 402 Ma 201
2. Nota księgowa (naliczona kara umowna) 500 zł Wn 201 Ma 760
3. Przelew według wyciągu bankowego  4.500 zł Wn 201 Ma 130 W
4. PK naliczonych kar umownych 500 zł Wn 130 D Ma 130 W

Kwota naliczonej kary umownej stanowi dochód jednostki (obroty Wn konta 130) i wykazana zostanie w sprawozdaniu Rb-27S, zgodnie z Instrukcją sporządzania sprawozdania Rb-27S dla samorządowych jednostek budżetowych stanowiąca załącznik nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. poz. 119).

Źródło: RIO w Gdańsku

Polecamy również w INFORRB: Jak należy ewidencjonować odszkodowanie przyznane przez firmę ubezpieczeniową