Paragraf 4420 Podróże służbowe zagraniczne - nieprawidłowości

Paragraf 4420 - Podróże służbowe zagraniczne

Na podstawie zasad wynikających z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych paragraf 4420 obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Interpretacja zapisów klasyfikacji budżetowej w kontekście paragrafu 4420 jest bardzo rygorystyczna i winno się ją stosować bardzo wąsko. Takie bowiem było zamierzenie ustawodawcy.  Brak słów takich jak: "w szczególności", "np.", "itd.", które występują przy innych paragrafach może być potwierdzeniem takiego stanowiska.

W kontekście wydatkowania środków publicznych na podróże służbowe zagraniczne zasadnym jest literalne stosowanie zapisów wskazywanego rozporządzenia MPiPS. Rozporządzenie precyzyjnie wskazuje katalog należności, które przysługują pracownikom w sytuacji zidentyfikowanej jako podróż służbowa zagraniczna, m.in. diety. W związku z powyższym klasyfikacja wydatków ponoszonych na noclegi przy delegacjach zagranicznych pracowników powinna być wypadkową okoliczności, w których pracownik płaci za nocleg np. w hotelu. Bez znaczenia jest tu fakt czy dokonuje on zapłaty z pobranej zaliczki czy nie. Następnie poprzez fakt rozliczenia podróży zagranicznej pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów. Tak dokonany wydatek na zwrot za nocleg przy delegacji zagranicznej prawidłowo byłby kwalifikowany jako paragraf 4420.

Zobacz również: Klasyfikacja budżetowa paliwa zakupionego podczas podróży zagranicznej

Niestety w wielu przypadkach klasyfikacja jest diametralnie różna od prawidłowego.

Usługa noclegowa, hotelowa przy podróżach służbowych zagranicznych jest zakupem bezpośrednim jednostki, a faktury dokumentujące tę operację gospodarczą wpływają bezpośrednio do jednostki, która bezpośrednio dokonuje wydatku na rzecz kontrahentów na podstawie zawartych umów.

Wydatki ponoszone bezpośrednio przez jednostkę budżetową, która zakupuje usługę hotelową z pominięciem pracownika, który odbywał albo odbywał będzie podróż służbową nie jest zwrotem kosztów za nocleg, czyli nie spełnia koniecznej i niezbędnej przesłanki kwalifikacji na paragraf 4420. To paragraf 4300 – zakup usług pozostałych jest właściwy  w świetle obowiązujących przepisów prawnych do objęcia tego typu wydatku.

Niestety nieprawidłowości w tej materii występują systematycznie od lat, a skala ich jest bardzo wysoka. Mają one wpływ nw fazę planowania, sprawozdawczości i prowadzenia rachunkowości.

Polecamy serwis: Rachunkowość budżetowa

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r., nr 38 poz. 207 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).