REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją? Wyjaśniamy w 5 krokach.

Kontrola zarzuciła jednostce, że nieprawidłowo przeprowadziła i nie rozliczyła wyników inwentaryzacji należności i zobowiązań oraz nakładów na środki trwałe w budowie, weryfikowanych w drodze porównania z dokumentacją źródłową. Między innymi wskazano, że:

REKLAMA

  • w protokołach weryfikacji poza stwierdzeniem „saldo zgodne” nie podano, na podstawie jakich dokumentów dokonano weryfikacji, ani nie podano innych informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia wyników inwentaryzacji, takich jak np. dane na temat: przedawnienia należności i zobowiązań, likwidacji dłużników jednostki, zaistnienia przesłanek umorzenia należności z urzędu itp.,
  • w protokołach weryfikacji odniesiono się wyłącznie do prawidłowości salda kont syntetycznych, nie zwracając uwagi na to, że były one niezgodne z sumami sald prowadzonych do nich kont ksiąg pomocniczych,
  • przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie (konto 080) nie ustalono, czego dotyczyły nakłady ujęte na kontach szczegółowych: 080/124/Pozost. w kwocie 967,90 zł i 080/34/1/2/Dz.Grunt.Bud./1995/2000 w kwocie 1 987 076 zł, oraz nie rozliczono ich, mimo że konta te nie wykazywały obrotów od ponad 7 lat.

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Jak należy postąpić, aby takie zarzuty nie powtórzyły się w przyszłości?

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, na porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W przypadku należności oraz zobowiązań jednostki, a także nakładów na środki trwałe w budowie, przeprowadza się ją i rozlicza w następujących krokach.

Krok 1 Przygotowanie do weryfikacji

Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej kont zespołu 2 oraz do konta 080 powinni:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • wydrukować konta analityczne podlegające weryfikacji,
  • do każdego konta przygotować dokumentację źródłową, konieczną do przeprowadzenia weryfikacji, przy udziale pracowników komórek merytorycznych odpowiedzialnych za prowadzenie operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach.

Dokumenty wykorzystywane przy tej inwentaryzacji przedstawia tabela.

Weryfikacja należności i zobowiązań ujętych na kontach zespołu 2

Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie

Odpowiednie dowody będące podstawą powstania należności (zobowiązań):

  • decyzje podatkowe i administracyjne,
  • deklaracje podatkowe,
  • umowy oraz wystawione na ich podstawie faktury i rachunki,
  • noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)
  • ugody przedsądowe i sądowe, wyroki sądowe,
  • dokumentacja dotycząca zobowiązań jednostki wobec pracowników ze stosunku pracy,
  • dokumentacja dotycząca świadczeń z ZFŚS

Faktury, rachunki, inne obce dowody (np. paragony)

Noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)

Dowody przekazania i zwrotu na budowę materiałów z magazynów własnych jednostki

Protokoły odbioru częściowego i końcowego robót (dostaw)

Odpowiednie dowody będące podstawą wygaśnięcia należności (zobowiązań):

  • dowody opłacenia,
  • decyzje w sprawie zaniechania poboru i umorzenia, oświadczenia o zwolnieniu z długu,
  • decyzje o odpisaniu ze względu na przedawnienie

Dowody OT – „Przyjęcie środka trwałego”, PT – „Przekazanie/przyjęcie nakładów inwestycyjnych”, inne dowody rozliczeniowe nakładów niezaliczanych do nakładów na środki trwałe w budowie

Inne dokumenty mające wpływ na istnienie/wielkość/wymagalność należności (zobowiązań), np.:

  • informacje na temat likwidacji, upadłości kontrahentów,
  • dokumentacja z postępowania egzekucyjnego,
  • inna korespondencja (np. w sprawie ustalenia adresu osoby fizycznej),
  • decyzje o rozłożeniu na raty lub odroczeniu terminu płatności,
  • aneksy do umów przedłużające terminy płatności

Decyzje właściwego organu o czasowym zawieszeniu robót budowlanych

Decyzje właściwego organu o ostatecznym zaniechaniu inwestycji

Dowody korygujące błędne zapisy i inne dowody, na podstawie których dokonano zapisów na koncie 080

Krok 2 Przeprowadzenie weryfikacji

Weryfikację przeprowadza komisja weryfikacyjna, przy udziale pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie poszczególnych kont.

Przy weryfikacji należności i zobowiązań trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy faktycznie powstały (zgadza się osoba dłużnika/wierzyciela, tytuł prawny, kwota),
  • czy są wymagalne (z podaniem terminu wymagalności: dzień/miesiąc/rok),
  • czy prawidłowo naliczono i ujęto kwoty uboczne (np. odsetki za zwłokę, oprocentowanie, koszty egzekucyjne, koszty sądowe),
  • czy nie uległy przedawnieniu (z podaniem terminu przedawnienia: dzień/miesiąc/rok),
  • czy nie zostały umorzone,
  • czy nie zachodzą przesłanki umorzenia z urzędu,
  • czy nie dotyczą podmiotu nieistniejącego (np. osoby prawnej wykreślonej z określonego rejestru),
  • w przypadku należności znacznie przeterminowanych – czy jednostka zabezpieczyła ich zapłatę na przyszłość w sposób określony odpowiednimi przepisami prawa (np. zabezpieczenie hipoteczne na nieruchomości)?

Zobacz: Plan finansowy

Przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy nakłady są przypisane do właściwych zadań inwestycyjnych,
  • czy nakłady mogą być zaliczone do nakładów na środki trwałe w budowie,
  • czy nakłady są ustalone we właściwej wysokości, potwierdzonej dokumentami,
  • czy nakłady dotyczą nadal trwających procesów inwestycyjnych (eliminacja kosztów inwestycji zaniechanych oraz kosztów środków trwałych oddanych do używania przed ostatnim dniem roku obrotowego, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja),
  • czy nakłady nie zostały przekazane innym jednostkom?

Krok 3 Udokumentowanie wyników weryfikacji

Wyniki weryfikacji dokumentuje się na bieżąco w protokole weryfikacji. W tym celu dla każdego konta szczegółowego podaje się:

  • wykaz dokumentów wykorzystanych przy weryfikacji,
  • stwierdzenie o zgodności lub niezgodności salda.

Przy stwierdzeniu niezgodności należy ustalić przyczynę jej powstania i pobrać wyjaśnienia od odpowiedzialnych pracowników (pracowników księgowości, komórek merytorycznych).

Protokół weryfikacji podpisuje komisja weryfikacyjna oraz pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji księgowej na danym koncie.

Cząstkowe protokoły weryfikacji są podstawą do sporządzenia protokołów zbiorczych, w których wyniki inwentaryzacji podaje się zbiorczo dla poszczególnych kont syntetycznych.

Krok 4 Kontrola i zatwierdzenie protokołów weryfikacji

REKLAMA

Kontrola merytoryczna oraz formalna i rachunkowa protokołów weryfikacji należy zazwyczaj do głównego księgowego jednostki. Do głównego księgowego należy także wskazanie propozycji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W przypadku weryfikacji aktualnej wartości należności i zobowiązań wnioski dotyczące np. ich umorzenia lub odpisania na skutek nieściągalności lub przedawnienia powinny być zaopiniowane przez radcę prawnego.

Protokół weryfikacji podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Po zatwierdzeniu protokołu na jego podstawie sporządza się odpowiednie dowody w celu ujęcia wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki:

  • PK – „Polecenia księgowania” dotyczące korekt błędnych zapisów księgowych i zdjęcia z ewidencji nakładów na inwestycje trwale zaniechane,
  • OT – „Przyjęcie środka trwałego” dla ujawnionych środków trwałych,
  • PI – „Przekazanie inwestycji” dla nakładów inwestycyjnych przekazanych innym jednostkom,
  • dowody właściwe do umorzenia z urzędu oraz odpisania należności (zobowiązań) nieściągalnych i przedawnionych.

Krok 5 Postępowanie poinwentaryzacyjne

Postępowanie poinwentaryzacyjne obejmuje przedstawienie kierownikowi jednostki przez komisję weryfikacyjną i głównego księgowego, a także, w miarę potrzeb, przez kierowników komórek merytorycznych, wniosków w sprawie usprawnienia procedur kontroli zarządczej. Wnioski te powinny być nakierowane na zapobieżenie powstawaniu w przyszłości błędów w ewidencji księgowej wynikających z nieprawidłowego obiegu dowodów księgowych lub nieprawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Mogą one także dotyczyć innych aspektów, np. takich jak usprawnienie egzekucji należności, zabezpieczenie należności w celu niedopuszczenia do ich przedawnienia, zaniechanie prowadzenia inwestycji, które straciły znaczenie dla jednostki.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dni wolne od pracy w drugiej połowie 2024 roku i w 2025 r. [KALENDARZ — DŁUGIE WEEKENDY]

W 2024 r. uwzględniając wszystkie dni wolne i weekendy wypada 115 dni wolnych od pracy. Sprawdź, kiedy przypadają długie weekendy w drugiej połowie 2024 r. Możesz już także wstępnie zaplanować wolne w 2025 r.

Trwają wypłaty dodatkowych pieniędzy dla nauczycieli. Kwota jest niemała, bo ponad 2000 zł, ale trzeba od niej zapłacić podatek.

Trwają wypłaty dodatkowych pieniędzy dla nauczycieli. Kwota jest niemała, bo ponad 2000 zł, jednak świadczenie urlopowe nie jest świadczeniem socjalnym, a więc trzeba je opodatkować. Na konta trafi więc o 12 proc. mniej.

Zbliża się termin złożenia sprawozdania SP-1. Kto musi je złożyć i co w nim wykazać? To ważne m.in. dla podatku od nieruchomości.

Jest coraz mniej czasu na złożenie części B sprawozdania SP-1. Czy wiesz, kto musi je złożyć, do kiedy i co w nim wykazać? Przepisy jasno to regulują, ale w praktyce pojawiają się problemy.

Kogo można zgłosić do swojego ubezpieczenia? Katalog jest dość szeroki

Ubezpieczony, który ma niepracujących bliskich może ich zgłosić ich do własnego ubezpieczenia zdrowotnego, aby mogli bezpłatnie korzystać z opieki zdrowotnej jako członkowie rodziny. Za bliskich nie płaci się składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pamiętajmy też, że nie tylko dziecko można głosić do swojego ubezpieczenia zdrowotnego

REKLAMA

Kiedy ZUS wypłaci zasiłek chorobowy?

Kiedy zasiłki chorobowe wypłaca ZUS, a kiedy pracodawca? W jakim terminie? Gdzie można znaleźć wystawione przez lekarza elektroniczne zwolnienie lekarskie? Czy trzeba składać wniosek o zasiłek?

Ważne dla samorządów terminy w sprawozdawczości na III kwartał 2024 r.

Jakie są najważniejsze nadchodzące terminy w sprawozdawczości i kogo dotyczą? Prezentujemy przydatne zestawienie.

Dla kogo nauczycielskie świadczenie kompensacyjne?

Aby nauczyciel mógł otrzymać emeryturę przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego, musi spełnić określone warunki. Jakie? Co warto wiedzieć o nauczycielskim świadczeniu kompensacyjnym?

Podwyżki w ochronie zdrowia od 1 lipca 2024 roku. Komu się należą i jak je obliczyć?

Jak co roku 1 lipca, podmioty lecznicze mają obwiązek podwyższenia wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników ochrony zdrowia. Większe wynagrodzenie otrzymają m.in. pielęgniarki, lekarze, opiekunowie medyczni, ale także „nowe” zawody medyczne jak asystentki stomatologiczne oraz higienistki stomatologiczne.

REKLAMA

Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej na zastępstwo

Czy wymiar etatu w umowie na zastępstwo może być mniejszy niż ten, w którym pracował pracownik zastępowany? Co warto wiedzieć o umowie na zastępstwo?

Podwójna składka zdrowotna pracującego emeryta. Czy będą zmiany?

Ministerstwo Zdrowia udzieliło odpowiedzi na interpelację poselską w sprawie podwójnej składki zdrowotnej pracujących emerytów. Co z niej wynika? Jakie są aktualne przepisy?

REKLAMA