Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Fotolia
Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją? Wyjaśniamy w 5 krokach.

Kontrola zarzuciła jednostce, że nieprawidłowo przeprowadziła i nie rozliczyła wyników inwentaryzacji należności i zobowiązań oraz nakładów na środki trwałe w budowie, weryfikowanych w drodze porównania z dokumentacją źródłową. Między innymi wskazano, że:

  • w protokołach weryfikacji poza stwierdzeniem „saldo zgodne” nie podano, na podstawie jakich dokumentów dokonano weryfikacji, ani nie podano innych informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia wyników inwentaryzacji, takich jak np. dane na temat: przedawnienia należności i zobowiązań, likwidacji dłużników jednostki, zaistnienia przesłanek umorzenia należności z urzędu itp.,
  • w protokołach weryfikacji odniesiono się wyłącznie do prawidłowości salda kont syntetycznych, nie zwracając uwagi na to, że były one niezgodne z sumami sald prowadzonych do nich kont ksiąg pomocniczych,
  • przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie (konto 080) nie ustalono, czego dotyczyły nakłady ujęte na kontach szczegółowych: 080/124/Pozost. w kwocie 967,90 zł i 080/34/1/2/Dz.Grunt.Bud./1995/2000 w kwocie 1 987 076 zł, oraz nie rozliczono ich, mimo że konta te nie wykazywały obrotów od ponad 7 lat.

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Jak należy postąpić, aby takie zarzuty nie powtórzyły się w przyszłości?

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, na porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W przypadku należności oraz zobowiązań jednostki, a także nakładów na środki trwałe w budowie, przeprowadza się ją i rozlicza w następujących krokach.

Krok 1 Przygotowanie do weryfikacji

Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej kont zespołu 2 oraz do konta 080 powinni:

  • wydrukować konta analityczne podlegające weryfikacji,
  • do każdego konta przygotować dokumentację źródłową, konieczną do przeprowadzenia weryfikacji, przy udziale pracowników komórek merytorycznych odpowiedzialnych za prowadzenie operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach.

Dokumenty wykorzystywane przy tej inwentaryzacji przedstawia tabela.

Weryfikacja należności i zobowiązań ujętych na kontach zespołu 2

Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie

Odpowiednie dowody będące podstawą powstania należności (zobowiązań):

  • decyzje podatkowe i administracyjne,
  • deklaracje podatkowe,
  • umowy oraz wystawione na ich podstawie faktury i rachunki,
  • noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)
  • ugody przedsądowe i sądowe, wyroki sądowe,
  • dokumentacja dotycząca zobowiązań jednostki wobec pracowników ze stosunku pracy,
  • dokumentacja dotycząca świadczeń z ZFŚS

Faktury, rachunki, inne obce dowody (np. paragony)

Noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)

Dowody przekazania i zwrotu na budowę materiałów z magazynów własnych jednostki

Protokoły odbioru częściowego i końcowego robót (dostaw)

Odpowiednie dowody będące podstawą wygaśnięcia należności (zobowiązań):

  • dowody opłacenia,
  • decyzje w sprawie zaniechania poboru i umorzenia, oświadczenia o zwolnieniu z długu,
  • decyzje o odpisaniu ze względu na przedawnienie

Dowody OT – „Przyjęcie środka trwałego”, PT – „Przekazanie/przyjęcie nakładów inwestycyjnych”, inne dowody rozliczeniowe nakładów niezaliczanych do nakładów na środki trwałe w budowie

Inne dokumenty mające wpływ na istnienie/wielkość/wymagalność należności (zobowiązań), np.:

  • informacje na temat likwidacji, upadłości kontrahentów,
  • dokumentacja z postępowania egzekucyjnego,
  • inna korespondencja (np. w sprawie ustalenia adresu osoby fizycznej),
  • decyzje o rozłożeniu na raty lub odroczeniu terminu płatności,
  • aneksy do umów przedłużające terminy płatności

Decyzje właściwego organu o czasowym zawieszeniu robót budowlanych

Decyzje właściwego organu o ostatecznym zaniechaniu inwestycji

Dowody korygujące błędne zapisy i inne dowody, na podstawie których dokonano zapisów na koncie 080

Krok 2 Przeprowadzenie weryfikacji

Weryfikację przeprowadza komisja weryfikacyjna, przy udziale pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie poszczególnych kont.

Przy weryfikacji należności i zobowiązań trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy faktycznie powstały (zgadza się osoba dłużnika/wierzyciela, tytuł prawny, kwota),
  • czy są wymagalne (z podaniem terminu wymagalności: dzień/miesiąc/rok),
  • czy prawidłowo naliczono i ujęto kwoty uboczne (np. odsetki za zwłokę, oprocentowanie, koszty egzekucyjne, koszty sądowe),
  • czy nie uległy przedawnieniu (z podaniem terminu przedawnienia: dzień/miesiąc/rok),
  • czy nie zostały umorzone,
  • czy nie zachodzą przesłanki umorzenia z urzędu,
  • czy nie dotyczą podmiotu nieistniejącego (np. osoby prawnej wykreślonej z określonego rejestru),
  • w przypadku należności znacznie przeterminowanych – czy jednostka zabezpieczyła ich zapłatę na przyszłość w sposób określony odpowiednimi przepisami prawa (np. zabezpieczenie hipoteczne na nieruchomości)?

Zobacz: Plan finansowy

Przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy nakłady są przypisane do właściwych zadań inwestycyjnych,
  • czy nakłady mogą być zaliczone do nakładów na środki trwałe w budowie,
  • czy nakłady są ustalone we właściwej wysokości, potwierdzonej dokumentami,
  • czy nakłady dotyczą nadal trwających procesów inwestycyjnych (eliminacja kosztów inwestycji zaniechanych oraz kosztów środków trwałych oddanych do używania przed ostatnim dniem roku obrotowego, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja),
  • czy nakłady nie zostały przekazane innym jednostkom?

Krok 3 Udokumentowanie wyników weryfikacji

Wyniki weryfikacji dokumentuje się na bieżąco w protokole weryfikacji. W tym celu dla każdego konta szczegółowego podaje się:

  • wykaz dokumentów wykorzystanych przy weryfikacji,
  • stwierdzenie o zgodności lub niezgodności salda.

Przy stwierdzeniu niezgodności należy ustalić przyczynę jej powstania i pobrać wyjaśnienia od odpowiedzialnych pracowników (pracowników księgowości, komórek merytorycznych).

Protokół weryfikacji podpisuje komisja weryfikacyjna oraz pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji księgowej na danym koncie.

Cząstkowe protokoły weryfikacji są podstawą do sporządzenia protokołów zbiorczych, w których wyniki inwentaryzacji podaje się zbiorczo dla poszczególnych kont syntetycznych.

Krok 4 Kontrola i zatwierdzenie protokołów weryfikacji

Kontrola merytoryczna oraz formalna i rachunkowa protokołów weryfikacji należy zazwyczaj do głównego księgowego jednostki. Do głównego księgowego należy także wskazanie propozycji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W przypadku weryfikacji aktualnej wartości należności i zobowiązań wnioski dotyczące np. ich umorzenia lub odpisania na skutek nieściągalności lub przedawnienia powinny być zaopiniowane przez radcę prawnego.

Protokół weryfikacji podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Po zatwierdzeniu protokołu na jego podstawie sporządza się odpowiednie dowody w celu ujęcia wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki:

  • PK – „Polecenia księgowania” dotyczące korekt błędnych zapisów księgowych i zdjęcia z ewidencji nakładów na inwestycje trwale zaniechane,
  • OT – „Przyjęcie środka trwałego” dla ujawnionych środków trwałych,
  • PI – „Przekazanie inwestycji” dla nakładów inwestycyjnych przekazanych innym jednostkom,
  • dowody właściwe do umorzenia z urzędu oraz odpisania należności (zobowiązań) nieściągalnych i przedawnionych.

Krok 5 Postępowanie poinwentaryzacyjne

Postępowanie poinwentaryzacyjne obejmuje przedstawienie kierownikowi jednostki przez komisję weryfikacyjną i głównego księgowego, a także, w miarę potrzeb, przez kierowników komórek merytorycznych, wniosków w sprawie usprawnienia procedur kontroli zarządczej. Wnioski te powinny być nakierowane na zapobieżenie powstawaniu w przyszłości błędów w ewidencji księgowej wynikających z nieprawidłowego obiegu dowodów księgowych lub nieprawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Mogą one także dotyczyć innych aspektów, np. takich jak usprawnienie egzekucji należności, zabezpieczenie należności w celu niedopuszczenia do ich przedawnienia, zaniechanie prowadzenia inwestycji, które straciły znaczenie dla jednostki.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    2 gru 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Kierownik zamawiającego musi określić wymogi weryfikacyjne dla zatrudnionych pracowników wykonawcy
    Czy według nowego Prawa zamówień publicznych istnieje konieczność określenia w opisie przedmiotu zamówienia zapisów dotyczących sposobu dokumentowania zatrudnienia pracowników wykonawcy w zakresie m.in. rodzaju czynności, które oni wykonują, czy sposobu weryfikacji zatrudnienia tych osób (chodzi np. o kierownika budowy, robót, ochronę budowy, pracowników administracyjnych)? Zamówienie, które gmina chce udzielić, dotyczy budowy nowej hali sportowej, a w okresie COVID-19 takie wymogi mogą zniechęcić oferentów.
    Uhonorowanie pomocy społecznej - wypłata nagród z okazji Dnia Pracownika Socjalnego
    Dzień Pracownika Socjalnego jest świętem wszystkich pracowników służb społecznych, a w szczególności pracowników socjalnych. Z tej okazji 21 listopada każdego roku, poza uroczystymi obchodami, przyznawane są nagrody.
    Egzekucja świadczeń z ZFŚS - jakie zapisy w zajęciu pozwalają na dokonywanie potrąceń
    Świadczenia z ZFŚS podlegają egzekucji do pełnej wysokości, jeśli zajęcie dotyczy innych wierzytelności.
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym
    Wyższe zarobki ekspertów cyberbezpieczeństwa w sektorze publicznym już niedługo.
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym
    Zmiany w ustawie o podatku akcyzowym przyjęte przez Radę Ministrów.
    Gotowe posiłki w bufecie basenowym a stawka VAT
    Jednostka samorządowa (ośrodek sportowy) prowadzi basen. W ramach infrastruktury obiektu utworzono także sklepik/bufet, w którym sprzedawane są posiłki typu fast-food: hot-dogi, kanapki, zapiekanki. Jest to tzw. sprzedaż na wynos - nie posiadamy zaplecza umożliwiającego spożywanie posiłków na miejscu, a sprzedawane posiłki kupujemy w formie gotowej (kanapki) lub w formie półproduktów (hot-dogi, zapiekanki). Jaką stawką VAT należy opodatkować taką sprzedaż - 5% czy 8%?
    Jak inwentaryzować odnawialne źródła energii?
    Urząd gminy korzysta z programu Unii Europejskiej „Czyste powietrze” i ma na stanie urządzenia (panele, słoneczne, pompy ciepła) zamontowane na domach jednorodzinnych mieszkańców, którzy korzystali z dofinansowania. Zgodnie z założeniami programu, gmina jest właścicielem tych urządzeń jeszcze przez 5 lat. Mieszkańców, którzy korzystają z programu, jest ok. 1000. Jak należy inwentaryzować te urządzenia - spis z natury czy weryfikacja (oświadczenie mieszkańca, że ma to nadal na stanie)?
    Wspólna działalność socjalna w sektorze finansów publicznych
    Przepisy dają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców zobowiązanych do tworzenia ZFŚS. Jest to na pewno korzystne zwłaszcza dla mniejszych jednostek, dysponujących niewielkimi środkami finansowymi. Wspólna działalność musi się opierać na zawarciu umowy pomiędzy pracodawcami. Skorzystanie z tego rozwiązania jest w pełni dopuszczalne także dla jednostek sfery budżetowej. W praktyce myśleć o tym mogą pracodawcy ze sobą powiązani, np. urząd gminy i gminne jednostki organizacyjne.
    Zmiany w rachunkowości od 1 stycznia 2022 r.
    Sprawdź co się zmieni w ustawie o rachunkowości w 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli od 1 września 2022 r.
    Zmiany dla nauczycieli 2022. Jakie zmiany czekają nauczycieli od nowego roku szkolnego? Czy będą podwyżki zarobków? Czy zostanie zwiększony czas pracy nauczycieli?
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach
    Nagroda jubileuszowa nauczyciela. Jak prawidłowo naliczać staż uprawniający do nagrody jubileuszowej nauczyciela zatrudnionego w dwóch szkołach?
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki
    Specjalne dodatki motywacyjne dla pracowników budżetówki - kto może otrzymać?
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS - analiza
    Możliwość finansowania upominków z ZFŚS. Czy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych można dofinansować prezenty na święta, Dzień Kobiet, Dzień Dziecka, z okazji jubileuszu itp.?
    Stypendia dla uczniów - jaki paragraf?
    Stypendia dla uczniów - klasyfikacja. W jakim paragrafie wydatków powinno się ujmować wypłacane uczniom stypendia socjalne oraz stypendia za wyniki w nauce i za osiągnięcia sportowe?
    Zatrudnienie głównego księgowego bez konkursu - czy jest możliwe?
    Zatrudnienie głównego księgowego. Czy można zatrudnić głównego księgowego w jednostce budżetowej bez przeprowadzenia konkursu?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania?
    Czy odsetki ewidencjonowane na koncie 909 z tytułu kredytów i pożyczek należy ująć za cały okres kredytowania czy tylko na następny rok budżetowy?
    Jak uregulować dyżury domowe w przypadku telepracy?
    Telepraca - dyżury domowe. Jaki zapis należy umieścić w porozumieniu o telepracy, żeby nadal dyżur pełniony w miejscu zamieszkania był traktowany jako dyżur domowy, a nie dyżur w miejscu pracy?
    Czy można zatrudnić cudzoziemca w zakładzie budżetowym?
    Czy w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej można zatrudnić osobę nieposiadającą obywatelstwa polskiego (obywatel Ukrainy) na stanowisku pomocniczym i obsługi? Jakie warunki musi spełniać?
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022
    Podwyżki dla lekarzy i pielęgniarek 2022 - minister zdrowia Adam Niedzielski poinformował po posiedzeniu Trójstronnego Zespołu ds. Ochrony Zdrowia, że osiągnięto porozumienie. Od kiedy i o ile wzrosną wynagrodzenia medyków?
    Wizja lokalna w terenie
    Wizja lokalna, uregulowana w ustawie ‒ Prawo zamówień publicznych, jest szczególnym narzędziem, z którego zamawiający może skorzystać, określając warunki udziału w postępowaniu. Próżno szukać definicji legalnej tego pojęcia albo wyraźnych wymogów określonych przez ustawodawcę w tym zakresie. Jednak niezastosowanie się przez wykonawcę do wytycznych określonych w specyfikacji warunków zamówienia w tym względzie może skutkować odrzuceniem oferty, co rodzi konkretne konsekwencje w sferze proceduralnej.
    Klasyfikacja budżetowa wykonania instalacji fotowoltaiki

    Jaki paragraf klasyfikacji budżetowej będzie właściwy dla wydatków związanych ze sporządzeniem kosztorysu szacunkowego na wykonanie instalacji CO i fotowoltaiki (kwota 5500 zł)?

    Jak rozliczyć VAT od usług pośrednictwa sprzedaży zestawów fotowoltaicznych
    Jaką stawką ryczałtu opodatkować usługi wywozu odpadów przez firmę budowlaną – interpretacja MF

    Przychody z tytułu obciążania klientów opłatami za wywóz odpadów budowlanych stanowiącymi element kompleksowej usługi budowlanej należy opodatkować ryczałtem w wysokości 5,5%. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji, której fragment przedstawiamy.

    Służba cywilna - uelastycznienie naboru i czasu pracy
    Projekt nowelizacji ustawy o służbie cywilnej zakłada m.in. uelastycznienie procesu naboru do służby cywilnej i zmiany w czasie pracy.
    Wynagrodzenie rachmistrzów - problemy z liczbą spisanych osób
    Wynagrodzenie rachmistrzów nie jest proste do rozliczenia. Urzędy statystyczne mają problemy z liczbą osób spisanych przez poszczególnych rachmistrzów. Rachmistrzowie stają się również ofiarami oszustw.