REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją? Wyjaśniamy w 5 krokach.

Kontrola zarzuciła jednostce, że nieprawidłowo przeprowadziła i nie rozliczyła wyników inwentaryzacji należności i zobowiązań oraz nakładów na środki trwałe w budowie, weryfikowanych w drodze porównania z dokumentacją źródłową. Między innymi wskazano, że:

REKLAMA

  • w protokołach weryfikacji poza stwierdzeniem „saldo zgodne” nie podano, na podstawie jakich dokumentów dokonano weryfikacji, ani nie podano innych informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia wyników inwentaryzacji, takich jak np. dane na temat: przedawnienia należności i zobowiązań, likwidacji dłużników jednostki, zaistnienia przesłanek umorzenia należności z urzędu itp.,
  • w protokołach weryfikacji odniesiono się wyłącznie do prawidłowości salda kont syntetycznych, nie zwracając uwagi na to, że były one niezgodne z sumami sald prowadzonych do nich kont ksiąg pomocniczych,
  • przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie (konto 080) nie ustalono, czego dotyczyły nakłady ujęte na kontach szczegółowych: 080/124/Pozost. w kwocie 967,90 zł i 080/34/1/2/Dz.Grunt.Bud./1995/2000 w kwocie 1 987 076 zł, oraz nie rozliczono ich, mimo że konta te nie wykazywały obrotów od ponad 7 lat.

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Jak należy postąpić, aby takie zarzuty nie powtórzyły się w przyszłości?

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, na porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W przypadku należności oraz zobowiązań jednostki, a także nakładów na środki trwałe w budowie, przeprowadza się ją i rozlicza w następujących krokach.

Krok 1 Przygotowanie do weryfikacji

Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej kont zespołu 2 oraz do konta 080 powinni:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • wydrukować konta analityczne podlegające weryfikacji,
  • do każdego konta przygotować dokumentację źródłową, konieczną do przeprowadzenia weryfikacji, przy udziale pracowników komórek merytorycznych odpowiedzialnych za prowadzenie operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach.

Dokumenty wykorzystywane przy tej inwentaryzacji przedstawia tabela.

Weryfikacja należności i zobowiązań ujętych na kontach zespołu 2

Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie

Odpowiednie dowody będące podstawą powstania należności (zobowiązań):

  • decyzje podatkowe i administracyjne,
  • deklaracje podatkowe,
  • umowy oraz wystawione na ich podstawie faktury i rachunki,
  • noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)
  • ugody przedsądowe i sądowe, wyroki sądowe,
  • dokumentacja dotycząca zobowiązań jednostki wobec pracowników ze stosunku pracy,
  • dokumentacja dotycząca świadczeń z ZFŚS

Faktury, rachunki, inne obce dowody (np. paragony)

Noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)

Dowody przekazania i zwrotu na budowę materiałów z magazynów własnych jednostki

Protokoły odbioru częściowego i końcowego robót (dostaw)

Odpowiednie dowody będące podstawą wygaśnięcia należności (zobowiązań):

  • dowody opłacenia,
  • decyzje w sprawie zaniechania poboru i umorzenia, oświadczenia o zwolnieniu z długu,
  • decyzje o odpisaniu ze względu na przedawnienie

Dowody OT – „Przyjęcie środka trwałego”, PT – „Przekazanie/przyjęcie nakładów inwestycyjnych”, inne dowody rozliczeniowe nakładów niezaliczanych do nakładów na środki trwałe w budowie

Inne dokumenty mające wpływ na istnienie/wielkość/wymagalność należności (zobowiązań), np.:

  • informacje na temat likwidacji, upadłości kontrahentów,
  • dokumentacja z postępowania egzekucyjnego,
  • inna korespondencja (np. w sprawie ustalenia adresu osoby fizycznej),
  • decyzje o rozłożeniu na raty lub odroczeniu terminu płatności,
  • aneksy do umów przedłużające terminy płatności

Decyzje właściwego organu o czasowym zawieszeniu robót budowlanych

Decyzje właściwego organu o ostatecznym zaniechaniu inwestycji

Dowody korygujące błędne zapisy i inne dowody, na podstawie których dokonano zapisów na koncie 080

Krok 2 Przeprowadzenie weryfikacji

Weryfikację przeprowadza komisja weryfikacyjna, przy udziale pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie poszczególnych kont.

Przy weryfikacji należności i zobowiązań trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy faktycznie powstały (zgadza się osoba dłużnika/wierzyciela, tytuł prawny, kwota),
  • czy są wymagalne (z podaniem terminu wymagalności: dzień/miesiąc/rok),
  • czy prawidłowo naliczono i ujęto kwoty uboczne (np. odsetki za zwłokę, oprocentowanie, koszty egzekucyjne, koszty sądowe),
  • czy nie uległy przedawnieniu (z podaniem terminu przedawnienia: dzień/miesiąc/rok),
  • czy nie zostały umorzone,
  • czy nie zachodzą przesłanki umorzenia z urzędu,
  • czy nie dotyczą podmiotu nieistniejącego (np. osoby prawnej wykreślonej z określonego rejestru),
  • w przypadku należności znacznie przeterminowanych – czy jednostka zabezpieczyła ich zapłatę na przyszłość w sposób określony odpowiednimi przepisami prawa (np. zabezpieczenie hipoteczne na nieruchomości)?

Zobacz: Plan finansowy

Przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy nakłady są przypisane do właściwych zadań inwestycyjnych,
  • czy nakłady mogą być zaliczone do nakładów na środki trwałe w budowie,
  • czy nakłady są ustalone we właściwej wysokości, potwierdzonej dokumentami,
  • czy nakłady dotyczą nadal trwających procesów inwestycyjnych (eliminacja kosztów inwestycji zaniechanych oraz kosztów środków trwałych oddanych do używania przed ostatnim dniem roku obrotowego, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja),
  • czy nakłady nie zostały przekazane innym jednostkom?

Krok 3 Udokumentowanie wyników weryfikacji

Wyniki weryfikacji dokumentuje się na bieżąco w protokole weryfikacji. W tym celu dla każdego konta szczegółowego podaje się:

  • wykaz dokumentów wykorzystanych przy weryfikacji,
  • stwierdzenie o zgodności lub niezgodności salda.

Przy stwierdzeniu niezgodności należy ustalić przyczynę jej powstania i pobrać wyjaśnienia od odpowiedzialnych pracowników (pracowników księgowości, komórek merytorycznych).

Protokół weryfikacji podpisuje komisja weryfikacyjna oraz pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji księgowej na danym koncie.

Cząstkowe protokoły weryfikacji są podstawą do sporządzenia protokołów zbiorczych, w których wyniki inwentaryzacji podaje się zbiorczo dla poszczególnych kont syntetycznych.

Krok 4 Kontrola i zatwierdzenie protokołów weryfikacji

REKLAMA

Kontrola merytoryczna oraz formalna i rachunkowa protokołów weryfikacji należy zazwyczaj do głównego księgowego jednostki. Do głównego księgowego należy także wskazanie propozycji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W przypadku weryfikacji aktualnej wartości należności i zobowiązań wnioski dotyczące np. ich umorzenia lub odpisania na skutek nieściągalności lub przedawnienia powinny być zaopiniowane przez radcę prawnego.

Protokół weryfikacji podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Po zatwierdzeniu protokołu na jego podstawie sporządza się odpowiednie dowody w celu ujęcia wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki:

  • PK – „Polecenia księgowania” dotyczące korekt błędnych zapisów księgowych i zdjęcia z ewidencji nakładów na inwestycje trwale zaniechane,
  • OT – „Przyjęcie środka trwałego” dla ujawnionych środków trwałych,
  • PI – „Przekazanie inwestycji” dla nakładów inwestycyjnych przekazanych innym jednostkom,
  • dowody właściwe do umorzenia z urzędu oraz odpisania należności (zobowiązań) nieściągalnych i przedawnionych.

Krok 5 Postępowanie poinwentaryzacyjne

Postępowanie poinwentaryzacyjne obejmuje przedstawienie kierownikowi jednostki przez komisję weryfikacyjną i głównego księgowego, a także, w miarę potrzeb, przez kierowników komórek merytorycznych, wniosków w sprawie usprawnienia procedur kontroli zarządczej. Wnioski te powinny być nakierowane na zapobieżenie powstawaniu w przyszłości błędów w ewidencji księgowej wynikających z nieprawidłowego obiegu dowodów księgowych lub nieprawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Mogą one także dotyczyć innych aspektów, np. takich jak usprawnienie egzekucji należności, zabezpieczenie należności w celu niedopuszczenia do ich przedawnienia, zaniechanie prowadzenia inwestycji, które straciły znaczenie dla jednostki.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nie można być jednocześnie wójtem i prezydentem Rzeczypospolitej

Wybory prezydenckie zbliżają się wielkimi krokami – głosować w nich będziemy już 18 maja br. Jednym ze startujących w nich kandydatów jest prezydent Warszawy. Pojawia się pytanie: kto zastąpi urzędującego prezydenta miasta (burmistrza, wójta) na tym stanowisku, jeżeli zostanie on wybrany i obejmie urząd Prezydenta Rzeczypospolitej? Prawo bowiem jednoznacznie wskazuje, że nie można być jednocześnie włodarzem gminy i państwa.

Podatek od deszczówki. Czy powstanie linia orzecznicza?

Gminy wydają decyzje o ustalanie opłaty za zmniejszenie naturalnej retencji. Właściciele nieruchomości skarżą je do sądu – i okazuje się, że gminy wygrywają.

MRPiPS przeprowadzi pilotaż dotyczący skrócenia czasu pracy. Skrócenie czasu pracy nie może wpłynąć na obniżenie wynagrodzeń

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło rozpoczęcie ogólnopolskiego pilotażu skróconego czasu pracy. Jest to odpowiedź na zmieniające się realia rynku pracy, wyzwania związane z automatyzacją i potrzebę zwiększenia efektywności pracy – przy jednoczesnym zachowaniu pełnych wynagrodzeń.

Do 20 maja 2025 r. przedsiębiorcy opodatkowani podatkiem liniowym skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym mają czas na rozliczenie składki zdrowotnej

Przedsiębiorcy opodatkowani podatkiem liniowym skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym do 20 maja 2025 roku mogą złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 r. Rozliczenie roczne trzeba przekazać w dokumencie za kwiecień 2025 r.

REKLAMA

Obowiązki wynikające z rocznego rozliczenia podatkowego przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) [WAŻNE TERMINY]

Jakie obowiązki wynikające z rocznego rozliczenia podatkowego ciążą na przedsiębiorcach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? O czym osoby prowadzące JDG powinny pamiętać? Jakie są obowiązujące terminy?

ZUS ostrzega przed fałszywymi telefonami i apeluje o zachowanie szczególnej ostrożności

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ostrzega przed fałszywymi telefonami. Chodzi o potwierdzenie zmiany numeru telefonu w ZUS lub na PUE/eZUS. ZUS apeluje o zachowanie szczególnej ostrożności podczas rozmów telefonicznych.

Dodatek za pracę w nocy od 1 kwietnia 2025 r.

Osoby pracujące w nocy mogą liczyć na dodatek z tytułu wykonywania pracy w porze nocnej. Ile będzie wynosił dodatek za pracę w nocy w kwietniu? Czy ulegnie zmianie? Za pracę w jakich godzinach przysługuje?

Świadczenie rehabilitacyjne a potrącenia dobrowolne. Stanowisko ZUS

Świadczenie rehabilitacyjne a potrącenia dobrowolne. Jak wygląda kwestia potrąceń dobrowolnych z wynagrodzenia na pakiety medyczne, czy dodatkowego ubezpieczenia? Odpowiedź Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

REKLAMA

Od 1 marca 2025 r. nowe, wyższe stawki kosztów realizacji zadań związanych z przyznaniem Karty Dużej Rodziny

Zgodnie z art. 29 Ustawy o Karcie Dużej Rodziny, realizacja zadań gminy związanych z przyznaniem Karty Dużej Rodziny należy do zadań z zakresu administracji rządowej. Od 1 marca 2025 r. obowiązują nowe stawki.

Badania lekarskie: Kto nie podlega wstępnym badaniom lekarskim?

Zgodnie z Kodeksem pracy, każdy pracownik podlega badaniom lekarskim. Wyróżnić można badania wstępne, badania okresowe oraz kontrolne badania lekarskie. Kiedy nie trzeba wykonywać wstępnych badań lekarskich?

REKLAMA