REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?

Subskrybuj nas na Youtube
Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją?/ fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Jak dokumentować i rozliczać inwentaryzację w drodze weryfikacji sald z dokumentacją? Wyjaśniamy w 5 krokach.

Kontrola zarzuciła jednostce, że nieprawidłowo przeprowadziła i nie rozliczyła wyników inwentaryzacji należności i zobowiązań oraz nakładów na środki trwałe w budowie, weryfikowanych w drodze porównania z dokumentacją źródłową. Między innymi wskazano, że:

REKLAMA

  • w protokołach weryfikacji poza stwierdzeniem „saldo zgodne” nie podano, na podstawie jakich dokumentów dokonano weryfikacji, ani nie podano innych informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczenia wyników inwentaryzacji, takich jak np. dane na temat: przedawnienia należności i zobowiązań, likwidacji dłużników jednostki, zaistnienia przesłanek umorzenia należności z urzędu itp.,
  • w protokołach weryfikacji odniesiono się wyłącznie do prawidłowości salda kont syntetycznych, nie zwracając uwagi na to, że były one niezgodne z sumami sald prowadzonych do nich kont ksiąg pomocniczych,
  • przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie (konto 080) nie ustalono, czego dotyczyły nakłady ujęte na kontach szczegółowych: 080/124/Pozost. w kwocie 967,90 zł i 080/34/1/2/Dz.Grunt.Bud./1995/2000 w kwocie 1 987 076 zł, oraz nie rozliczono ich, mimo że konta te nie wykazywały obrotów od ponad 7 lat.

Polecamy: Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Jak należy postąpić, aby takie zarzuty nie powtórzyły się w przyszłości?

Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 uor, na porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W przypadku należności oraz zobowiązań jednostki, a także nakładów na środki trwałe w budowie, przeprowadza się ją i rozlicza w następujących krokach.

Krok 1 Przygotowanie do weryfikacji

Pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji szczegółowej kont zespołu 2 oraz do konta 080 powinni:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • wydrukować konta analityczne podlegające weryfikacji,
  • do każdego konta przygotować dokumentację źródłową, konieczną do przeprowadzenia weryfikacji, przy udziale pracowników komórek merytorycznych odpowiedzialnych za prowadzenie operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach.

Dokumenty wykorzystywane przy tej inwentaryzacji przedstawia tabela.

Weryfikacja należności i zobowiązań ujętych na kontach zespołu 2

Weryfikacja nakładów na środki trwałe w budowie

Odpowiednie dowody będące podstawą powstania należności (zobowiązań):

  • decyzje podatkowe i administracyjne,
  • deklaracje podatkowe,
  • umowy oraz wystawione na ich podstawie faktury i rachunki,
  • noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)
  • ugody przedsądowe i sądowe, wyroki sądowe,
  • dokumentacja dotycząca zobowiązań jednostki wobec pracowników ze stosunku pracy,
  • dokumentacja dotycząca świadczeń z ZFŚS

Faktury, rachunki, inne obce dowody (np. paragony)

Noty korygujące, noty księgowe uznaniowo-obciążeniowe (w tym odsetkowe)

Dowody przekazania i zwrotu na budowę materiałów z magazynów własnych jednostki

Protokoły odbioru częściowego i końcowego robót (dostaw)

Odpowiednie dowody będące podstawą wygaśnięcia należności (zobowiązań):

  • dowody opłacenia,
  • decyzje w sprawie zaniechania poboru i umorzenia, oświadczenia o zwolnieniu z długu,
  • decyzje o odpisaniu ze względu na przedawnienie

Dowody OT – „Przyjęcie środka trwałego”, PT – „Przekazanie/przyjęcie nakładów inwestycyjnych”, inne dowody rozliczeniowe nakładów niezaliczanych do nakładów na środki trwałe w budowie

Inne dokumenty mające wpływ na istnienie/wielkość/wymagalność należności (zobowiązań), np.:

  • informacje na temat likwidacji, upadłości kontrahentów,
  • dokumentacja z postępowania egzekucyjnego,
  • inna korespondencja (np. w sprawie ustalenia adresu osoby fizycznej),
  • decyzje o rozłożeniu na raty lub odroczeniu terminu płatności,
  • aneksy do umów przedłużające terminy płatności

Decyzje właściwego organu o czasowym zawieszeniu robót budowlanych

Decyzje właściwego organu o ostatecznym zaniechaniu inwestycji

Dowody korygujące błędne zapisy i inne dowody, na podstawie których dokonano zapisów na koncie 080

Krok 2 Przeprowadzenie weryfikacji

Weryfikację przeprowadza komisja weryfikacyjna, przy udziale pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie poszczególnych kont.

Przy weryfikacji należności i zobowiązań trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy faktycznie powstały (zgadza się osoba dłużnika/wierzyciela, tytuł prawny, kwota),
  • czy są wymagalne (z podaniem terminu wymagalności: dzień/miesiąc/rok),
  • czy prawidłowo naliczono i ujęto kwoty uboczne (np. odsetki za zwłokę, oprocentowanie, koszty egzekucyjne, koszty sądowe),
  • czy nie uległy przedawnieniu (z podaniem terminu przedawnienia: dzień/miesiąc/rok),
  • czy nie zostały umorzone,
  • czy nie zachodzą przesłanki umorzenia z urzędu,
  • czy nie dotyczą podmiotu nieistniejącego (np. osoby prawnej wykreślonej z określonego rejestru),
  • w przypadku należności znacznie przeterminowanych – czy jednostka zabezpieczyła ich zapłatę na przyszłość w sposób określony odpowiednimi przepisami prawa (np. zabezpieczenie hipoteczne na nieruchomości)?

Zobacz: Plan finansowy

Przy weryfikacji nakładów na środki trwałe w budowie trzeba odpowiedzieć na pytania:

  • czy nakłady są przypisane do właściwych zadań inwestycyjnych,
  • czy nakłady mogą być zaliczone do nakładów na środki trwałe w budowie,
  • czy nakłady są ustalone we właściwej wysokości, potwierdzonej dokumentami,
  • czy nakłady dotyczą nadal trwających procesów inwestycyjnych (eliminacja kosztów inwestycji zaniechanych oraz kosztów środków trwałych oddanych do używania przed ostatnim dniem roku obrotowego, za który jest przeprowadzana inwentaryzacja),
  • czy nakłady nie zostały przekazane innym jednostkom?

Krok 3 Udokumentowanie wyników weryfikacji

Wyniki weryfikacji dokumentuje się na bieżąco w protokole weryfikacji. W tym celu dla każdego konta szczegółowego podaje się:

  • wykaz dokumentów wykorzystanych przy weryfikacji,
  • stwierdzenie o zgodności lub niezgodności salda.

Przy stwierdzeniu niezgodności należy ustalić przyczynę jej powstania i pobrać wyjaśnienia od odpowiedzialnych pracowników (pracowników księgowości, komórek merytorycznych).

Protokół weryfikacji podpisuje komisja weryfikacyjna oraz pracownik odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji księgowej na danym koncie.

Cząstkowe protokoły weryfikacji są podstawą do sporządzenia protokołów zbiorczych, w których wyniki inwentaryzacji podaje się zbiorczo dla poszczególnych kont syntetycznych.

Krok 4 Kontrola i zatwierdzenie protokołów weryfikacji

REKLAMA

Kontrola merytoryczna oraz formalna i rachunkowa protokołów weryfikacji należy zazwyczaj do głównego księgowego jednostki. Do głównego księgowego należy także wskazanie propozycji rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. W przypadku weryfikacji aktualnej wartości należności i zobowiązań wnioski dotyczące np. ich umorzenia lub odpisania na skutek nieściągalności lub przedawnienia powinny być zaopiniowane przez radcę prawnego.

Protokół weryfikacji podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki. Po zatwierdzeniu protokołu na jego podstawie sporządza się odpowiednie dowody w celu ujęcia wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych jednostki:

  • PK – „Polecenia księgowania” dotyczące korekt błędnych zapisów księgowych i zdjęcia z ewidencji nakładów na inwestycje trwale zaniechane,
  • OT – „Przyjęcie środka trwałego” dla ujawnionych środków trwałych,
  • PI – „Przekazanie inwestycji” dla nakładów inwestycyjnych przekazanych innym jednostkom,
  • dowody właściwe do umorzenia z urzędu oraz odpisania należności (zobowiązań) nieściągalnych i przedawnionych.

Krok 5 Postępowanie poinwentaryzacyjne

Postępowanie poinwentaryzacyjne obejmuje przedstawienie kierownikowi jednostki przez komisję weryfikacyjną i głównego księgowego, a także, w miarę potrzeb, przez kierowników komórek merytorycznych, wniosków w sprawie usprawnienia procedur kontroli zarządczej. Wnioski te powinny być nakierowane na zapobieżenie powstawaniu w przyszłości błędów w ewidencji księgowej wynikających z nieprawidłowego obiegu dowodów księgowych lub nieprawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej. Mogą one także dotyczyć innych aspektów, np. takich jak usprawnienie egzekucji należności, zabezpieczenie należności w celu niedopuszczenia do ich przedawnienia, zaniechanie prowadzenia inwestycji, które straciły znaczenie dla jednostki.

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli

Zapisz się na newsletter
Jak dysponowane są finanse publiczne? Bądź na czasie z najnowszymi przepisami, najlepszymi praktykami oraz wskazówkami dotyczącymi księgowości budżetowej – zapisz się na newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość budżetowa
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Likwidacja szkół a prawo nauczycieli do odprawy

Nadchodzi niż demograficzny, a wraz z nim problemy w systemie edukacji. Wiele placówek nie będzie mogło w przyszłym roku szkolnym kontynuować działalności, a inne będą musiały ograniczyć jej rozmiary. To oczywiście bezpośrednio wpłynie na sytuację nauczycieli.

Pilotaż skróconego czasu pracy 2025. Można uzyskać do 1 mln zł wsparcia na wdrożenie w organizacji [Nabór wniosków od 14 sierpnia 2025]

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło zasady udziału w pilotażu skróconego czasu pracy. Nabór wniosków rozpocznie się 14 sierpnia 2025 roku. Pracodawcy mogą uzyskać do 1 mln zł wsparcia.

Dzień Ojca 2025: Coraz więcej ojców korzysta z urlopów rodzicielskich i ojcowskich

Z okazji Dnia Ojca ( 23 czerwca) przypominamy, że tata – podobnie jak mama – ma prawo do urlopu po narodzinach dziecka. Ojcowie coraz chętniej korzystają z przysługujących im świadczeń: urlopu ojcowskiego, macierzyńskiego (po 14 tygodniach) i rodzicielskiego. Komu i kiedy przysługuje zasiłek? Ile trwa urlop?

ZUS otwarty 20 czerwca 2025 r. – placówki i infolinia czynne do godz. 15:00

Choć 20 czerwca wiele osób planuje urlop po czwartkowym święcie Bożego Ciała, Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie zmienia trybu pracy. Tego dnia wszystkie placówki ZUS będą funkcjonować normalnie – jak w każdy roboczy piątek. Infolinia będzie działać krócej, gdyż do godz. 15:00.

REKLAMA

Renta wdowia 2025: terminy wypłat, kiedy decyzja o przyznaniu lub odmowie. Kluczowa data to 1 lipca 2025 r.

Już 1 lipca 2025 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpocznie wysyłkę decyzji w sprawie przyznania lub odmowy renty wdowiej. Jest to kluczowa data, gdyż część uprawnionych otrzyma wtedy świadczenie. Jak poinformował na swojej stronie internetowej ZUS pozostałe terminy wypłaty renty wdowiej to: 6-go, 10-go, 15-go, 20-go i 25-go dnia miesiąca.

Zmiana terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop [PROJEKT MRPiPS z 10 czerwca 2025]

W środę, 11 czerwca 2025 r. do uzgodnień, konsultacji publicznych i opiniowania trafił projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Projekt zakłada m.in. zmianę przepisów dotyczących wypłaty ekwiwalenty za urlop.

Podwyżki pracowników samorządowych z wyrównaniem od 1 marca 2025 r. Rozporządzenie w Dzienniku Ustaw [STAWKI]

30 maja 2025 r. w Dzienniku Ustaw RP zostało opublikowane rozporządzenie podwyższające kwoty minimalnego miesięcznego poziomu wynagrodzenia zasadniczego pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Rozporządzenie koryguje także katalog stanowisk.

Umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego. Co powinna zawierać?

Kodeks pracy reguluje m.in. kwestie dotyczące zatrudniania pracowników młodocianych. Młodocianym jest osoba, która ukończyła 15 lat, ale ma poniższej 18 lat. Co powinna zawierać umowa w celu przygotowania zawodowego?

REKLAMA

ZFŚS: Do 31 maja 2025 r. pracodawcy muszą przekazać 75% odpisu – co warto wiedzieć?

Do 31 maja 2025 r. pracodawcy mają czas na przekazanie 75 proc. odpisu na na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kto ma obowiązek tworzenia ZFŚS? Jak nalicza się odpisy podstawowe?

Szczególne przypadki odwołania dyrektora szkoły w trakcie roku szkolnego

Odwołanie dyrektora placówki bez wypowiedzenia w trakcie roku szkolnego możliwe jest tylko w sytuacjach wyjątkowych i nagłych, które mogą zdestabilizować jej funkcjonowanie. W takim przypadku reakcja organu prowadzącego szkołę musi być natychmiastowa.

REKLAMA