Sprawozdawczość – niezbędna dla prawidłowego rozliczenia wydatków w programach UE

Nie jest wykluczone, że w sytuacji zwiększenia liczby sprawozdań, wynikającej z zamykania poszczególnych konkursów i programów sytuacje problematyczne mogą i będą zdarzać się coraz częściej. – Przypadki odesłania do korekty poświadczenia i deklaracji wydatków są sporadyczne – tłumaczy Piotr Popa, rzecznik prasowy w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. – Do końca 2012 roku zdarzyło się to jeden raz.

Zdaniem rzecznika MRR, najczęściej wykrywanymi nieprawidłowościami, stwierdzanymi przez instytucje zaangażowane w system wdrażania regionalnych programów operacyjnych (RPO) w naszym kraju, są naruszenia zasad udzielania zamówień publicznych, co skutkuje zazwyczaj koniecznością nałożenia korekt finansowych. – Zdarza się także, że do refundacji zgłoszone zostały wydatki, które nie powinny być objęte dofinansowaniem ze względu na brak ich wyszczególnienia w katalogu tzw. kosztów kwalifikowanych, zamieszczonych w szczegółowych wytycznych do poszczególnych RPO – mówi Piotr Popa.

Prawidłowa realizacja projektu, potwierdzona w trakcie weryfikacji wydatków i podczas kontroli przez właściwą instytucję, gwarantuje wypłatę środków na realizację projektu zgodnie z zapisami umowy.

Z punktu widzenia zasad wdrażania RPO usunięcie nieprawidłowości polega na przedstawieniu Komisji Europejskiej dokumentów potwierdzających rozliczenie wydatków poniesionych prawidłowo, czyli kwalifikujących się do dofinansowania, zgodnie z wytycznymi. Wydatki niekwalifikowalne ponoszone są z kosztów własnych beneficjentów. Jeżeli KE stwierdzi, że dany wydatek, uznany za kwalifikowalny, jest faktycznie niekwalifikowalny, kwotę wydaną niezgodnie z przeznaczeniem należy zwrócić wraz z odsetkami ustawowymi naliczonymi od dnia powstania kosztu.

Zobacz również serwis: Sprawozdawczość

Zgłaszanie problemów lub nieprawidłowości

W przyjętym w naszym kraju systemie zarządzania i kontroli w ramach RPO instytucjami odpowiedzialnymi za realizację programów w 16 województwach są instytucje zarządzające (IZ), którymi są zarządy poszczególnych województw. – To Instytucja Zarządzająca – lub inna instytucja na poziomie regionalnym, której IZ zleciła wdrażanie działania, np. Agencja Rozwoju Regionalnego – jest stroną umowy z beneficjentami, którzy realizują projekty – informuje Piotr Popa. – Wszelkie wątpliwości powinny być wyjaśniane bezpośrednio z instytucją, która jest stroną umowy.

Wielkopolskie doświadczenie i rady

– W ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007–2013 (WRPO) Instytucja Zarządzająca sporządza poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową od IZ do Instytucji Certyfikującej (IC) w ramach RPO, w którym zawarte są wydatki na podstawie zatwierdzonych w danym miesiącu wniosków o płatność – wyjaśnia Grzegorz Potrzebowski, dyrektor Departamentu Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. – Poświadczenie od Instytucji Zarządzającej do Instytucji Certyfikującej przesyłane jest do Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji (IPOC) – konkretnie do Wydziału Instytucji Pośredniczącej w Certyfikacji w Urzędzie Wojewódzkim. IPOC po zweryfikowaniu poświadczenia od IZ do IC przekazuje je dalej, do IC (konkretnie jest to Departament Instytucji Certyfikującej w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego).

Po zatwierdzeniu poświadczenia od IZ do IC, Instytucja Certyfikująca na jego podstawie przesyła do Komisji Europejskiej (KE) sporządzone przez siebie poświadczenie i deklarację wydatków oraz wniosek o płatność okresową (od IC do KE).

Zasady rozliczania wydatków z RPO dla KE są takie same we wszystkich polskich regionach.

– Sporządzenie poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IZ do IC nie przysparza większych trudności, jeżeli wnioski o płatność zostały poprawnie zweryfikowane i zatwierdzone, a następnie wpisane do Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07–13 – zapewnia dyrektor Potrzebowski. W trakcie weryfikacji poświadczenia przez IPOC największa liczba wyjaśnień składanych przez IZ dotyczy formalnych zapisów w SIMIK dotyczących wniosków o płatność, kontroli projektów oraz kwot odzyskanych. W większości przypadków wyjaśnienia przyjmowane lub dokonywane są drobne korekty w zapisach. – W dotychczasowej praktyce KE nie zwróciła żadnej deklaracji wydatków w ramach WRPO – podkreśla Grzegorz Potrzebowski.

Zobacz również: Plany finansowe - tworzenie, wykonywanie, sprawozdawczość

Kluczowa znajomość przepisów prawnych i wytycznych

W ramach WRPO wydatki wykazane przez beneficjentów we wnioskach o płatność są weryfikowane pod względem formalnym, merytorycznym i finansowym na podstawie listy weryfikacyjnej. Lista składa się z ponad 100 pytań, dotyczących kwestii wydatków pod względem ich kwalifikowalności, na podstawie wytycznych – zarówno krajowych, jak i programowych (WRPO). Takie rozwiązania przyjęte są we wszystkich programach operacyjnych i minimalizują ryzyko zatwierdzania nieprawidłowych wydatków.

W przypadku gdy pojawiają się wątpliwości co do wydatków, to rozstrzygane są one na podstawie obowiązujących przepisów prawnych, w trudniejszych przypadkach prowadzone są konsultacje z Instytucją Koordynującą RPO (Departament Koordynacji Programów Regionalnych i Cyfryzacji w MRR), a w przypadkach szczególnej wagi IZ kontaktuje się z KE w celu uzyskania całkowitej pewności co do właściwego postępowania.

Problemy dotyczące realizacji RPO mogą być omawiane przy okazji spotkania rocznego (zgodnie z art. 68 rozporządzenia 1083/2006) albo drogą zwyczajowo przyjętą między instytucjami administracji publicznej (np. oficjalne pisma i spotkania).

Procedury kontrolne Komisji Europejskiej są bardzo szczegółowe i często rygorystyczne.

Dokumenty regulujące zasady rozliczania wydatków RPO z Komisją Europejską

1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz.U. L 210 z 31 lipca 2006 r., str. 25 z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006 r., ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz.U. L 371 z 27 grudnia 2006 r., str. 1 z późn. zm.).
3. Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007–2013 (dostępne na stronie http://www.mrr.gov.pl/fundusze/wytyczne_mrr/obowiazujace/horyzontalne/Documents/wytyczne_certyfikacja_260612.rar).