Obowiązek składania sprawozdań "zerowych" na przykładzie Rb-Z

Sprawozdanie Rb-Z sporządzają i przekazują:

1. w zakresie operacji finansowych Skarbu Państwa:

• dysponenci środków budżetu państwa wszystkich stopni (wyjątek stanowią kierownicy jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej)
• dysponenci państwowych funduszy celowych nieposiadających osobowości prawnej

2. w zakresie budżetu jednostek samorządu terytorialnego.

• przewodniczący zarządów jednostek samorządu terytorialnego
• kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego

3. w zakresie operacji finansowych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i zarządzanych przez ZUS funduszy

• Prezes ZUS

4. w zakresie operacji finansowych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i funduszy zarządzanych przez Prezesa KRUS

• Prezes KRUS

5. w zakresie operacji finansowych pozostałych jednostek posiadających osobowość prawną

• kierownicy tych jednostek

Szczególne obowiązki sprawozdawcze przypadają Regionalnym Izbom Obrachunkowym (RIO).

• RIO sporządza sprawozdania zbiorcze na podstawie sprawozdań łącznych jednostek sektora samorządu terytorialnego
• RIO przekazuje sprawozdania  zbiorcze Prezesowi GUS oraz Ministrowi Finansów w formie elektronicznej dane ze sprawozdań łącznych
• RIO sporządza sprawozdania zbiorcze na podstawie sprawozdań  zbiorczych od jednostek samorządu terytorialnego-organu założycielskiego/nadzorującego
• RIO przekazuje sprawozdania zbiorcze Prezesowi GUS.

Zobacz również: Zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu Rb-Z

Szczególne obowiązki sprawozdawcze przypadają  również Prezesowi GUS

• Prezes GUS sporządza sprawozdanie zbiorcze według rodzajów jednostek-na podstawie otrzymanych sprawozdań.
• Prezes GUS przekazuje sprawozdanie zbiorcze Ministrowi Finansów
• Prezes GUS sporządza sprawozdanie zbiorcze na podstawie otrzymanych sprawozdań od jednostek w zakresie operacji finansowych Skarbu Państwa
• Prezes GUS przekazuje sprawozdania zbiorcze według rodzajów danych jednostek do Ministra Finansów.

Sprawozdanie Rb-Z sporządza się według stanu na koniec okresu sprawozdawczego rozumianego, jako ostatni dzień I, II, III, IV kwartału roku kalendarzowego lub roku budżetowego, jak również dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, dzień zakończenia likwidacji jednostki.

Rb-Z jest sprawozdaniem wykorzystywanym dla celów statystycznych.

Sporządza się je na podstawie ewidencji księgowej jednostki ,sprawozdań, bądź innych wiarygodnych dokumentów potwierdzających istnienie zobowiązania bądź należności, w złotych i groszach stosownie do zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Sprawozdania Rb-Z winny być rzetelne i prawidłowe pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym, trwałe i czytelne.

Rb-Z winno się wykonać się w wersji dokumentu papierowego, a także w formie elektronicznej.

Tutaj obowiązuje zasada pełnej zgodności danych ze sprawozdań w formie dokumentu z danymi przekazywanymi elektronicznie.

Gdy obowiązek sprawozdawczy dotyczy budżetu jednostek samorządu terytorialnego, pliki w formie elektronicznej muszą  zgadzać się ze strukturami opracowanymi przez Ministerstwo Finansów, udostępnianymi na stronach BIP Ministerstwa Finansów.

Rozporządzenie dopuszcza możliwość przekazania sprawozdań jedynie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Uwzględniwszy powyższe, należy konkludować obligatoryjność, a nie uznaniowość sporządzenia i przekazania Rb-Z.

Obowiązuje zasada, że jednostki sporządzają tylko te rodzaje sprawozdań oraz w takim zakresie, w jakim zgodnie z obowiązującymi przepisami mogą zaciągać zobowiązania lub posiadać należności. Powyższe, interpretując w kontekście Rb-Z oznacza, że gdy dana jednostka ma moc decyzyjną w odniesieniu do kwestii zaciągania np. może zawierać umowy wiązane z obowiązkiem świadczenia poprzez np. zapłatę za wykonaną usługę, to winna dokonać sprawozdania Rb-Z w czasie i w sposób określony rozporządzeniem. W sytuacji, gdy zobowiązanie jednostki nabędzie charakteru wymagalności zgodnie z instrukcją sporządzania sprawozdania rozumianego jako bezsporne zobowiązanie, którego termin płatności minął, a nie jest ani umorzone ani przedawnione, to należy wykazać je poprzez rzetelne odwzorowanie zapisów księgowych, ewentualnie innych wiarygodnych dokumentów za pomocą układu przedmiotowego oraz układu podmiotowego.

Jeśli jednak za dany okres sprawozdawczy nie występuje w tej jednostce  wymagalne zobowiązanie, to ta jednostka bez względu na ten fakt i tak jest zobligowana do dopełnienia obowiązków związanych z RB-Z (sporządzanie, przekazanie, przechowywanie). W takim przypadku należy złożyć sprawozdanie negatywne - ‘zerowe’.

Powyższe dywagacje odnoszą się do części A sprawozdania. Analogiczne rozważania dotyczą części B, C, D, E.

Pamiętać należy, że niesporzadzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych czy wykazanie w tych sprawozdaniach danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowi delikt dyscypliny finansów publicznych i podlega reżimowi ustawy z dnia 17 listopada  2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2005 r., Nr 14, poz.114).

Sporządzajmy więc i składajmy sprawozdania "zerowe".

Polecamy serwis: Sprawozdawczość