Wyrównanie zasiłku chorobowego w razie zaniżenia jego wysokości w wyniku nieprzyjęcia do podstawy dodatku specjalnego

PROBLEM: W lipcu 2018 r. pracownikowi przyznano dodatek specjalny z tytułu zwiększonych obowiązków na okres nieobecności zastępowanego pracownika. Dodatek ten przysługiwał pracownikowi do czerwca 2019 r. W okresie jego pobierania pracownik przebywał na zwolnieniach lekarskich (od listopada 2018 r. do maja 2019 r.), pomiędzy którymi nie było 3-miesięcznej przerwy i za które przysługiwało wynagrodzenie chorobowe i płatny przez ZUS zasiłek chorobowy (jednostka zatrudnia 12 pracowników). Zarówno w podstawie wynagrodzenia chorobowego, jak i w zaświadczeniu płatnika ZUS-Z-3 zakład pracy nie ujął kwoty dodatku specjalnego, przez co zaniżył pracownikowi świadczenia z tytułu choroby. Jak należy naprawić ten błąd?

ODPOWIEDŹ: Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi wyrównanie wynagrodzenia chorobowego, a w przypadku zasiłku skorygować zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 uwzględniające dodatek specjalny. To ZUS ponownie ustali podstawę zasiłku i wypłaci ubezpieczonemu wyrównanie.

UZASADNIENIE: W świetle ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (dalej: k.p.), pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia - trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego (art. 92 § 1 pkt 1 k.p.). Okres 33 dni lub odpowiednio 14 dni niezdolności do pracy ustala się, sumując poszczególne okresy niezdolności do pracy w roku kalendarzowym, nawet jeśli między nimi występują przerwy i jeśli pracownik w danym roku kalendarzowym był zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy.

Zobacz: Wynagrodzenia

Następnie pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego finansowanego ze środków publicznych, począwszy od 34 dnia lub odpowiednio 15 dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym.

Podstawa kontynuowania zasiłku

Premie i inne składniki wynagrodzenia, podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru tego zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku. Składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie. W razie podjęcia przez zakład pracy decyzji o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty, podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty, ustala się z wyłączeniem tego składnika. Jeżeli jednak składnik wynagrodzenia zostanie włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia, zasada ta nie ma zastosowania.

Pracownik zachorował w listopadzie 2018 r., a potem z przerwami aż do maja 2019 r. Jednak żadna z przerw nie wyniosła 3 miesięcy kalendarzowych lub dłużej. A zatem podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a potem zasiłku w 2018 r. i w 2019 r. ponownie wynagrodzenia i zasiłku, cały czas pozostawała taka sama, tj. ustalona z okresu od listopada 2017 do października 2018 r.

Dodatek specjalny w podstawie świadczeń chorobowych

Jeśli dodatek specjalny ulegał zmniejszeniu za okresy pobierania świadczeń chorobowych, to podlegał on ujęciu w podstawie wynagrodzenia chorobowego, a potem zasiłku w wysokości wypłaconej za okres od lipca do października 2018 r. Podstawa z uwzględnieniem dodatku specjalnego obowiązywała dla wszystkich świadczeń chorobowych przysługujących do końca choroby, czyli do maja 2019 r. Dodatek bowiem został przyznany na okres do czerwca 2019 r.

W razie podjęcia przez zakład pracy decyzji o zaprzestaniu wypłaty składnika wynagrodzenia od określonej daty podstawę wymiaru zasiłku przysługującego za okres od tej daty, ustala się z wyłączeniem tego składnika. Oznacza to, że dodatek specjalny przysługujący pracownikowi od lipca 2018 r. do czerwca 2019 r. powinien stanowić podstawę zasiłku zwolnień lekarskich obejmujących tylko okres jego obowiązywania.

"Mały płatnik" a ZUS Z-3

Prawo do zasiłków i ich wysokość ustalają oraz zasiłki te wypłacają:

1. płatnicy składek na ubezpieczenie chorobowe, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych,
2. ZUS - ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych.

Jeżeli do wypłaty zasiłku zobowiązany jest ZUS, płatnik składek przedkłada zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia (lub przychodu - np. u zleceniobiorców), stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. Jest to zaświadczenie o wzorze ZUS Z-3. W zaświadczeniu tym płatnik składek wykazuje informację o stałych i/lub zmiennych składnikach wynagrodzenia za poszczególne okresy (miesięczne, kwartalne, roczne, inne) i tylko takich, które wchodzą do podstawy zasiłkowej.

A zatem w zaświadczeniu ZUS Z-3 powinien być uwzględniony również dodatek specjalny. Trzeba nadmienić, że niewłaściwe wypełnienie tego druku grozi błędnym ustaleniem przez ZUS podstawy wymiaru zasiłku i jego wysokości. W konsekwencji może powstać niedopłata lub nadpłata świadczenia. ZUS bowiem naliczy zasiłek w oparciu o dane przekazane przez płatnika składek w ZUS Z-3.

Korekta zaświadczenia ZUS Z-3

Jeśli więc pracodawca nieuprawniony do wypłaty zasiłków błędnie wypełnił zaświadczenie w zakresie składników wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie zasiłku, powinien to zaświadczenie wypełnić od nowa, prawidłowo, czyli ze wskazaniem wszystkich składników. Zaświadczenie należy wypełnić, podając bieżącą datę, ale zaznaczyć, że jest to korekta zaświadczenia wcześniej złożonego (w "Uwagach" należy to opisać, podając datę złożenia błędnego druku). Warto też dołączyć pismo z prośbą o przeliczenie zasiłku i wypłatę wyrównania za poszczególne okresy. Na podstawie tak sporządzonego dokumentu ZUS powinien ponownie wyliczyć podstawę i należną kwotę zasiłków oraz dokonać ich wyrównania.

Wyrównanie zaniżonego zasiłku

Pracodawca powinien natomiast skorygować wysokość wypłaconego wynagrodzenia chorobowego. Korekta będzie polegała na obliczeniu należnego wynagrodzenia chorobowego od właściwej podstawy wymiaru, powiększonej o dodatek specjalny. Kwotę wyrównania należy rozliczyć w raporcie ZUS RSA za miesiąc dokonania wypłaty, pod kodem świadczenia 335 (wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy). Kwota wyrównania również podlega wyłącznie składce na ubezpieczenie zdrowotne, którą należy rozliczyć w raporcie ZUS RCA.

PODSTAWY PRAWNE

• art. 36, art. 41, art. 42 ust. 1, art. 43, art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 645; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1590)

• art. 92 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040)

• załącznik 12 i załącznik 15 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów (Dz.U. z 2018 r. poz. 2495)

©℗

IZABELA NOWACKA

ekonomista, specjalizuje się w prawie pracy, ubezpieczeniach społecznych i prawie podatkowym; autor licznych publikacji z zakresu rozliczania płac