Dokumentowanie wydatków w jednostce budżetowej

Nie, fakt dokonania wydatku na zakup karty parkingowej nie może być udokumentowany kserokopią dowodu księgowego, ponieważ nie stanowi ona dowodu źródłowego, w rozumieniu art. 20 ust. 2 i 3 uor. Jeśli do wniosku o wydanie karty parkingowej należy dołączyć dowód wniesienia opłaty za tę kartę, to kierowca powinien zachować oryginał pokwitowania w celu przedłożenia w księgowości własnej jednostki, a do wniosku załączyć kserokopię tego dowodu potwierdzoną za zgodność z oryginałem (w przypadku pokwitowań wpłaty wpłacający otrzymuje oryginał dowodu wpłaty, który pełni funkcję dowodową, i jednostka przyjmująca wpłatę nie ma prawa ani mu tego pokwitowania nie wydać, ani żądać jego zwrotu).

W zaistniałej sytuacji dyrektor DPS powinien wystąpić do kontrahenta o niezwłoczne przekazanie mu właściwego obcego dowodu zewnętrznego (odpowiednio do przepisów obowiązujących u wystawcy - oryginału pokwitowania wpłaty lub faktury/rachunku, z adnotacją o dokonaniu zapłaty gotówką), a do tego czasu zaewidencjonować operację gospodarczą (rozrachunki z kierowcą z tytułu pokrycia przez niego wydatków jednostki ze środków prywatnych) na podstawie dowodu zastępczego, wskazanego w polityce rachunkowości jednostki (art. 20 ust. 3 pkt 3 uor). Dopiero po otrzymaniu właściwego dowodu źródłowego kierowcy można zwrócić poniesione przez niego wydatki na zakup karty parkingowej, wcześniej nie ma pewności co do tego, czy faktycznie ich dokonał.

Podstawa prawna:

Art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r. poz. 330)

Oprac. Izabela Motowilczuk

Polecamy w INFORRB

Czy do realizowanych przez jednostki samorządowe dochodów budżetu państwa powinno się stosować klasyfikację budżetową

Podstawa prawna do żądania odsetek za zwłokę

Nielegalne zaciąganie zobowiązań finansowych przez JST a pranie brudnych pieniędzy