Czy można utworzyć jeden ZFŚS po podziale jednostki budżetowej?

Odpowiedź: Każda jednostka musi mieć osobny ZFŚS. Wspólnie mogą tylko prowadzić działalność socjalną.

Jakie są zasady tworzenia ZFŚS w 2022 r.?

Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego. Nalicza się go w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych w danej jednostce (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Poza tym fundusz można corocznie zwiększać o kwoty fakultatywnych zwiększeń odpisów i fakultatywnych zwiększeń funduszu (art. 5 ust. 4-5a ustawy o ZFŚS).

Środki budżetowe w planie finansowym na pokrycie odpisów na ZFŚS?

Działalność jednostek budżetowych jest w całości finansowana z odpowiedniego budżetu (art. 11 ust. 1 uofp). Dlatego każda jednostka musi w swoim planie finansowym na dany rok, w wydatkach bieżących, ująć zapotrzebowanie na środki budżetowe wystarczające na pokrycie odpisów na ZFŚS. Otrzymane środki przeznacza na wydatki z tytułu odpisów na ZFŚS. W praktyce oznacza to, że środki trzeba przelać z rachunku bankowego bieżącego jednostki (z konta 130 "Rachunek bieżący jednostki" - subkonto wydatki) na rachunek bankowy ZFŚS (na konto 135 "Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia"). Taki wymóg wynika z art. 12 ust. 1 ustawy o ZFŚS.

Czy wspólne prowadzenie działalności socjalnej przez jednostki budżetowe wymaga umowy?

Po utworzeniu ZFŚS jednostki mogą zadecydować o wspólnym prowadzeniu działalności socjalnej. Wtedy ich kierownicy powinni zawrzeć odpowiednią umowę (art. 9 ustawy o ZFŚS). W umowie trzeba określić w szczególności:

• przedmiot wspólnej działalności (może obejmować wszystkie rodzaje działalności socjalnej z art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS lub tylko wybrane rodzaje),
• zasady prowadzenia wspólnej działalności,
• sposób wykonywania rozliczeń między jednostkami,
• tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy.

Czy wspólne prowadzenie działalności socjalnej przez jednostki budżetowe wymaga regulaminu?

Każda z jednostek objęta wspólną działalnością musi mieć regulamin korzystania z funduszu (art. 9 ust. 1 w związku z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Odpowiednio do postanowień umowy kierownicy jednostek powinni rozliczać środki za działalność socjalną. W jednostce:

• obsługiwanej - z rachunku ZFŚS należy przekazywać środki na rachunek ZFŚS jednostki obsługującej w celu pokrycia kosztów udzielonych świadczeń dla pracowników tej jednostki, natomiast na rachunek ZFŚS powinny wpływać zwroty środków niewykorzystanych przez jednostkę obsługującą,
• obsługującej - na rachunek ZFŚS powinny wpływać środki na pokrycie świadczeń na rzecz pracowników jednostki obsługiwanej, natomiast z rachunku należy zwracać środki niewykorzystane do jednostki obsługiwanej.

Jest to tylko jedno z możliwych rozwiązań wspólnego finansowania działalności socjalnej. Do wybranego rozwiązania trzeba dopasować obowiązujące w tych jednostkach zasady ewidencji operacji dotyczących ZFŚS. Zwłaszcza chodzi o dodatkowe operacje gospodarcze związane z ujęciem finansowania operacji wykonywanych przez jednostkę obsługującą na rzecz jednostki obsługiwanej.

Jednak - niezależnie od wybranego rozwiązania - wspólne prowadzenie działalności socjalnej nigdy nie oznacza przeniesienia obowiązku tworzenia funduszu z jednej jednostki organizacyjnej na drugą. Każda jednostka musi mieć osobny fundusz. Wspólnie mogą tylko prowadzić działalność socjalną.

Podstawy prawne:

• art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 305; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)

• art. 2 pkt 1, art. 3 ust. 2, art. 5 ust. 1, 4-5a, art. 8 ust. 2, art. 9, art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 746; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2445)

Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli RIO

Artykuł z: Poradnik Rachunkowości Budżetowej