Ewidencja na koncie 080

Rada: Konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie oraz do rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne. W praktyce oznacza to rozliczenie zadań i zakupów inwestycyjnych na poszczególne elementy ujęte w majątku jednostki. I tu pierwsza istotna myśl - w objaśnieniach zasad funkcjonowania konta 080 zawartych w rozporządzeniu w sprawie rachunkowości oraz planów kont mamy zapis: na koncie 080 można księgować… Oznacza to, że jednostki mają wybór, czy zakupy inwestycyjne będą odnosić ewidencyjnie na konto 080. Często jednostki, które dokonywały zakupu gotowych elementów majątku w cenie nabycia równej cenie zapłaty (czyli bez kosztów dodatkowych, np. kosztów przesyłki, transportu, ubezpieczenia), od razu odnosiły je na majątek, z pominięciem konta 080. Oczywiście, można tak. Niemniej jednak będę zachęcać do tego, aby każde zadanie inwestycyjne i zakup inwestycyjny księgować przez konto 080, gdyż wówczas staje się ono dla nas również kontem kontrolnym. Dzięki niemu możemy sprawdzić, czy wszystkie zadania i zakupy inwestycyjne zostały zrealizowane i rozliczone. To ważne szczególnie wtedy, gdy takich zadań mamy sporo w ciągu roku.

NOWOŚĆ na Infor.pl: Prenumerata elektroniczna Dziennika Gazety Prawnej KUP TERAZ!

Zwróćmy przy okazji uwagę, że od 1 stycznia 2018 r. zmienił się limit wartości środków trwałych umożliwiający jednorazowe zaliczenie wydatków na nabycie tych środków do kosztów uzyskania przychodów - wynosi 10 000 zł, a nie, jak dotąd, 3500 zł. To spowoduje zapewne, że wiele zakupów czy zadań inwestycyjnych odnoszonych wcześniej na konto 080 obecnie będzie realizowanych jako wydatki bieżące. Sprawdźmy zatem swoje plany finansowe w tym zakresie.

Zobacz: Plan finansowy

Wracając do konta 080 - na stronie Wn (najczęściej w korespondencji z kontem 201) ujmujemy wszystkie obciążenia dotyczące zakupu czy zadania inwestycyjnego, np. materiały, usługi, koszty zatrudnienia inspektora nadzoru. Na stronie Ma ujmujemy rozliczenie zadań czy zakupów inwestycyjnych na majątek. Ma to miejsce najczęściej na podstawie protokołu OT. Protokół ten powinny przygotować komórki merytorycznie zajmujące się danym zadaniem czy zakupem inwestycyjnym. I tu już widzę wymowne miny na twarzach niektórych księgowych - przygotowanie OT przez komórki merytoryczne? Nierealne… A jednak tak powinno to wyglądać. Ważne jest ustalenie tej kwestii w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów oraz konsekwencja w jej stosowaniu. Dlaczego tak ważna jest tu rola komórki merytorycznej? Dlatego, że ten protokół potwierdza, iż dany środek trwały został odebrany (na co mamy stosowne protokoły końcowe, zezwolenia itp.), jest kompletny i zdatny do użycia. W OT powinny się również znaleźć takie informacje, jak: nazwa danego elementu majątku, jego charakterystyka, kto był jego wykonawcą, dostawcą, na bazie jakich dokumentów zebrano całość rozliczenia, jaka jest jego wartość początkowa, kto go odebrał, gdzie będzie zlokalizowany i kto w jednostce będzie osobą odpowiedzialną za niego. A wszystkie te dane całkowicie odnoszą się do odpowiedzialności merytorycznej za dane zadanie.

Oczywiście OT składa się również z pozycji dotyczących osoby odpowiedzialnej za ewidencję majątku - za nadanie numeru inwentarzowego, za ustalenie stopy amortyzacji itp., ale to już dzieje się niejako w drugiej kolejności.

Przypomnę tu również, że ewidencja na koncie 080 powinna być dwustopniowa. Musi zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów zadań inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych tak, aby łatwo można je było później odnieść na poszczególne elementy majątku.

Czy faktury dotyczące danego zadania muszą być zapłacone do momentu rozliczenia? Nie, zapłata odbywa się w terminie wyznaczonym umową i nie ma konieczności zapłaty przed rozliczeniem.

Pamiętajmy też o jeszcze jednej ważnej kwestii w odniesieniu do tego konta. Powinny być na nim odniesione obciążenia dotyczące zadań czy zakupów inwestycyjnych, które mamy w naszym planie finansowym lub WPF. Nie powinno być tu tzw. reliktów przeszłości, np. starej dokumentacji projektowej, która nie weszła do realizacji, jakichś innych kosztów, które miały służyć potencjalnej inwestycji, ale ta z różnych powodów nie została zrealizowana. Takie koszty musimy zestawić i odnieść do decyzji kierownika jednostki. Ważne jest jednoznaczne wskazanie, czy mają one jeszcze być wykorzystane do jakiejś inwestycji planowanej, czy też powinny zostać uznane za inwestycję bez efektu i wyksięgowane w ciężar funduszu jednostki. Utrzymywanie na koncie 080 takich obciążeń może skutkować zarzutem organów kontroli (co często spotyka się w protokołach kontroli) o braku realności sprawozdania finansowego. Saldo konta 080 oddaje nam bowiem pozycja w bilansie "Środki trwałe w budowie (inwestycje)". Gdy spojrzymy na tę pozycję w bilansie jakiejś jednostki i widzimy konkretne dane liczbowe, to myślimy, że jednostka ta ma realizowane, ale nierozliczone jeszcze inwestycje. W praktyce natomiast pozycja ta może oznaczać wiele przygotowywanych inwestycji, do których nie doszło, a to zmienia optykę postrzegania danej jednostki.

Przyjrzyjmy się zatem kontu 080 na nowo. Może warto z nowym rokiem uporządkować sposób jego funkcjonowania w jednostce.

Agnieszka Drożdżal

wieloletni skarbnik gminy