Inwentaryzacja środków transportu

• Inwentaryzacja aktywów znajdujących się na terenie strzeżonym

Co w przypadku użyczonych środków komunikacji miejskiej; czy można powiedzieć, że garażowane autobusy w hali zabezpieczonej alarmem i monitorowane przez firmę ochroniarską są na terenie strzeżonym, czy raczej trudno to tak zakwalifikować, ponieważ one są jednak używane do jazdy w terenie, czyli poruszają się?

Terminy przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone zapisami ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: uor) i różnią się w zależności od wybranej metody inwentaryzacji oraz kategorii aktywów, które jej podlegają. Okres, w którym są przeprowadzane czynności inwentaryzacyjne dla większości składników aktywów, rozpoczyna się trzy miesiące przed zakończeniem roku obrotowego i kończy 15 dnia następnego roku obrotowego.

Stosownie do zapisów art. 26 ust. 1 pkt 1 uor, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

• aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
• papierów wartościowych w postaci materialnej,
• rzeczowych składników aktywów obrotowych,
• środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji,
• maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie

- w drodze spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi z ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Zapisy ustawy o rachunkowości wskazują jednoznacznie na konieczność przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych na ostatni dzień roku obrotowego.

Termin i częstotliwość inwentaryzacji składników aktywów, w których skład wchodzą środki trwałe, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku - art. 26 ust. 3 pkt 1 uor.

Jednostka będąca właścicielem aktywów nie inwentaryzuje przekazanych na podstawie użyczenia środków trwałych. Stosownie do art. 26 ust. 2 uor, inwentaryzacją w drodze spisu z natury obejmuje się znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. Jednocześnie art. 26 ust. 2 uor nie odnosi się do terminu i częstotliwości spisu. Również zapisy punktu 10.8 komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" wskazują, że inwentaryzację obcych środków trwałych będących w użytkowaniu przeprowadza jednostka użytkująca obcy środek trwały, informację o weryfikacji stanów użytkowanych środków trwałych przekazuje zaś jednostkom, które są ich właścicielami.

Jednostka, ujmująca środki trwałe w swoich księgach rachunkowych, powinna wystąpić do użytkowników tych środków trwałych z prośbą o potwierdzenie ich stanu w kwartale kończącym rok obrotowy do 15 stycznia następnego roku - art. 26 ust. 3 pkt 1 uor.

Obce składniki aktywów analogicznie do zapisów punktu 61 komunikatu nr 2 Ministra Finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji w drodze spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, znajdujące się na terenie jednostki podlegają spisowi z natury w tych samych terminach i przy zastosowaniu takich samych czynności spisowych, jak aktywa własne. Stany ilościowe aktywów obcych ujmuje się jednak w odrębnych, przeznaczonych tylko dla nich, arkuszach spisowych. Składniki aktywów obcych nie są wyceniane. Jeżeli aktywa obce stanowią własność różnych podmiotów, wyniki spisu z natury wykazuje się w arkuszach spisowych oddzielnie dla każdego podmiotu. Arkusze spisowe aktywów obcych wypełnia się w dwóch egzemplarzach, a dodatkową kopię przekazuje właścicielowi środków trwałych w celu uzyskania przez kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w ich księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Zobacz: Inwentaryzacja

Inwentaryzacja aktywów znajdujących się na terenie strzeżonym

Stosownie do zapisów art. 26 ust. 3 pkt 3 uor, częstotliwość inwentaryzacji zostaje dotrzymana, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się raz w ciągu 4 lat.

Teren strzeżony jest pojęciem, które nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa. Jednostka w wewnętrznych uregulowaniach powinna zdefiniować zakres terenu, na którym aktywa są w adekwatny sposób zabezpieczone. Przyjmuje się, że przez teren strzeżony rozumie się takie miejsce składowania aktywów, które jest zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, np. posiadające ogrodzenie uniemożliwiające przedostanie się osób nieupoważnionych oraz dozorowane stale przez straż zakładową lub wynajętą w tym celu firmę zajmującą się ochroną mienia. Mogą to być również odrębnie stojące obiekty (budynki) posiadające zamknięcie uniemożliwiające przedostanie się do wewnątrz bez pozostawienia śladów włamania.

Środki transportu, które są zabezpieczone w hali alarmem, monitorowane i dozorowane przez firmę ochroniarską, można uznać za środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym pod warunkiem ujęcia tych obiektów w uregulowaniach wewnętrznych jednostki w charakterze terenów strzeżonych. Do tego rodzaju środków trwałych stosuje się metody inwentaryzacji analogiczne jak do innych środków trwałych zlokalizowanych na terenie strzeżonym.

Jednocześnie należy pamiętać, że inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, przeprowadza się w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Mogą to być pojazdy oddane do remontu, środki trwałe w drodze, czyli pojazdy lub statki.

Nadmienić należy, że zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury jest odpowiedzialny kierownik jednostki. Nie może on scedować na inną osobę tej odpowiedzialności. Jeżeli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, odpowiedzialność za spis z natury zapasów ponoszą wszyscy jego członkowie. Dotyczy to również przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości zostaną powierzone podmiotom zewnętrznym.

Do zakresu odpowiedzialności kierownika jednostki za inwentaryzację w drodze spisu z natury wchodzi między innymi: powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenie jej przewodniczącego, wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, określającego w szczególności przedmiot i terminy spisu (w tym: data przeprowadzenia inwentaryzacji, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych).

Podstawa prawna

• art. 4 ust. 5, art. 26 ust. 1 pkt 1, ust. 2, ust. 3 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 351)

©℗

Jarosław Jurga

ekonomista, certyfikowany księgowy, posiada doświadczenie w obszarze finansów publicznych wsparte studiami podyplomowymi z zakresu polskich i międzynarodowych standardów rachunkowości oraz audytu wewnętrznego w jsfp