Instruktaż: Jak przygotować jednostkę do inwentaryzacji rocznej

Przeprowadzanie inwentaryzacji niektórych składników majątkowych należy rozpocząć na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, czyli w październiku. Aby etap ten został wykonany prawidłowo i terminowo, jednostka powinna być odpowiednio do tego przygotowana. Przygotowania obejmują dwie zasadnicze części:

1. ogólne przygotowanie jednostki do przeprowadzenia inwentaryzacji,
2. przygotowanie do przeprowadzenia inwentaryzacji określonych aktywów i pasywów metodami wskazanymi w uor (spis z natury, weryfikacja sald, weryfikacja zapisów dokonanych w księgach rachunkowych z dokumentacją księgową).

Część 1 - Ogólne przygotowanie jednostki do przeprowadzenia inwentaryzacji

Ogólne przygotowanie jednostki do inwentaryzacji ma za zadanie zapewnienie optymalnych warunków do przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób poprawny, sprawny i terminowy. Obejmuje ono następujące kroki.

Krok 1 Przeanalizowanie zapisów przepisów wewnętrznych jednostki w zakresie przeprowadzania i dokumentowania inwentaryzacji oraz wprowadzenie do nich zmian

Należy przeanalizować zapisy zawarte w instrukcji inwentaryzacyjnej oraz:

• instrukcjach szczegółowych: kasowej, magazynowej i druków ścisłego zarachowania - w zakresie podstawowych zasad przeprowadzania i rozliczania wyników inwentaryzacji, przeprowadzanej poszczególnymi metodami wskazanymi w art. 26 uor,
• instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych, instrukcji kasowej, instrukcji magazynowej, instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania - w zakresie zasad dokumentowania faktu przeprowadzenia oraz wyników inwentaryzacji, a także obiegu dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Prawidłowa analiza polega na stworzeniu teoretycznego modelu przebiegu inwentaryzacji przeprowadzanej poszczególnymi metodami i wykryciu luk bądź nieprawidłowości w tych uregulowaniach, które mogą spowodować problemy z prawidłowym przeprowadzeniem lub udokumentowaniem wyników inwentaryzacji.

Właściwie wykonana analiza pozwala na:

• wykrycie i usunięcie wzajemnie wykluczających się uregulowań zawartych w różnych instrukcjach,

• uzupełnienie luk w regulacjach powodujących niemożność wykonania niektórych czynności inwentaryzacyjnych,
• uproszczenie uregulowań zbyt szczegółowych.

Przy analizie można wykorzystać wnioski zawarte w dokumentacji poinwentaryzacyjnej z inwentaryzacji za poprzedni rok obrotowy, a także trzeba uwzględnić wnioski pokontrolne wydane przez audytora, komórkę kontroli wewnętrznej lub zewnętrzne instytucje kontrolne.

Przeprowadzenie analizy należy zazwyczaj do obowiązków:

• przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzanie inwentaryzacji,
• audytora lub kierownika komórki kontroli wewnętrznej,
• głównego księgowego jednostki.

Wnioski i propozycje zmian w przepisach należy przedłożyć kierownikowi jednostki, który decyduje o wprowadzeniu zmian do polityki rachunkowości jednostki.

Krok 2 Przeanalizowanie zapisów przepisów wewnętrznych jednostki w zakresie powierzenia obowiązków związanych z przeprowadzeniem i udokumentowaniem inwentaryzacji i wprowadzenie do nich zmian

Po wprowadzeniu zmian do instrukcji inwentaryzacyjnej oraz innych instrukcji jednostki regulujących kwestie związane z przeprowadzaniem, rozliczaniem i dokumentowaniem faktu przeprowadzenia i wyników inwentaryzacji należy dostosować do nich zakresy obowiązków pracowników jednostki, którzy będą zaangażowani w prace na poszczególnych etapach inwentaryzacji. Wykonanie tych czynności należy zazwyczaj do kierownika komórki kadr oraz kierowników komórek organizacyjnych, których pracownicy są odpowiedzialni za wykonywanie poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych. Przygotowują oni projekty zmienionych zakresów czynności. Zakresy te następnie zatwierdza kierownik jednostki. Zmiany do zakresów czynności pracowników wymagają potwierdzenia ich przyjęcia przez poszczególnych pracowników na piśmie, z podaniem daty przyjęcia nowych obowiązków.

W jednostkach, w których funkcjonuje stała komisja inwentaryzacyjna, należy sprawdzić, czy jej stan jest aktualny i gwarantuje prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji.

Przeprowadzenie analizy należy zazwyczaj do obowiązków:

• przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzanie inwentaryzacji,
• audytora lub kierownika komórki kontroli wewnętrznej,
• głównego księgowego jednostki.

Wnioski i propozycje w zakresie uzupełniania lub zmiany składu stałej komisji inwentaryzacyjnej należy przedłożyć kierownikowi jednostki, który decyduje o składzie tej komisji.

Krok 3 Przeszkolenie pracowników, którym przypisano obowiązki w zakresie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji

Wszyscy pracownicy zaangażowani w proces przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji powinni być przygotowani do wykonywania przypisanych im obowiązków. Przygotowanie to może być wykonane w ramach:

• pracy własnej (zapoznanie się z regulacjami wewnętrznymi jednostki i wprowadzonymi do nich zmianami, opracowaniami fachowymi),
• przeszkolenia przez przełożonych,
• szkoleń wewnętrznych z zakresu zasad przeprowadzania, rozliczania i dokumentowania wyników inwentaryzacji,
• skierowania na szkolenia zewnętrzne.

Potrzeby w tym zakresie powinny być przeanalizowane przez:

• przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przeprowadzanie inwentaryzacji,
• audytora lub kierownika komórki kontroli wewnętrznej,
• głównego księgowego jednostki.

Wnioski należy przedstawić kierownikowi jednostki, który podejmuje decyzje w sprawie wyboru metody i zakresu szkoleń.

Zobacz: Pracownicy

Krok 4 Przygotowanie dokumentacji związanej z przeprowadzeniem inwentaryzacji rocznej

Przeprowadzenie inwentaryzacji rocznej wymaga przygotowania następujących dokumentów:

1. harmonogramów przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów jednostki przypisanymi do nich metodami,
2. zarządzenia kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
3. zarządzenia kierownika jednostki w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej (jeśli w jednostce nie funkcjonuje stała komisja inwentaryzacyjna).

Harmonogram inwentaryzacji jest to dokument wewnętrzny, w którym kierownik jednostki określa:

• składniki majątku, które mają zostać zinwentaryzowane w ramach inwentaryzacji w danym roku obrotowym,
• metody, jakie mają być zastosowane przy przeprowadzaniu inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych,
• etapy wykonywania prac związanych z przeprowadzaniem i rozliczaniem wyników inwentaryzacji,
• terminy wykonywania poszczególnych etapów prac w ramach przygotowania i przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnymi metodami oraz jej rozliczania,
• osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych etapów prac.

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej powinno zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju inwentaryzacji,
• szczegółowe wskazanie składników majątkowych podlegających inwentaryzacji i metod, jakie mają być w tym celu zastosowane,
• terminy przeprowadzenia inwentaryzacji z zastosowaniem poszczególnych metod i jej rozliczenia,
• wskazanie osób odpowiedzialnych za nadzorowanie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej powinno obejmować co najmniej następujące postanowienia:

• skład komisji inwentaryzacyjnej,
• funkcje, jakie będą w niej pełnić poszczególni członkowie.

Zobacz: Inwentaryzacja

Część 2 - Przygotowanie inwentaryzacji przeprowadzanej poszczególnymi metodami

Oprócz zapewnienia ogólnych warunków koniecznych do prawidłowego przebiegu inwentaryzacji niezbędne jest także podjęcie przygotowań zapewniających prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób możliwie jak najmniej zakłócający normalną działalność jednostki. Przygotowania te przedstawiono w podziale według metod przeprowadzania inwentaryzacji.

Przygotowanie do przeprowadzenia spisu z natury

Zakres przygotowań koniecznych do przeprowadzenia spisu z natury zależy od rodzaju spisywanych składników majątkowych. Konieczne do wykonania czynności przygotowawcze wraz ze wskazaniem osób zazwyczaj odpowiedzialnych za ich wykonanie przedstawia tabela.

Czynność przygotowawcza	Osoba odpowiedzialna za wykonanie
Spis z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych
Przygotowanie materiałów i urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia spisu (wydruki z ewidencji budynków, druki arkuszy spisowych, urządzenia spisowe - w przypadku dokonywania spisu z wykorzystaniem technik informatycznych)	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Wyznaczenie pól spisowych
Wyznaczenie składu zespołów spisowych i przypisanie im pól spisowych	Kierownik jednostki lub przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Sprawdzenie, czy obiekty inwentarzowe środków trwałych są trwale oznakowane numerami inwentarzowymi; uzupełnienie brakujących oznaczeń	Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych użytkujących środki trwałe
Sprawdzenie, czy środki trwałe stanowiące zbiorcze obiekty inwentarzowe (np. zespoły komputerowe) nie zostały rozkompletowane; przywrócenie stanu pierwotnego lub przekazanie do księgowości dowodów przemieszczeń części między zespołami
Sprawdzenie, czy środki trwałe nie zostały przemieszczone między różnymi pomieszczeniami jednostki; przywrócenie stanu pierwotnego lub przekazanie do księgowości dowodów MT - "Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego"
Sprawdzenie, czy w pomieszczeniach znajdują się wywieszki ze spisem inwentarza; uzupełnienie braków i aktualizacja danych
Zapewnienie dostępu do środków trwałych przechowywanych w zamykanych pomieszczeniach, szafach, sejfach itp.
Sprawdzenie, czy do księgowości zostały przekazane wszystkie dokumenty przychodowe i rozchodowe inwentaryzowanych składników majątkowych
Ustalenie terminów, w jakich mają być przywiezione do jednostki środki trwałe oddane do użytku osobistego pracowników wykonujących pracę w terenie	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Przeprowadzenie likwidacji zbędnych środków trwałych	Komisja likwidacyjna na wniosek kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych użytkujących środki trwałe
Spis z natury zapasów magazynowych
Przygotowanie materiałów i urządzeń niezbędnych do przeprowadzenia spisu (druki arkuszy spisowych, przyrządy pomiarowe, urządzenia spisowe - w przypadku dokonywania spisu z wykorzystaniem technik informatycznych)	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Wyznaczenie pól spisowych	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Wyznaczenie składu zespołów spisowych i przypisanie im pól spisowych	Kierownik jednostki lub przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Zadbanie, aby w czasie spisu w magazynach znajdował się możliwie najniższy stan zapasów	Kierownik działu zaopatrzenia w porozumieniu z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych
Zorganizowanie pracy magazynu w taki sposób, aby w czasie spisu nie były wydawane ani przyjmowane żadne materiały, towary, produkty
Uporządkowanie pomieszczeń magazynowych i terenu składowisk, w tym: oddzielenie zapasów własnych i obcych, ułożenie zapasów obcych w podziale według ich właścicieli, ułożenie zapasów według asortymentów, zgodnie z indeksami materiałowymi znajdującymi się w miejscach ich przechowywania, uporządkowanie zapasów inwentaryzowanych w drodze obliczeń technicznych i szacowania (np. usypanie pryzm o kształcie figur geometrycznych) oraz zaznaczenie, w jakich jednostkach wagi czy miary są ewidencjonowane	Magazynier
Uzgodnienie ewidencji magazynowej z ewidencją księgową i przekazanie wszystkich dowodów przychodowych i rozchodowych do księgowości
Przygotowanie do wglądu dokumentacji magazynowej
Sprawdzenie, czy zapasy i miejsca ich przechowywania są trwale oznakowane indeksami materiałowymi; uzupełnienie brakujących oznaczeń
Zlikwidowanie składników zapasów niezdatnych do użytku	Komisja likwidacyjna na wniosek kierownika działu zaopatrzenia
Spis z natury gotówki w kasie
Ustalenie godzin zamknięcia kasy dla petentów w związku ze spisem z natury i przygotowanie informacji dla petentów	Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej
Uporządkowanie pomieszczenia kasowego	Kasjer
Uporządkowanie gotówki według nominałów, z podziałem na walutę polską i poszczególne waluty obce
Zamknięcie wszystkich raportów kasowych
Przygotowanie do wglądu dokumentacji kasowej
Zadbanie, aby na czas spisu w kasie znajdował się jak najniższy stan gotówki (zasada nie dotyczy inwentaryzacji rocznej w jednostkach budżetowych, które na ostatni dzień roku obrotowego muszą całość gotówki odprowadzić na odpowiednie rachunki bankowe)	Główny księgowy

Oprac. Izabela Motowilczuk

były wieloletni inspektor kontroli