Terminy przekazania sprawozdań w zakresie operacji finansowych - problemy

Warto zauważyć, że kategoria przekazania sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych, a precyzowana załącznikami do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych ( Dz. U.10.43.247) jest utożsamiana z kategorią złożenia sprawozdania w jednostce otrzymującej (załączniki wymieniono w artykule Terminy przekazania sprawozdań w zakresie operacji finansowych - zasady).

Takie doprecyzowanie zapisu ustawodawcy niweluje dywagacje co do interpretacji instytucji przekazania/doręczenia/złożenia.

Pomocną w zrozumieniu sprawy jest zastosowanie wykładni celowościowej. Zwróćmy uwagę, że zamierzeniem ustawodawcy było jednak to, by jednostka otrzymująca sprawozdania otrzymała je w odpowiednim terminie poprzez złożenie przez jednostkę sprawozdającą we wskazanym czasie.

Kolejna kwestia, która wywołuje dyskusje jest związana z formą sporządzania i przekazania sprawozdań.

Sprawozdania Rb-N, Rb-Z, Rb-UN, Rb-UZ, Rb- ZN winno się wykonać w wersji dokumentu papierowego, a także w formie elektronicznej.

Tutaj obowiązuje zasada pełnej zgodności danych ze sprawozdań w formie dokumentu z danymi przekazywanymi elektronicznie.

Polecamy serwis: Sprawozdawczość

Ministerstwo Finansów na swoich stronach udostępnia elektroniczna wersję formularzy. Warto odwiedzać tę stronę, nawet kontrolnie-szczególnie w terminach zbliżających się okresów sprawozdawczych.

Gdy obowiązek sprawozdawczy dotyczy budżetu jednostek samorządu terytorialnego, pliki w formie elektronicznej muszą  zgadzać się ze strukturami opracowanymi przez Ministerstwo Finansów, udostępnianymi na stronach BIP Ministerstwa Finansów.

Rozporządzenie dopuszcza możliwość przekazania sprawozdań jedynie w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność pochodzenia i integralność treści są zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W sytuacji, gdy jednostki obowiązuje forma dokumentu papierowego oraz forma elektroniczna, dochowanie  terminu przekazania odbiorcy sprawozdania będzie zachowane jedynie poprzez terminowe złożenie obydwu tożsamych co do zawartych danych form sprawozdania. Powyższe nie determinuje jednak zakazu możliwości sytuacji, w której sprawozdanie w formie elektronicznej jednostka sprawozdająca składa poprzez stosowne aplikacje  w dniu x, a dokument papierowy np. w dniu x+1, przy spełnionym warunku, że dzień x oraz dzień x+1 zachowują terminy. Taka sytuacja nie wywołuje kolizji prawnej i jest akceptowalna.

W przypadku, gdy ostatni dzień złożenia sprawozdania z zakresu operacji finansowej jest dniem wolnym od pracy terminem złożenia sprawozdania w jednostce otrzymującej jest pierwszy dzień roboczy po tym dniu.

Praktyka stosowania zapisu jest taka, że jeśli termin przekazania sprawozdania przypada na sobotę, niedzielę, święto (o ile dni te są wolne od pracy, a w sektorze publicznym w większości przypadków są), to składając sprawozdanie odpowiednio w poniedziałek i dzień roboczy następny po święcie, dochowujemy terminów.

Jednocześnie nie wskazanym jest  inkorporowanie do rozważań w przedmiocie sprawy możliwości wynikających z interpretacji zapisów Kodeksu postępowania administracyjnego (ustawa z dnia 14 czerwca 1960, Dz.U. z 2013, poz.267) odnośnie faktu, że termin uważa się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo zostaje m.in. nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 Prawo pocztowe głównie dlatego, że zakres tematu nie podlega k.p.a.

Wyraźnego zaakcentowania wymaga fakt , że użyte w rozporządzeniu sformułowanie odnośnie przekazania sprawozdań zostało uszczegółowione i doprecyzowane załącznikami do rozporządzenia jako termin złożenia sprawozdania w jednostce odbierającej.

Reasumując, uznajmy i zapamiętajmy, że w przypadku sprawozdań  jednostek sektora finansów publicznych z zakresu operacji finansowych, termin  przekazania zostaje dochowany datą złożenia sprawozdania zarówno w formie dokumentu papierowego, jak i formie elektronicznej przez jednostkę sprawozdającą ( hyba ,że ustawodawca dopuszcza jedynie formę elektroniczną) jednostce, która je otrzymuje.

Zobacz również: Należności szkoły z tytułu wynajmu pomieszczeń