Koszty trzynastki w księgach jednostki budżetowej

• Jak prowadzić księgi rachunkowe?
• Co jeśli jednostka nie jest w stanie dochować terminów?

W samorządowej jednostce budżetowej są problemy kadrowe, dlatego nie ma kto przeanalizować dokładnie akt pracowników. Czy w związku z tym koszty trzynastki za 2020 r. można ująć w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia 2020 r. przed 31 stycznia 2021 r. w sposób uproszczony, czyli:

• ustalić przybliżoną kwotę kosztów - jako odpowiedni procent funduszu płac za 2020 r., bez analizy kwot faktycznie przysługujących poszczególnym pracownikom,
• koszty ująć w całości w paragrafie 404,
• koszty skorygować do kwot faktycznie należnych najpóźniej pod datą wypłaty trzynastek (nie później niż do 31 marca 2021 r.) i wtedy też rozpisać je na paragrafy: 440, 411 i 412?

RADA

Nie, opisane postępowanie jest w całości nieprawidłowe.

Jak prowadzić księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe trzeba prowadzić w sposób zgodny ze stanem rzeczywistym, na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych. W tym przypadku powinien to być dowód własny wewnętrzny jednostki wskazany w polityce rachunkowości jako właściwy do naliczenia trzynastego wynagrodzenia rocznego i należnych od niego składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Również osoba zobowiązana do sporządzenia takiego dowodu, a także termin jego sporządzenia i przekazania do księgowości powinny być wskazane w polityce rachunkowości. Jeśli osoba ta jest nieobecna w pracy, musi być ustalona osoba ją zastępująca. Jeśli obie te osoby są nieobecne, główny księgowy powinien niezwłocznie zgłosić sprawę do kierownika jednostki (jako osoby odpowiedzialnej za czuwanie nad prawidłowością gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki). Wówczas kierownik jednostki powinien wyznaczyć inną osobę (lub osoby), która będzie zobowiązana do wykonania w terminie zadań związanych z przygotowaniem do zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki, w tym za naliczenie i ujęcie kosztów dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych koszty trzynastki ujmuje się w księgach rachunkowych 2020 r. pod datą 31 grudnia 2020 r. Odpowiednie zapisy należy wprowadzić do 26 marca 2021 r. (ten termin wynika z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor - ustalającego, jakie warunki muszą być spełnione, aby księgi rachunkowe mogły być uznane za prowadzone na bieżąco), ale nie później niż pod datą wypłaty trzynastki.

W jednostkach budżetowych dla bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych ma znaczenie także art. 24 ust. 5 pkt 1 uor. Zgodnie z tym przepisem księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeśli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań. Na przykład do sprawozdań rocznych Rb-28S trzeba podać kwoty zobowiązań niewymagalnych z tytułu trzynastki i pochodnych. Sprawozdanie to za 2020 r. sporządza się i przekazuje do zarządu JST do 1 lutego 2021 r. Podstawą sporządzenia są zapisy ksiąg rachunkowych, czyli dane na temat tych zobowiązań (kosztów) muszą być ujęte w księgach rachunkowych 2020 r. pod datą 31 grudnia 2020 r. najpóźniej do 1 lutego 2021 r.

Za prowadzenie rachunkowości jednostki i sporządzenie sprawozdań budżetowych odpowiada kierownik jednostki. Musi on przede wszystkim zapewnić taką obsadę kadrową (także np. w ramach umowy na zastępstwo), aby księgi rachunkowe i sprawozdania budżetowe były sporządzane terminowo.

Co jeśli jednostka nie jest w stanie dochować terminów?

Obecnie w czasie pandemii może być to jednak szczególnie trudne. Jeśli jednostka nie będzie w stanie dochować obowiązujących terminów, musi o tym niezwłocznie poinformować zarząd JST jako odbiorcę sprawozdań budżetowych podległych jednostek budżetowych, które musi włączyć do sprawozdania zbiorczego Rb-28S JST. Zarząd JST ma kompetencje do tego, żeby np. czasowo przenieść do jednostki podległej pracownika zatrudnionego w innej jednostce organizacyjnej JST, aby wspomógł jej pracę w czasie epidemii COVID-19 (art. 3a ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID).

Z pewnością rozwiązaniem nie jest ani całkowite niewykazanie zobowiązań z tytułu trzynastki i pochodnych, ani ich nieprawidłowe wykazanie w jednym paragrafie klasyfikacji budżetowej. Takie sprawozdanie będzie zakwestionowane przez zarząd JST jako nieprawidłowe pod względem merytorycznym (§ 9 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej). Jednostka będzie je musiała skorygować nie później niż przed włączeniem sprawozdania jednostkowego do sprawozdania zbiorczego JST i przekazaniem go do RIO, czyli najpóźniej do 20 lutego 2021 r. Po tym terminie taki błąd będzie wymagał skorygowania nie tylko sprawozdania jednostkowego, ale i zbiorczego JST. Będzie za to odpowiadał zarząd JST.

Autor: Izabela Motowilczuk - były wieloletni inspektor kontroli RIO

Podstawy prawne:

• art. 24 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)

• § 9 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1564)

• art. 3a ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 180)