Kategorie

Koszty trzynastki w księgach jednostki budżetowej

Koszty trzynastki w księgach jednostki budżetowej
Koszty trzynastki w księgach jednostki budżetowej
Shutterstock
Trzynastka - jakie koszty w księgach rachunkowych jednostki budżetowej? Czy można je ująć w sposób uproszczony?

W samorządowej jednostce budżetowej są problemy kadrowe, dlatego nie ma kto przeanalizować dokładnie akt pracowników. Czy w związku z tym koszty trzynastki za 2020 r. można ująć w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia 2020 r. przed 31 stycznia 2021 r. w sposób uproszczony, czyli:

  • ustalić przybliżoną kwotę kosztów - jako odpowiedni procent funduszu płac za 2020 r., bez analizy kwot faktycznie przysługujących poszczególnym pracownikom,
  • koszty ująć w całości w paragrafie 404,
  • koszty skorygować do kwot faktycznie należnych najpóźniej pod datą wypłaty trzynastek (nie później niż do 31 marca 2021 r.) i wtedy też rozpisać je na paragrafy: 440, 411 i 412?

RADA

Nie, opisane postępowanie jest w całości nieprawidłowe.

Jak prowadzić księgi rachunkowe?

Reklama

Księgi rachunkowe trzeba prowadzić w sposób zgodny ze stanem rzeczywistym, na podstawie prawidłowo sporządzonych dowodów księgowych. W tym przypadku powinien to być dowód własny wewnętrzny jednostki wskazany w polityce rachunkowości jako właściwy do naliczenia trzynastego wynagrodzenia rocznego i należnych od niego składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne. Również osoba zobowiązana do sporządzenia takiego dowodu, a także termin jego sporządzenia i przekazania do księgowości powinny być wskazane w polityce rachunkowości. Jeśli osoba ta jest nieobecna w pracy, musi być ustalona osoba ją zastępująca. Jeśli obie te osoby są nieobecne, główny księgowy powinien niezwłocznie zgłosić sprawę do kierownika jednostki (jako osoby odpowiedzialnej za czuwanie nad prawidłowością gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki). Wówczas kierownik jednostki powinien wyznaczyć inną osobę (lub osoby), która będzie zobowiązana do wykonania w terminie zadań związanych z przygotowaniem do zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki, w tym za naliczenie i ujęcie kosztów dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Zgodnie z zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych koszty trzynastki ujmuje się w księgach rachunkowych 2020 r. pod datą 31 grudnia 2020 r. Odpowiednie zapisy należy wprowadzić do 26 marca 2021 r. (ten termin wynika z art. 24 ust. 5 pkt 2 uor - ustalającego, jakie warunki muszą być spełnione, aby księgi rachunkowe mogły być uznane za prowadzone na bieżąco), ale nie później niż pod datą wypłaty trzynastki.

Reklama

W jednostkach budżetowych dla bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych ma znaczenie także art. 24 ust. 5 pkt 1 uor. Zgodnie z tym przepisem księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeśli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań. Na przykład do sprawozdań rocznych Rb-28S trzeba podać kwoty zobowiązań niewymagalnych z tytułu trzynastki i pochodnych. Sprawozdanie to za 2020 r. sporządza się i przekazuje do zarządu JST do 1 lutego 2021 r. Podstawą sporządzenia są zapisy ksiąg rachunkowych, czyli dane na temat tych zobowiązań (kosztów) muszą być ujęte w księgach rachunkowych 2020 r. pod datą 31 grudnia 2020 r. najpóźniej do 1 lutego 2021 r.

Za prowadzenie rachunkowości jednostki i sporządzenie sprawozdań budżetowych odpowiada kierownik jednostki. Musi on przede wszystkim zapewnić taką obsadę kadrową (także np. w ramach umowy na zastępstwo), aby księgi rachunkowe i sprawozdania budżetowe były sporządzane terminowo.

Co jeśli jednostka nie jest w stanie dochować terminów?

Obecnie w czasie pandemii może być to jednak szczególnie trudne. Jeśli jednostka nie będzie w stanie dochować obowiązujących terminów, musi o tym niezwłocznie poinformować zarząd JST jako odbiorcę sprawozdań budżetowych podległych jednostek budżetowych, które musi włączyć do sprawozdania zbiorczego Rb-28S JST. Zarząd JST ma kompetencje do tego, żeby np. czasowo przenieść do jednostki podległej pracownika zatrudnionego w innej jednostce organizacyjnej JST, aby wspomógł jej pracę w czasie epidemii COVID-19 (art. 3a ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID).

Z pewnością rozwiązaniem nie jest ani całkowite niewykazanie zobowiązań z tytułu trzynastki i pochodnych, ani ich nieprawidłowe wykazanie w jednym paragrafie klasyfikacji budżetowej. Takie sprawozdanie będzie zakwestionowane przez zarząd JST jako nieprawidłowe pod względem merytorycznym (§ 9 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej). Jednostka będzie je musiała skorygować nie później niż przed włączeniem sprawozdania jednostkowego do sprawozdania zbiorczego JST i przekazaniem go do RIO, czyli najpóźniej do 20 lutego 2021 r. Po tym terminie taki błąd będzie wymagał skorygowania nie tylko sprawozdania jednostkowego, ale i zbiorczego JST. Będzie za to odpowiadał zarząd JST.

Autor: Izabela Motowilczuk - były wieloletni inspektor kontroli RIO

Podstawy prawne:

  • art. 24 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)

  • § 9 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1564)

  • art. 3a ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 180)

Chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z naszego programu
INFORLEX Plan kont dla firm – program
INFORLEX Plan kont dla firm – program
Tylko teraz
Źródło: Poradnik Rachunkowości Budżetowej
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    1 sie 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Reorganizacja struktury szkoły i związana z tym likwidacja stanowiska

    W związku z licznymi zmianami struktury pracy w szkole przewidujemy likwidację jednego stanowiska sprzątaczki oraz stanowiska referenta. Wszyscy pracownicy administracji i obsługi zatrudnieni są na czas nieokreślony. Jakie regulacje obowiązują szkołę przy wypowiadaniu takich umów?

    Zakres odpowiedzialności głównego księgowego w Państwowej Straży Pożarnej

    Zakres odpowiedzialności pracownika, któremu powierzono obowiązki głównego księgowego w jednostce sektora finansów publicznych, został określony zapisami ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) oraz ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: uondfp). W artykule autor przedstawia najważniejsze obowiązki głównego księgowego, których niewypełnienie może prowadzić do poniesienia odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, ale także odpowiedzialności karnej.

    Wzrost minimalnego wynagrodzenia, w budżetówce bez zmian

    Rząd chce, aby minimalne wynagrodzenie wzrosło o 200 zł brutto. Płace w budżetówce pozostaną jednak zamrożone.

    Wynagrodzenia medyków po 1 lipca 2021 r. (pytania i odpowiedzi)

    Nowe regulacje dotyczące wynagradzania pracowników medycznych weszły w życie 1 lipca 2021 r. Oto odpowiedzi NFZ na najczęściej zadawane pytania.

    Termin na wykonanie wydatków niewygasających

    Czy uchwała rady gminy może przedłużyć termin na wykonanie wydatków niewygasających wynikający z art. 263 uofp?

    Inwestycje w OZE - rozliczanie dotacji na gruncie VAT

    Opodatkowanie VAT dotacji, w tym w szczególności dotacji na finansowanie inwestycji w OZE, niezmiennie budzi wątpliwości. Organy podatkowe prezentują w tym zakresie stanowisko niekorzystne dla gmin, a sądy administracyjne nie prezentują w wydawanych orzeczeniach jednolitej linii orzeczniczej. Wątpliwości związane ze sposobem traktowania dotacji stały się powodem tego, że 16 kwietnia 2021 r. Naczelny Sąd Administracyjny zdecydował się wystąpić do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z pytaniem prejudycjalnym dotyczącym tej problematyki. Na wyrok TSUE przyjdzie poczekać zapewne co najmniej do 2023 r., jednak już teraz warto zwrócić uwagę na to, jakie może on pociągnąć za sobą konsekwencje.

    Terminowe rozliczanie sum depozytowych - procedura

    Rozliczanie sum depozytowych - jak to zrobić w terminie? Przedstawiamy instruktaż dla księgowych.

    Zmiany w zasadach wystawiania faktur w 2021 r.

    Zasady wystawiania faktur. Od 1 lipca 2021 r. obowiązują zmiany w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur. Nowości dotyczą uznania za fakturę biletów jednorazowych. Zniesiony został limit 50 km.

    W jaki sposób oblicza się termin 3 miesięcy zatrudnienia do celów PPK?

    Jeśli pracownik nie złoży deklaracji o nieprzystępowaniu do PPK, to w jakim terminie należy zawrzeć w jego imieniu umowę o prowadzenie PPK?

    Jak ująć w ewidencji księgowej częściowo umorzony, a następnie zwrócony do reklamacji środek trwały

    Środek trwały został zakupiony w 2019 r. i rozpoczęto jego umorzenie. Pod koniec 2019 r. został zareklamowany i w grudniu 2020 r. zwrócony do dostawcy, co potwierdzone jest fakturą korygującą na 100% jego wartości. Jak rozliczyć taką operację w księgach rachunkowych? W przypadku likwidacji środka trwałego jego wartość netto jest księgowana zapisem 800/011, a dotychczasowe umorzenie 071/011. W opisanym przypadku umorzenie z 2019 r. powinno być przeksięgowane na pozostałe przychody operacyjne (w 2020 r. odpisy nie były dokonywane).

    Reforma wynagrodzeń w administracji publicznej

    Reforma wynagrodzeń w administracji publicznej - wiceminister finansów Piotr Patkowski w trakcie posiedzenia prezydium Rady Dialogu Społecznego zadeklarował chęć rozmów o podwyżkach w budżetówce.

    Spółka komunalna ponosi opłatę za zajęcie pasa drogi

    Spółka ze 100-proc. udziałem gminy realizuje zadanie polegające na przebudowie wodociągu w pasie drogi gminnej. Czy w sytuacji, w której gmina jest właścicielem tego wodociągu, a spółka jest dzierżawcą, gmina powinna naliczyć wobec spółki opłatę za umieszczenie urządzeń wodociągowych w pasie drogowym? Czy spółka komunalna w ogóle jest zobowiązana do uzyskania zezwolenia na zajęcie pasa drogowego?

    Jak windykować Dokument Obliczenia Opłaty

    Czy Dokument Obliczenia Opłaty, wystawiany na podstawie art. 40e ustawy - Prawo geodezyjne i kartograficzne, może być windykowany, jeśli nie został opłacony? Czy bez okazania dowodu opłaty nie powinien był zostać wydany wnioskodawcy?

    Gmina nie może odstąpić od naliczenia opłaty prolongacyjnej

    Czy należy naliczyć opłatę prolongacyjną w okresie stanu pandemii, jeśli gmina nie podjęła uchwały o nienaliczaniu opłaty prolongacyjnej w okresie pandemii?

    Sprawozdania w II kwartale 2021 r. - terminy

    Sprawozdania w II kwartale 2021 r. - przedstawiamy terminy sprawozdań, które powinny złożyć w lipcu jednostki samorządu terytorialnego.

    Podwyżka dla lekarzy stażystów od 1 lipca 2021 r.

    Podwyżka dla lekarzy stażystów od 1 lipca 2021 r. O ile wzrosną wynagrodzenia młodych lekarzy?

    Aport wodociągu a opodatkowanie VAT

    Czy wniesienie aportem sieci kanalizacyjnych i wodociągowych w zamian za podwyższenie ilości udziałów gminy w spółce będzie podlegało opodatkowaniu, czy będzie korzystało ze zwolnienia od VAT z uwagi na to, że od momentu oddania do użytkowania do momentu wniesienia aportem minęły już 2 lata?

    Podwyższone koszty w czasie pracy zdalnej

    W związku z obowiązującymi obostrzeniami związanymi z epidemią COVID-19 część pracowników urzędu gminy świadczy pracę zdalnie. Niektórzy z nich mieszkają poza miejscowością, w której znajduje się urząd i stosowane są wobec nich podwyższone koszty uzyskania przychodów. Czy można je stosować także w okresie pracy zdalnej, gdy pracownicy nie dojeżdżają do pracy?

    Czy w roku 2021 wydatki bieżące mogą przewyższyć dochody bieżące

    Czy w roku 2021 obowiązuje przepis, na podstawie którego wydatki bieżące nie mogą być wyższe niż dochody bieżące, z wyłączeniem wydatków covidowych?

    Błąd w wykazaniu podatku na paragonie można skorygować

    Czy podatek wynikający z nieprawidłowego zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej (23% VAT zamiast ZW) należy odprowadzić do urzędu skarbowego?

    Czy pracownik samorządowy musi skorzystać z ciągłego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 dni

    Pracownik nie chce skorzystać z dwutygodniowego wypoczynku, mimo że zostało to określone w sporządzonym w styczniu planie urlopowym. Czym pracodawca powinien się podeprzeć, aby pracownik obowiązkowo skorzystał z urlopu w wyznaczonym terminie i we wskazanym wymiarze?

    Jak rozliczyć w księgach rachunkowych nadpłatę z tytułu użytkowania wieczystego

    Użytkownik wniósł opłatę z tytułu użytkowania wieczystego na rachunek bankowy powiatu w roku 2019. Powiat przekazał zebrane dochody odpowiednio: 75% udział Skarbu Państwa - urząd marszałkowski, 25% udział powiatu. W roku 2021 po weryfikacji dokumentów przez wydział geodezji wpłacona przez użytkownika kwota okazała się nadpłatą i podlega zwrotowi. Użytkownik wystąpił do powiatu o zwrot nadpłaconej kwoty. Czy prawidłowe jest występowanie do urzędu wojewódzkiego o zwrot przekazanej kwoty, czy należy pomniejszać o zwrot dochody zebrane przez powiat w 2021? Jak należy zaksięgować zwrot nadpłaty, w przypadku gdy kwota zostanie zwrócona do powiatu przez urząd wojewódzki w wysokości 75%? Z jakiego paragrafu należy zwrócić użytkownikowi 25% udziału powiatu, w przypadku gdy stanowił dochód w roku 2019? Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa na kontach w zaistniałej sytuacji?

    NFZ przyjmuje wnioski od aptek, które chcą przystąpić do programu szczepień

    Apteki - szczepienia na COVID-19. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Jak zgłosić aptekę do Narodowego Programu Szczepień? Na jakich zasadach szczepienia przeprowadzają farmaceuci?

    Powrót do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) 2022

    Stabilizująca reguła wydatkowa. Rząd przyjął projekt, który zakłada, że klauzula powrotu do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) zostanie wydłużona na rok 2022 r. - poinformował resort finansów.

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?