Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kiedy konieczna jest forma elektroniczna przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne?

Kiedy konieczna jest forma elektroniczna przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne?/ fot. Shutterstock
Kiedy konieczna jest forma elektroniczna przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne?/ fot. Shutterstock
fot. Shutterstock
Forma elektroniczna nie zawsze jest konieczna przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne. Zamknięty katalog przypadków, w których zamawiający może zdecydować, że oferta lub jej część będzie składana w tradycyjnej formie pisemnej znaleźć można w Prawie zamówień publicznych.

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa 2019

Zamawiający, w określonych przez ustawodawcę przypadkach, może odstąpić od wymogu stosowania formy elektronicznej przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne.

Od 18 października 2018 r. w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne[1], komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, co do zasady, musi odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej [2]. Obowiązek ten dotyczy w szczególności składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także wszelkich oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Ustawa Prawo zamówień publicznych [3] przewiduje jednak zamknięty katalog przypadków, w których zamawiający może zdecydować, że oferta lub jej część będzie składana w tradycyjnej formie pisemnej.

Wyspecjalizowany charakter zamówienia

Zgodnie z ustawą zamawiający może odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, jeżeli z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji. Warto dodać, że wykorzystanie przez zamawiającego narzędzi, urządzeń i formatów, które charakteru ogólnodostępnego nie maja, jest możliwe wyłącznie jeżeli zamawiający zapewni do nich dostęp wykonawcom.

Specyficzny format plików

Kolejną przesłanką jest sytuacja, w której aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwarto źródłowych lub ogólnie dostępnych. Przesłanka ta obejmuje również sytuację, w której aplikacje te są objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego. Jeżeli zatem zamawiający nie będzie w stanie zapewnić wykonawcą odpowiednich aplikacji niezbędnych do przygotowania oferty, zamawiający może zrezygnować z obowiązku złożenia oferty w postaci elektronicznej.

Zobacz: Zamówienia publiczne

Specjalistyczny sprzęt

Ponadto, użycie środków komunikacji elektronicznej nie jest konieczne jeżeli wymagałoby to specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla zamawiającego. Zamawiający może zatem skorzystać z uprawnienia żądania oferty w formie papierowej, gdy on sam nie ma dostępu do specjalistycznego sprzętu wymaganego do odczytania i przetwarzania oferty (np. drukarki szerokoformatowej), która byłaby złożona za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Model lub próbka

Ustawodawca przewidział również, iż można odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, z uwagi na konieczność przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, której nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Potencjalnie gdyby model lub próbka dotyczyła produktu cyfrowego mogłaby zostać przesłane przez wykonawcę w formie elektronicznej. Jednakże w przypadku np. próbek mających charakter materialny, oczywiste jest, że jedyną możliwości jest jej fizyczne udostępnienie zamawiającemu.

Bezpieczeństwo środków komunikacji i informacji wrażliwych

Istotną przesłanką, na którą mogą powołać się zamawiający jest również sytuacja, w której rezygnacja z środków komunikacji elektronicznej jest niezbędna z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej.

Zamawiający może również odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, jeżeli jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi lub urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.

Należy podkreślić, ze pierwszeństwo powinno mieć zastosowanie środków elektronicznych, nawet jeśli nie są ogólnodostępne. Konieczne jest jednak aby zapewniały one odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Dopiero w ostateczności, gdy zamawiający nie ma możliwości zapewnienia dostępu, bądź nie istnieją środki wystarczająco chroniące dane wrażliwe przekazywane w postępowaniu, zamawiający ma prawo zażądać złożenia ofert w formie papierowej.

Sposób składania oferty lub jej części

Jeżeli zajdzie jedna z opisanych wyżej przesłanek i zamawiający zdecyduje się na odstąpienie od wymogu stosowania komunikacji elektronicznej, oferty albo części ofert wykonawcy będą zobowiązani sporządzić, pod rygorem nieważności, w postaci papierowej i opatrzeć własnoręcznym podpisem, a następnie złożyć za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Należy również dodać, że zamawiający jest zobowiązany wskazać w protokole powody, dla których odstąpił od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej. Zmawiający powinien powołać się na jedną lub kilka przesłanek opisanych powyżej i uzasadnić ich zastosowanie. Nie powinno budzić wątpliwości, że decyzja zamawiającego powinna być poprzedzona szczegółową analiza stanu faktycznego i prawnego, co pozwoli na ograniczanie ryzyka związanego z naruszeniem przepisów ustawą Prawo zamówień publicznych w tym zakresie.

[1] Tzw. progi unijne zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 2479). Przykładowo, w odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego, próg unijny dla zamówień na usługi lub dostawy wynosi 221.000 euro, zaś dla zamówień na roboty budowlane wynosi 5.548.000 euro.

[2] W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia o wartości niższej niż tzw. progi unijne, obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami, wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, będzie obowiązywać od 1 stycznia 2020 r.

[3] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. Nr 19, poz. 177).

Maciej Wruk

radca prawny w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu,

specjalizuje się w zakresie prawa cywilnego i gospodarczego ze szczególnym uwzględnieniem prawa zamówień publicznych

Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa w Poznaniu

www.ziemski.com.pl

Artykuł pochodzi z Portalu: www.prawodlasamorzadu.pl

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Mieszkańcy małych gmin i dużych miast powinni mieć te same możliwości

    Mamy aspiracje, aby mieszkańcy zarówno mniejszych miejscowości, jak i dużych miast mieli te same możliwości, aby mogli korzystać w równym stopniu z środków rządowych, samorządowych i europejskich – powiedział w piątek minister funduszy i polityki regionalnej Grzegorz Puda.

    RIO o klasyfikacji dochodów gmin za zakwaterowanie uchodźców z Ukrainy

    Dochody uzyskiwane przez gminy z tytułu opłat za zakwaterowanie, które od niedawna dokonują uchodźcy z Ukrainy należy klasyfikować w dziale 853 - wskazała w stanowisku RIO w Szczecinie. Izba zwróciła uwagę, że w rozporządzeniu MF brakuje dedykowanej klasyfikacji budżetowej

    Od 21 marca 2023 r. nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych

    W Dzienniku Ustaw opublikowano nowelizację rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dotyczy dokumentów na temat przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników oraz wprowadzenia informacji o pracy zdalnej.

    Czy klauzula waloryzacyjna ma zastosowanie do umów o zamówienia publiczne poniżej 130 000 zł zawieranych na dłużej niż 6 miesięcy?

    Czy waloryzacja w umowach z terminem przekraczającym 6 miesięcy wprowadzona od 10 listopada 2022 r. ustawą z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców dotyczy również postępowań poniżej 130 000 zł, jeżeli umowy zawierane są na okres przekraczający 6 miesięcy?

    Jaki wymiar urlopu wypoczynkowego po zmianie pracodawcy?

    Od 01.03.2023 r. będziemy zatrudniać osobę na stanowisku woźnego w wymiarze 3/4 etatu ze stażem 23 lat pracy. Osoba ta dotychczas pracowała w Służbie Więziennej (do dnia 20.01.2023 r.).

    Czy należy się dodatek stażowy w dodatkowym miejscu zatrudnieniu nauczyciela

    Jesteśmy szkołą podstawową państwową (organ prowadzący Urząd Miasta). Zatrudniliśmy nauczyciela z dwudziestoletnim stażem pracy na 1/2 etatu. Ten sam nauczyciel jest zatrudniony w innej szkole podstawowej w naszym mieście na pełny etat. Nauczyciel przedstawił nam świadectwa pracy. Na podstawie tych samych świadectw pracy otrzymuje dodatek w szkole podstawowej, w której jest zatrudniony na cały etat. Czy należy mu się dodatek za staż pracy?

    Kiedy płatnika nie wiążą wnioski złożone przez podatnika

    Proszę o informację dot. interpretacji z art. 31a pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: "Po ustaniu stosunku prawnego stanowiącego podstawę dokonywania przez płatnika świadczeń podatnikowi, płatnik przy obliczaniu zaliczki pomija oświadczenia i wnioski złożone uprzednio przez podatnika, z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8 oraz art. 41 ust. 11.

    Czy w przypadku sprzedaży węgla przez gminę trzeba prowadzić ewidencję z wykorzystaniem konta 330

    Gmina zleciła na podstawie umów sprzedaż "preferencyjnego" węgla przedsiębiorstwom i spółkom działającym na terenie Gminy. Czy w ww. przypadku gmina powinna prowadzić ewidencję magazynową (konto 330 "Towary") i ewidencję sprzedaży węgla?

    Poszerzenie przez wójta katalogu przesłanek przyznania dodatku specjalnego do wynagrodzeń pracowników

    Wójt gminy w drodze zarządzenia wewnętrznego postanowił, że pracownikom urzędu gminy, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, mogą być przyznawane dodatki specjalne do wynagrodzeń "w innych uzasadnionych sytuacjach, niż wskazane w ustawie o pracownikach samorządowych". Na podstawie tego zarządzenia dodatki specjalne były przyznawane pracownikom m.in. z tytułu "pracy w uciążliwych warunkach, w tym z narażeniem na ciągły stres", "szczególne osiągnięcia w pracy" lub bez żadnego dodatkowego uzasadnienia.

    Świadczenia pomocy zdrowotnej dla nauczycieli. Jak ustalić?

    Rada gminy nie określiła rodzaju świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i trybu ich przyznawania. Przy braku tej uchwały nie zaplanowała w budżecie gminy wydatków na ten cel.

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim?

    Jak rozliczyć godziny ponadwymiarowe nauczyciela, który przebywa na zwolnieniu lekarskim? Jakie przepisy mają zastosowanie w przypadku, w którym nauczyciel zatrudniony jest w szkole prowadzonej przez gminę?

    Nieruchomości szkolne a podatek od nieruchomości

    Ustawodawca podatkowy przyznaje placówkom oświatowym preferencje w podatku od nieruchomości. 

    Odliczenie VAT od wydatków gminy na zakup autobusów

    Czy gmina ma prawo do odliczenia pełnej wysokości podatku naliczonego z tytułu nabycia autobusów niskoemisyjnych w przypadku, gdy te na podstawie umowy najmu będą później wykorzystywane przez spółkę gminną powołaną do realizacji zadań z zakresu transportu publicznego?

    Zmiany: urlopy, szkolenia, elastyczny czas pracy [Ostateczna wersja nowelizacji kodeksu pracy]

    Nowelizacja wdraża dwie unijne dyrektywy. Nowe przepisy regulują m.in. urlopy i czas pracy, w tym urlop rodzicielski, do którego pracownicy będą mieli indywidualne prawo.

    Program "Ochrona Zabytków". Dofinansowanie 200 mln zł

    Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego ogłosiło drugi nabór w programie Ochrona Zabytków.

    PUE ZUS: Kalkulator do wyliczenia wysokości emerytury w 2023 r.

    Na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS można samodzielnie wykonać symulację wysokości przyszłego świadczenia emerytalnego, przyznawanego na nowych zasadach. Symulacja pozwala na wykonanie obliczeń tym osobą, które chcą sprawdzić jakie świadczenie by otrzymały, gdyby przechodziły na emeryturę w bieżącym roku.

    ZUS: Co się dzieje ze środkami zapisanymi na subkoncie w ZUS w razie śmierci ubezpieczonego

    Środki zapisane na subkoncie w ZUS podlegają podziałowi i wypłacie w razie m. in. śmierci ubezpieczonego. Tak, jak to ma miejsce w przypadku środków zgromadzonych na rachunku w OFE - poinformował PAP rzecznik ZUS Paweł Żebrowski.

    Podwyżki pensji w RIO o 300 zł - 1130 zł [wyrównanie od 1 stycznia 2023 r.]

    Od 300 zł do ponad 1,1 tys. zł wzrosną stawki wynagrodzenia zasadniczego pracowników regionalnych izb obrachunkowych nieobjętych tzw. systemem mnożnikowym – przewiduje projekt nowego rozporządzenia. Podwyżki mają nastąpić z wyrównaniem od 1 stycznia 2023 r.

    MF: Zasady wykorzystania i zwrotu przez samorządy odsetek z Funduszu Pomocy

    Ministerstwo finansów wyjaśniło, że jednostki samorządu terytorialnego mają obowiązek zwrócić niewykorzystane odsetki ze środków Funduszu Pomocy na rachunek właściwego wojewody. Zasada ta nie dotyczy odsetek od środków przeznaczonych na zadania oświatowe.

    Nagrody specjalne dla pracowników pomocy społecznej [Nowelizacja, zmiany]

    Nagrody za wybitne, nowatorskie rozwiązania w zakresie pomocy społecznej dla np. pracowników socjalnych minister będzie mógł przyznać sam z własnej inicjatywy, bez wniosku ze strony np. organów administracji samorządowej - zakłada projekt nowelizacji rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie przyznawania nagród specjalnych w zakresie pomocy społecznej.

    Dodatkowe dwa dni wolne od pracy dla dawców krwi
    Pytania i odpowiedzi o PPK po autozapisie

    Odpowiedzi na pytania dotyczące naliczania i odprowadzania wpłat do PPK po autozapisie.

    Nowe zasady konfiguracji poczty elektronicznej w samorządach

    Podmioty publiczne zostaną zobowiązane do korzystania z poczty elektronicznej wykorzystującej trzy, określone mechanizmy uwierzytelniania, będą też mogły złożyć wniosek, by wpisać swoje telefony do wykazu numerów służących wyłącznie do odbierania połączeń - zakłada rządowy projekt ustawy o zwalczaniu nadużyć w komunikacji elektronicznej, który właśnie trafił do Sejmu.

    Kiedy umorzyć postępowanie o dostęp do informacji publicznej

    Jednym ze sposobów zakończenia postępowania zainicjowanego wnioskiem o dostęp do informacji publicznej jest wydanie decyzji o umorzeniu tego postępowania. Taka forma zakończenia postępowania stosowana jest przede wszystkim wtedy, kiedy organ - ze względu na brak możliwości technicznych - nie może udostępnić informacji zgodnie z wnioskiem.

    Błędy popełniane przez gminy w uchwałach o programach zapobiegania bezdomności zwierząt

    W uchwałach wprowadzających programy zapobiegania bezdomności zwierząt rady gmin nie rozdzielają budżetu programu na poszczególne zadania. Prokuratorzy skutecznie zaskarżają do sądów administracyjnych uchwały z taką wadą. Błędem jest również powtarzanie w uchwałach zapisów i definicji ustawowych.