Kategorie

Kiedy konieczna jest forma elektroniczna przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne?

Kiedy konieczna jest forma elektroniczna przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne?/ fot. Shutterstock
fot. Shutterstock
Forma elektroniczna nie zawsze jest konieczna przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne. Zamknięty katalog przypadków, w których zamawiający może zdecydować, że oferta lub jej część będzie składana w tradycyjnej formie pisemnej znaleźć można w Prawie zamówień publicznych.

Polecamy produkt: Klasyfikacja budżetowa 2019

Zamawiający, w określonych przez ustawodawcę przypadkach, może odstąpić od wymogu stosowania formy elektronicznej przy składaniu ofert w postępowaniu o zamówienie publiczne.

Od 18 października 2018 r. w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej tzw. progi unijne[1], komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami, co do zasady, musi odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej [2]. Obowiązek ten dotyczy w szczególności składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także wszelkich oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Ustawa Prawo zamówień publicznych [3] przewiduje jednak zamknięty katalog przypadków, w których zamawiający może zdecydować, że oferta lub jej część będzie składana w tradycyjnej formie pisemnej.

Wyspecjalizowany charakter zamówienia

Zgodnie z ustawą zamawiający może odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, jeżeli z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia, użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji. Warto dodać, że wykorzystanie przez zamawiającego narzędzi, urządzeń i formatów, które charakteru ogólnodostępnego nie maja, jest możliwe wyłącznie jeżeli zamawiający zapewni do nich dostęp wykonawcom.

Specyficzny format plików

Kolejną przesłanką jest sytuacja, w której aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwarto źródłowych lub ogólnie dostępnych. Przesłanka ta obejmuje również sytuację, w której aplikacje te są objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego. Jeżeli zatem zamawiający nie będzie w stanie zapewnić wykonawcą odpowiednich aplikacji niezbędnych do przygotowania oferty, zamawiający może zrezygnować z obowiązku złożenia oferty w postaci elektronicznej.

Zobacz: Zamówienia publiczne

Specjalistyczny sprzęt

Ponadto, użycie środków komunikacji elektronicznej nie jest konieczne jeżeli wymagałoby to specjalistycznego sprzętu, który nie jest dostępny dla zamawiającego. Zamawiający może zatem skorzystać z uprawnienia żądania oferty w formie papierowej, gdy on sam nie ma dostępu do specjalistycznego sprzętu wymaganego do odczytania i przetwarzania oferty (np. drukarki szerokoformatowej), która byłaby złożona za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Model lub próbka

Ustawodawca przewidział również, iż można odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, z uwagi na konieczność przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, której nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Potencjalnie gdyby model lub próbka dotyczyła produktu cyfrowego mogłaby zostać przesłane przez wykonawcę w formie elektronicznej. Jednakże w przypadku np. próbek mających charakter materialny, oczywiste jest, że jedyną możliwości jest jej fizyczne udostępnienie zamawiającemu.

Bezpieczeństwo środków komunikacji i informacji wrażliwych

Istotną przesłanką, na którą mogą powołać się zamawiający jest również sytuacja, w której rezygnacja z środków komunikacji elektronicznej jest niezbędna z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej.

Reklama

Zamawiający może również odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, jeżeli jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi lub urządzeń, które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.

Należy podkreślić, ze pierwszeństwo powinno mieć zastosowanie środków elektronicznych, nawet jeśli nie są ogólnodostępne. Konieczne jest jednak aby zapewniały one odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Dopiero w ostateczności, gdy zamawiający nie ma możliwości zapewnienia dostępu, bądź nie istnieją środki wystarczająco chroniące dane wrażliwe przekazywane w postępowaniu, zamawiający ma prawo zażądać złożenia ofert w formie papierowej.

Sposób składania oferty lub jej części

Reklama

Jeżeli zajdzie jedna z opisanych wyżej przesłanek i zamawiający zdecyduje się na odstąpienie od wymogu stosowania komunikacji elektronicznej, oferty albo części ofert wykonawcy będą zobowiązani sporządzić, pod rygorem nieważności, w postaci papierowej i opatrzeć własnoręcznym podpisem, a następnie złożyć za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Należy również dodać, że zamawiający jest zobowiązany wskazać w protokole powody, dla których odstąpił od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej. Zmawiający powinien powołać się na jedną lub kilka przesłanek opisanych powyżej i uzasadnić ich zastosowanie. Nie powinno budzić wątpliwości, że decyzja zamawiającego powinna być poprzedzona szczegółową analiza stanu faktycznego i prawnego, co pozwoli na ograniczanie ryzyka związanego z naruszeniem przepisów ustawą Prawo zamówień publicznych w tym zakresie.

[1] Tzw. progi unijne zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 2479). Przykładowo, w odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego, próg unijny dla zamówień na usługi lub dostawy wynosi 221.000 euro, zaś dla zamówień na roboty budowlane wynosi 5.548.000 euro.

[2] W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia o wartości niższej niż tzw. progi unijne, obowiązek komunikacji zamawiającego z wykonawcami, wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, będzie obowiązywać od 1 stycznia 2020 r.

[3] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. Nr 19, poz. 177).

Maciej Wruk

radca prawny w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu,

specjalizuje się w zakresie prawa cywilnego i gospodarczego ze szczególnym uwzględnieniem prawa zamówień publicznych

Dr Krystian Ziemski & Partners Kancelaria Prawna spółka komandytowa w Poznaniu

www.ziemski.com.pl

Artykuł pochodzi z Portalu: www.prawodlasamorzadu.pl

Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Księgowość budżetowa
    1 sty 2000
    21 cze 2021
    Zakres dat:
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    NFZ przyjmuje wnioski od aptek, które chcą przystąpić do programu szczepień

    Apteki - szczepienia na COVID-19. Oddziały Wojewódzkie Narodowego Funduszu Zdrowia przyjmują od wtorku wnioski od aptek, które chcą przystąpić do Narodowego Programu Szczepień przeciw COVID-19. Jak zgłosić aptekę do Narodowego Programu Szczepień? Na jakich zasadach szczepienia przeprowadzają farmaceuci?

    Powrót do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) 2022

    Stabilizująca reguła wydatkowa. Rząd przyjął projekt, który zakłada, że klauzula powrotu do stosowania standardowej stabilizującej reguły wydatkowej (SRW) zostanie wydłużona na rok 2022 r. - poinformował resort finansów.

    Zasady ustalania odpłatności za usługi opiekuńcze

    Czy rada gminy może w uchwale w sprawie szczegółowych warunków przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze (z wyłączeniem specjalistycznych usług opiekuńczych dla osób z zaburzeniami psychicznymi) oraz w sprawie szczegółowych warunków częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak również w sprawie trybu ich pobierania, postanowić, że „koszt jednej godziny świadczonych usług opiekuńczych oraz specjalistycznych usług opiekuńczych określa kierownik właściwego Ośrodka Pomocy Społecznej”?

    Jakie dane są niezbędne do przyznania dodatku energetycznego?

    Rada gminy ma podjąć uchwałę w sprawie dodatku energetycznego. Jej integralną część stanowi załącznik - wzór wniosku o przyznanie tego dodatku. W związku z tym powstała wątpliwość o zakres danych, których można żądać w takim wniosku. Czy dopuszczalne jest żądanie danych dotyczących domowników osoby występującej z wnioskiem o przyznanie dodatku energetycznego (imię nazwisko, stopień pokrewieństwa oraz data urodzenia)?

    Zwolnienia dla przedsiębiorców w podatku od nieruchomości

    Rada gminy postanowiła podjąć uchwałę ustanawiającą zwolnienia w podatku od nieruchomości, w ramach pomocy de minimis, dla przedsiębiorców. Czy w takiej uchwale - jako warunek uzyskania zwolnienia - można zapisać brak zaległości w podatkach i opłatach lokalnych stanowiących dochód budżetu gminy?

    Strajk pielęgniarek: czy będą podwyżki?

    Strajk pielęgniarek: zarobki pielęgniarek. W poniedziałek rozpoczęły się strajki ostrzegawcze pielęgniarek w szpitalach na terenie całej Polski. W pierwszej fali dwugodzinnych strajków ostrzegawczych wzięło udział ok. 40 szpitali, które osiągnęły etap sporu zbiorowego. Czy będą podwyżki dla pielęgniarek?

    Zwrot kosztu mediów dokonany przez OKE a VAT

    W związku z organizowanym na terenie szkoły egzaminem ósmoklasisty szkoła refakturuje na okręgową komisją egzaminacyjną m.in. koszty mediów za czas funkcjonowania na jej terenie komisji egzaminacyjnej. Jaką stawkę VAT należy zastosować w takim przypadku?

    Termin wypłaty odprawy emerytalnej pracownikowi samorządowemu

    Czy odprawę emerytalną należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, mimo że nie ma jeszcze decyzji ZUS o przyznaniu, czy należy poczekać do otrzymania decyzji?

    Nieodpłatne przekazanie majątku ruchomego do spółdzielni socjalnej

    Czy jednostka budżetowa podległa powiatowi może dokonać nieodpłatnego przekazania lub darowizny majątku ruchomego spółdzielni socjalnej?

    Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych

    Audyt wewnętrzny - na czym polega i jakie są korzyści płynące z audytu? Maj jest międzynarodowym miesiącem świadomości o audycie wewnętrznym.

    Rada nie musi upoważniać wójta do spłaty gminnych zobowiązań

    Czy rada gminy może w uchwale nowelizującej budżet gminy na 2021 rok upoważnić wójta (burmistrza, prezydenta miasta) do spłat zobowiązań gminy oraz do zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów w „innej formie wymaganej przez dysponenta środków”?

    Opłata za odbiór śmieci z nieruchomości letniskowej

    Czy rada gminy może wprowadzić w trakcie trwania roku podatkowego ryczałtowe stawki opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi za rok od domku letniskowego lub innej nieruchomości wykorzystywanej na cele rekreacyjno-wypoczynkowe?

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia 2021

    Minimalne wynagrodzenie w ochronie zdrowia - Ministerstwo Zdrowia skierowało do prac rządu projekt nowelizujący przepisy.

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli 2021

    Wynagrodzenie zasadnicze nauczycieli - czym jest i ile wynosi w 2021 roku? 13 maja 2021 r. wchodzi w życie nowe rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki w sprawie minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli.

    Opodatkowanie dodatków i nagród spisowych wypłacanych pracownikom urzędów

    W związku z przeprowadzanym Narodowym Spisem Powszechnym Ludności i Mieszkań 2021 r. niektórzy pracownicy urzędu gminy zostali oddelegowani do prac spisowych. Czy wypłacone im dodatki i nagrody spisowe należy zaliczyć do przychodów ze stosunku pracy?

    COVID-19 a prawo do odliczenia VAT z tytułu termomodernizacji DPS

    Dom pomocy społecznej przeprowadza termomodernizację budynku. Czy w sytuacji pandemii, w związku z przeprowadzaną termomodernizacją, można dokonać częściowego odliczenia VAT, czy należy uznać, że DPS nie prowadzi działalności opodatkowanej?

    Klasyfikacja budżetowa wydatków na wniesienie dopłaty do kapitału zapasowego do spółki

    Jaki paragraf wydatkowy zastosować do wydatku z tytułu „wniesienia dopłaty do kapitału zapasowego spółki gminy”. Czy prawidłowy będzie § 415 „Opłaty na rzecz budżetu państwa” czy § 601 „Wydatki na zakup i objęcie akcji i udziałów”?

    Wydatek na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień

    Jak księgować po stronie ośrodka pomocy społecznej wydatki na transport osób niepełnosprawnych do punktu szczepień finansowane ze środków Funduszu Przeciwdziałania COVID-19.

    Czy blaszaki podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości

    Czy gmina może naliczać podatek od nieruchomości od tzw. blaszaków, które służą jako składziki na narzędzia, czy jako pomieszczenia do przechowywania różnych rzeczy, np. rowerów, kosiarek itp. Zgodnie z prawem budowlanym, nie są to ani budynki, ani obiekty budowlane.

    Klasyfikacja budżetowa wydatku za badania na przeciwciała COVID-19

    W jakim paragrafie należy zaksięgować fakturę za badania na przeciwciała (COVID-19) - w § 428 czy § 430? Nie są to badania okresowe w ramach medycyny pracy, tylko badanie krwi zlecone przez szkołę swoim pracownikom.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r.

    Paragon jako faktura uproszczona w 2021 r. Czy do paragonu z NIP nabywcy można wystawić fakturę? Od kiedy paragony z NIP wykazywać w nowym JPK_VAT?

    Czy konto 840 jest właściwe do rozliczania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności

    Czy jednostka - urząd gminy - powinna prowadzić konto 840 do księgowania opłat za przekształcenie wieczystego użytkowania w prawo własności na 20 lat?

    Brak ogłoszenia o wyniku postępowania a odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

    Nowa ustawa - Prawo zamówień publicznych wprowadziła nowe rodzaje ogłoszeń m.in. w trybach zamówień poniżej progów unijnych, w tym ogłoszenie o wyniku postępowania i ogłoszenie o wykonaniu umowy. Czy podobnie jak innego rodzaju ogłoszenia będą one podlegać dyscyplinie finansów publicznych, np. przy niezamieszczeniu albo nieterminowym zamieszczeniu w Biuletynie Zamówień Publicznych?

    Nagroda jubileuszowa po przedstawieniu przez pracownika dodatkowych dokumentów

    Czy po dostarczeniu przez pracownika samorządowego dodatkowych dokumentów należy mu wypłacić nagrodę jubileuszową wyższego stopnia? Jeśli tak, to w jakiej wysokości? Czy należy ją oskładkować?

    Powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy

    Czy z przepisu art. 33 ust. 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wynika możliwość powierzenia przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta) prowadzenia określonych spraw gminy w jego imieniu sekretarzowi tej gminy. W szczególności czy na podstawie tego przepisu wójt może upoważnić sekretarza gminy do podejmowania zarządzeń zmieniających budżet?