Zmiany w dokumentacji ZUS w związku z elektronizacją akt pracowniczych

1.1. Na czym polegają zmiany

W związku ze skróceniem okresu przechowywania niektórych akt pracowniczych na pracodawcach będą spoczywać nowe obowiązki związane z dokumentacją przesyłaną do ZUS. Ustawa o elektronizacji akt pracowniczych wprowadziła nowe rodzaje dokumentów ubezpieczeniowych:

• ZUS OSW – Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
• ZUS RIA – Raport informacyjny,
• ZUS RPA – Imienny raport miesięczny o przychodach/wykonywaniu pracy nauczycielskiej

oraz modyfikację formularza wyrejestrowania z ubezpieczeń – ZUS ZWUA.

Zmiany obejmą nie tylko pracowników. Dotyczą one również zleceniobiorców, czyli:

• osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia,
• osób wykonujących pracę na podstawie innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osób z nimi współpracujących.

Zmiany nie obejmują pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

Płatnik składek, który chce skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, musi złożyć w ZUS formularz ZUS OSW – Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych. Może to zrobić w dowolnym czasie. Nie ma określonego terminu na tę czynność. Jeśli jednak płatnik złoży takie oświadczenie, to jest zobowiązany złożyć również raporty informacyjne ZUS RIA – za wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.

Oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych można odwołać. Trzeba to jednak zrobić przed złożeniem pierwszego raportu informacyjnego. Płatnik składek powinien przekazać raporty informacyjne za wszystkich pracowników wyrejestrowanych przed złożeniem oświadczenia w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia. Natomiast za pracowników, którzy zostaną wyrejestrowani po złożeniu oświadczenia, raport informacyjny za ubezpieczonego należy złożyć wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.

W przypadku stwierdzenia przez płatnika składek lub ubezpieczonego nieprawidłowości w raporcie informacyjnym płatnik składek jest zobowiązany złożyć raport informacyjny korygujący.

Złożenie raportów informacyjnych za ubezpieczonych (pracowników) skutkuje skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raporty zostały złożone. Raport informacyjny to zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r., obejmujące:
a) dane dotyczące wypłaconego przychodu, niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.;
b) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy;
c) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy;
d) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy;
e) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy;
f) informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe”;
g) datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Od 1 stycznia 2019 r. zmianie ulegnie dokument ZUS ZWUA – Wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Dodatkowy blok formularza jest wypełniany w przypadku wyrejestrowywania z ubezpieczeń pracownika. W przypadku innych grup ubezpieczonych ten blok nie będzie wypełniany. Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych dotyczące pracownika będzie zawierało dodatkowo:

• datę,
• tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy,
• podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz
• informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

Począwszy od dokumentów ZUS za styczeń 2019 r. obowiązkowo za każdego pracownika, u którego wystąpią określone okoliczności (omówione poniżej: wypłata przychodu należnego za poprzedni rok, wypłata nieoskładkowanego składnika wynagrodzenia „obok” zasiłku, wykonywanie pracy nauczycielskiej), należy złożyć ZUS RPA, czyli imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego lub o okresach pracy nauczycielskiej. Imienny raport miesięczny ZUS RPA obejmuje:

• dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty oraz
• dane dotyczące wykonywania przez nauczyciela pracy w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć (z wyjątkiem danych za nauczyciela, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego).

Nauczyciel – osoba będąca nauczycielem, wychowawcą lub innym pracownikiem pedagogicznym zatrudnionym w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, czyli:

• publicznych i niepublicznych przedszkolach,
• publicznych i niepublicznych szkołach o uprawnieniach szkół publicznych,
• publicznych i niepublicznych placówkach kształcenia ustawicznego,
• młodzieżowych ośrodkach wychowawczych, młodzieżowych ośrodkach socjoterapii, specjalnych ośrodkach szkolno-wychowawczych oraz specjalnych ośrodkach wychowawczych dla dzieci i młodzieży wymagających stosowania specjalnej organizacji nauki, metod pracy i wychowania, a także ośrodkach rewalidacyjno-wychowawczych,
• placówkach zapewniających opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania (art. 2 pkt 1 ustawy z 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych).

Imienny raport miesięczny ZUS RPA, w zakresie danych dotyczących wypłaconego przychodu,
zawiera dane o:

• przychodzie wypłaconym w danym miesiącu, ale należnym za lata poprzednie, oraz
• przychodzie wypłaconym w danym miesiącu obok świadczeń wypłaconych w związku  z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zgodnie z rozporządzeniem składkowym).

W styczniu 2019 r. pracownikowi wypłacono oprócz wynagrodzenia także trzynastkę za 2018 r., czyli przychód należny za rok poprzedni. Oprócz raportu imiennego ZUS RCA za pracownika należy złożyć imienny raport ZUS RPA.

Pracownik, który przez część miesiąca przebywał na zwolnieniu lekarskim, otrzymał dodatek stażowy za cały miesiąc. Zgodnie bowiem z regulaminem wynagradzania pracownicy mają prawo do dodatku stażowego w pełnej wysokości również za okresy pobierania świadczeń za czas niezdolności do pracy. Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest wyłączona część dodatku stażowego przysługująca za okres choroby. Część dodatku stażowego należna za pozostały okres (tj. gdy pracownik nie pobierał świadczenia za czas choroby) stanowi podstawę obliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Oprócz imiennego raportu ZUS RCA, w którym zostanie rozliczona ta część dodatku stażowego, od której jest należna składka na ubezpieczenia społeczne, za pracownika należy złożyć imienny raport miesięczny ZUS RPA, w którym zostanie wykazana nieoskładkowana część dodatku stażowego.

Raportu ZUS RPA nie składa się za miesiące, w których pracownik nie osiągnął dochodów za lata poprzednie lub dochodów nieoskładkowanych ani nie wykonywał pracy nauczycielskiej.

1.2. Stosowanie przepisów w okresie przejściowym

Dokumenty rozliczeniowe ZUS za grudzień 2018 r. należy złożyć w styczniu 2019 r., na podstawie dotychczas obowiązujących przepisów i wzorów formularzy. Dokumenty rozliczeniowe za styczeń 2019 r., składane w lutym 2019 r., muszą być złożone według nowych zasad, wraz z formularzem ZUS RPA w określonych sytuacjach. Natomiast dokumenty wyrejestrowujące ZUS ZWUA należy składać według nowych zasad już od 1 stycznia 2019 r.

1.3. Przygotowanie do zmian

1.3.1. Z miany obowiązkowo obejmujące dokumentację dotyczącą wszystkich pracowników

Krok 1. Sprawdź, czy używany przez Ciebie program kadrowo-płacowy ewidencjonuje dane niezbędne do wypełnienia formularzy na nowych zasadach

Płatnicy składek, którzy tworzą dokumenty ubezpieczeniowe na podstawie danych z programów kadrowo-płacowych, muszą upewnić się, że ich oprogramowanie odrębnie ewidencjonuje przychody należne za lata poprzednie oraz kwoty składników wynagrodzenia nieoskładkowane za czas pobierania świadczeń w razie choroby i macierzyństwa, a w przypadku nauczycieli – dane dotyczące wykonywania pracy w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć. Będzie to niezbędne do tworzenia dokumentów ZUS RPA, począwszy od dokumentów za styczeń 2019 r. W przypadku braku wsparcia w oprogramowaniu wszystkie te dane trzeba będzie wprowadzać ręcznie do formularza. Ten sam problem dotyczy rozwiązania stosunku pracy po 31 grudnia 2018 r. Jeśli do tej pory w programie kadrowo-płacowym nie ewidencjonowano trybu rozwiązania stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy bądź stosunku służbowego oraz informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany, to informacje te należy wprowadzić do ZUS ZWUA ręcznie, począwszy od pierwszego wyrejestrowania w nowym roku kalendarzowym.

Krok 2. Zaktualizuj program Płatnik

Na początku stycznia 2019 r. będzie dostępna nowa wersja programu Płatnik, uwzględniająca wszystkie nowe i zaktualizowane formularze. Program trzeba pobrać przed sporządzeniem pierwszego w nowym roku kalendarzowym wyrejestrowania z ubezpieczeń, aby przekazać w nim bardziej szczegółowe dane o rozwiązaniu stosunku pracy.

Krok 3. ZUS ZWUA wystaw od 1 stycznia 2019 r. na nowych zasadach

Jeśli rozwiązanie umowy o pracę nastąpi 1 stycznia 2019 r. lub później, wówczas należy wypełnić formularz ZUS ZWUA według nowego wzoru. W tym formularzu dodatkowo podaje się datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy bądź stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
W przypadku wyrejestrowywania zleceniobiorcy nie wypełnia się nowej części druku – dane nie odnoszą się do umowy zlecenia.

Krok 4. W wymaganych okolicznościach sporządź dokument ZUS RPA

W komplecie dokumentów rozliczeniowych, począwszy od dokumentów za styczeń 2019 r., powinny znaleźć się dokumenty ZUS RPA, jeśli zakład pracy wypłacił w danym miesiącu przychody należne za poprzednie lata kalendarzowe lub jeśli w danym miesiącu wypłacono nieoskładkowany składnik wynagrodzenia, stanowiący podstawę wymiaru emerytury lub renty.

Formularz ZUS RPA będzie miał następujące bloki, w których podaje się wymagane dane dotyczące wynagrodzenia:

• III.B. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, pola: Przychód za rok ….; Kwota … (bloki te będą multiplikowane w programie Płatnik, ich liczba będzie dostosowana do potrzeb płatnika składek);
• III.C. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe; pola: Przychód za rok ….; Kwota … (bloki te będą multiplikowane w programie Płatnik, ich liczba będzie dostosowana do potrzeb płatnika składek);
• III.D. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; pole: Kwota…;
• III.E. Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy; pola: Przychód za rok ….; Kwota … (bloki te będą multiplikowane w programie Płatnik, ich liczba będzie dostosowana do potrzeb płatnika składek).

Raport ZUS RPA dotyczy też nauczycieli, w przypadku których należy wykazywać informacje dotyczące wykonywania pracy w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć. Będą one wykazywane w bloku III.F. Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej; pola: Okres od ….; Okres do …; Wymiar zajęć ….

Jeśli żadna z wyżej wskazanych okoliczności uwzględnianych w raporcie ZUS RPA nie miała miejsca, za ubezpieczonego nie składa się tego raportu w danym miesiącu.

1.3.2. Z miany fakultatywne obejmujące dokumentację dotyczącą pracowników zatrudnionych po raz pierwszy od 1 stycznia 1999 r., a przed 1 stycznia 2019 r.

Krok 1. Zdecyduj, czy chcesz skrócić okres archiwizacji akt pracowniczych osób, z którymi stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.

Oprócz zmian, które od 1 stycznia 2019 r. obowiązkowo dotyczą wszystkich zakładów pracy, są też zmiany dobrowolne. Płatnik składek sam musi zdecydować, czy chce skracać okres przechowywania akt pracowniczych dotyczących pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Warto pamiętać, że taka decyzja oznacza konieczność wykonania dodatkowej pracy i złożenia za każdego ubezpieczonego raportu informacyjnego ZUS RIA. Raport informacyjny obejmuje każdy miesiąc w okresie od miesiąca zatrudnienia do miesiąca ustania ubezpieczenia lub do 31 grudnia 2018 r., jeśli ubezpieczenie trwa nadal. W raportach ZUS RIA zbierane są dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Jeśli zakład pracy nie zdecyduje się na skracanie okresu przechowywania akt pracowniczych za tę grupę ubezpieczonych, nie musi wykonywać żadnych działań. Jeśli jednak podejmie decyzję o skróceniu tego okresu, to należy wykonać następne kroki.

Krok 2. Złóż oświadczenie ZUS OSW

Oświadczenie płatnika składek należy złożyć w dowolnym momencie. Oświadczenie zawiera bloki:

• Dane identyfikacyjne płatnika składek oraz
• Oświadczenie płatnika składek:
  – Oświadczam, że zamierzam przekazać raporty informacyjne
  – Odwołuję oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych
• Data wypełnienia oświadczenia

Jeśli firma rozlicza się elektronicznie, to oświadczenie OSW należy złożyć w formie elektronicznej, za pośrednictwem programu Płatnik.

Krok 3. Sporządź i przekaż do ZUS dokumenty ZUS RIA za ubezpieczonych

W ciągu roku od złożenia oświadczenia ZUS OSW należy złożyć raporty ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Raport zawiera bloki wielokrotne, dotyczące okoliczności mających wpływ na wymiar emerytury lub renty. W przypadku nieprzesłania raportów ZUS RIA za wszystkich lub niektórych ubezpieczonych ZUS będzie prowadził postępowania wyjaśniające, zmierzające do uzyskania brakujących dokumentów.

Raporty ZUS RIA należy złożyć za pośrednictwem programu Płatnik, jeśli zakład pracy rozlicza się elektronicznie.

PODSTAWA PRAWNA:
art. 3, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją – Dz.U. z 2018 r. poz. 357

Artykuł ten jest fragmentem książki Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS